안녕하세요. 북렌즈입니다.

뉴닉을 통해 퍼블리에 '일센스를 키우는 비즈니스 문해력'을 연재하고 있습니다.

지난 1편 읽기, 2편 쓰기에 이어 3편 대화도 아티클을 발행했어요.

다행히 좋은 반응을 보여주셔서, 일부 내용을 뉴닉에도 함께 공유합니다.

고문관을 조심하라고?

‘고문관’이란 말을 들어 보았나요? 군 생활에 제대로 적응하지 못하고 어수룩한 사람을 일컫는 말이에요. 요즘은 사회생활, 조직생활에서 서툴고 일 못하는 사람으로 확대해서도 사용됩니다.

하지만 이 ‘고문관(顧問官)’은 원래 전문성을 갖춘 직책을 의미하는 말이었어요. 역사적으로 미군에서 파견되어 우리의 군대를 멘토링하기 위해 찾아온 고문관들이 의사소통이 되지 않아 어수룩하게 행동하게 됩니다. 이때부터 ‘고문관’은 부정적인 의미를 갖게 돼요.

결국 머릿속에 뛰어난 전문지식이 있어도 의사소통이 제대로 되지 않으면 조직생활에서 어수룩한 사람 취급을 받을 수 있습니다. 회사에서도 대화로 인해 자신의 능력을 깎아 먹는 사람이 있고, 더 돋보이게 하는 사람이 있어요. 또 함께 일했을 때 시너지 효과를 내는 사람이 있고 갈등을 유발해 팀을 분열시키는 사람이 있죠.

수많은 기업의 채용공고 ‘우대사항’에 의사소통능력이 언급되는 이유입니다. ‘의사소통이 원활하고 협업이 능숙한 사람’, ‘커뮤니케이션&팀워크를 생각하는 사람’, ‘협업에서 이해도가 높고 소통이 원활한 사람’은 거의 모든 회사에서 볼 수 있는 인재상입니다.

​채용플랫폼 사람인에서 조사한 자료에 따르면, 직장인 96%가 ‘대화 기술’은 업무에 중요한 역할을 한다고 응답했어요. 모두 기본이라고 생각하지만, 이 기본이 갖추어져 있지 않아 더 성장하지 못하는 직장인이 많습니다. 신입 및 경력직 모두에게 의사소통능력은 중요한 요소입니다

대화는 협력의 과정이다

​많은 사람들의 이상형 중 하나가 ‘대화가 잘 통하는 사람’입니다. 말 그대로 현실 속에서 마주하기 쉽지 않은 이상향이라고 볼 수 있어요. 특별히 노력하지도 않는데 잘 맞는다면 천운이 따르는 겁니다. 그렇게 생각해야 마음이 편합니다.

기본적으로 대화는 협력의 과정이라고 생각하세요. 힘을 들여서 맞추어 나가는 과정입니다. 대화가 잘 된다면, 한 쪽이 열심히 맞출 확률이 높습니다. 잘 안 풀린다면 문제는 결국 쌍방이에요. 그래서 ‘사람과 대화가 힘들어요’ 하면서 관계를 차단하는 사람도 많습니다.

​대화에도 신호등이 있을까요? 교통 경찰관은 없지만 원활한 소통이라는 공동의 목표를 위한 기준들이 잘 마련되어 있어요. 대표적으로 언어학자 폴 그라이스(Grice, P)가 정립한 대화의 격률 4가지가 있어요. 이를 비즈니스에 맞게 적용해 보겠습니다.

조건 시스템 설정하기

​적절한 대화의 양은 어느 정도일까요? 명확한 기준은 없지만 기본적인 대화의 분량이 전제 되어야 소통도 되고 아이디어 교류도 일어납니다. 오고가는 말이 너무 적으면 불통으로 인한 정보의 불균형 및 관계 악화가 문제시됩니다. 너무 많으면 업무가 비효율적으로 진행되고, 그만큼 불필요한 야근이 따라오니 문제입니다. 그래서 상황에 맞게 적절한 대화의 양을 챙기기 위한 시스템을 마련합니다.

발언권 골고루 분배하기

​회의를 하는 상황에서도 발언권이 한 두 명에게 몰리는 경우가 있습니다. 이 상황을 경계하는 말로 투 머치 토커, TMI 등이 쓰입니다. 이때 발언권을 골고루 분배만 해도 독점 현상을 막을 수 있어요. 사회자의 마음으로 조금 더 넓은 시야를 갖고 접근합니다.

이미지 관리하기

대화에서도 진정성은 중요한 요소입니다. 똑같은 의견을 제시해도 누가 말하면 그럴듯하게 들리고, 누가 말하면 허풍처럼 들려요. “OO님이 말하면 농담 같아~ 신뢰가 안 가~”라는 우스갯소리는 치명적인 단점입니다. 이미지 관리를 위한 기본 요소 공유할게요.

말에 출처와 근거 담기

모든 대화에 출처를 생각할 순 없지만, 적어도 비즈니스 상황에서는 고민하면 좋습니다. 친구들처럼 대충 웃어 넘길 수 없는 상황도 많으니까요. 내 생각의 출처가 어디인지 확인하고 다른 사람도 공감할 수 있는 근거를 준비합니다. 내 의견을 지지해줄 레퍼런스를 체크하면 더 좋습니다.

목적을 분명히 하기

​이야기를 하다 보면 어느 순간 샛길로 빠지는 경우가 있습니다. 만담이 허용된 수다 시간이면 아무말 대찬지를 해도 상관 없습니다. 하지만 회의에서는 민폐 상황일 수 있어요. 결국 상대방의 시간을 빼앗는 행위니까요.

​우선 대화의 목적을 분명히 해야 합니다. 수업 시간에 칠판 잘 보이는 곳에 ‘학습목표’를 적어두는 것을 떠올리세요. 수시로 목적을 인식해야 합니다. 회의 진행자와 참가자의 태도 모두 중요합니다.

물어본 것에 우선 대답하기

​주제에 관련된 내용이나 상대의 질문에 반응하는 것이 아니라 하고 싶은 말을 신나게 할 때 삼천포에 자주 빠집니다. 머릿속에 그 생각이 가득하게 들어 있으니 우선 급하게 튀어 나오게 되죠.

​사연 많은 이야기는 잠시 미루고, 그럴 때는 묻는 사람의 질문과 의도에 관련된 내용을 최우선으로 다시 정렬한 후 반응해야 합니다. 우선 상대방의 가려운 부분을 긁어주고, 그 다음에 하고 싶은 말을 덧붙이도록 해요.

상대방 중심으로 친절하게 표현하기

​대화는 구어체라 문어체와 다르게 생략이 많이 이루어집니다. 이 생략 때문에 상대방은 혼란스러운 경우가 많아요. 특히 문장의 필수 성분인 주어, 목적어, 서술어는 생략하지 않고 완전한 구조의 말을 하도록 노력해야 합니다. 과도한 대명사 사용도 상대를 괴롭게 합니다.

명확한 의도 전달하기

​생각이 명확하게 정리된 상태에서 의견을 전달하기가 쉽지 않습니다. 그렇다고 본인이 정리되지 않은 것을 툭 던져 놓으면 받는 사람은 더 어리둥절해요. 그래서 최대한 명확하게 의도를 제시하려고 노력해야 합니다. 또 의도를 이해시키기 위해 상황을 추가적으로 설명할 필요도 있어요. 소통에 대한 에너지를 아까워하지 마세요.

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