바쁜 일상을 보내고 오니 제 방 꼴이 말이 아니게 되었어요. 여러 대의 장비와 너저분한 케이블, 아직 바꾸지 못한 달력에 지난달 관리비 영수증까지 뒹구는 책상을 못 본 척 지나가려다 모처럼 시간을 내 대청소를 끝냈어요. 다시 깔끔해진 공간에 돌아오니, 이제야 정리를 말할 수 있겠더라고요. 🧹

디지털 세상의 정리: 폴더 정리 📁

집과 차 등 물리적 공간을 청소하는 것도 정리지만, 대부분의 자료를 디지털로 주고받는 요즘은 '폴더 정리'도 빼놓을 수 없는 일이에요. 현생의 정리 + 컴퓨터 정리까지 '원플원'이라 어지간히 귀찮다는 건 저도 공감해요.

하지만, 사용하는 컴퓨터가 이렇다면, 너무 어지럽지 않나요?

타인의 컴퓨터를 점검할 일이 많은 저는, 위의 사진과 비슷한 화면을 자주 봐요. "한눈에 보이는 게 좋다.", "나름의 정리 방식이 있다."는 각자의 사정은 뒤로 하고, "이게 뭐예요, 정리 좀 하셔야겠다." 잔소리를 숨기지 못하곤 해요.

잔소리에는 이유가 있어요. 종종 자료를 어디에 뒀는지 몰라 다시 데이터를 수집하는 분이 있고요. PC 초기화 후 원하는 자료가 사라졌다고 데이터 복구를 원하는 분도 있거든요. 폴더 정리 습관이 있다면 이럴 일은 없을 텐데 말이에요. 🫠

했던 일을 다시 하는 건 성가신 일이잖아요. 폴더 정리는 효율적이고 생산적인 활동을 위한 밑거름이 돼요.

• 필요한 자료를 쉽게 찾고

• 자주 쓰는 파일을 빠르게 접근하고

• 작업 과정 추적도 편하니까요!

그렇다고, 하나의 폴더에 모든 파일을 숨기면 되는 건 아니겠죠? 제대로 폴더 정리하는 방법을 알려드릴게요. 일잘러가 되고 싶다면 따라와요. 😉

1. 나의 업무 연대기: 날짜순 정리 📅

폴더 정리를 어떻게 해야 할지 모르겠다면, 하고 있는 것을 날짜별로 기록해 봐요. 가장 직관적이고 간단한 방법이에요.

제 업무 폴더를 보여드릴게요. 우선 2020년부터 2024년까지 연도별로 폴더를 정리해요.

2024 파일을 들어가면 하위 폴더를 날짜순으로 생성해 일일 업무를 정리해요. 실무자와 주고받은 파일, 문의 처리 과정, 참고 자료 등을 시간순으로 저장하고 있어요.

"일정 앱에 기록하면 되는 거 아니에요?" 의아할 수 있는데요. '캘린더 앱'은 일정을 확인하기 위한 용도이고 '폴더 정리'는 자료를 찾기 위한 목적이 커요. 시간순으로 폴더를 정리하면, 언제 무슨 일이 있었는지, 관련 자료와 함께 파악하기 좋기 때문에, 정리한 그대로 뉴니커만의 연대기가 되는 건 덤이에요!

2. 나의 성과 모음.zip : 순번 정리 🔢

하루에 끝나지 않고 여러 날에 걸쳐 진행되는 업무는 어떻게 기록하면 좋을까요? 장기간의 프로젝트 업무는 순번을 포함한 폴더로 따로 묶으면 좋아요.

빨간색 네모 박스는 2024년 제가 진행한 굵직한 프로젝트 업무예요. 시작한 순서대로 라벨링 해 폴더로 관리하고 있어요. 각 폴더 안에는 기획 자료, 회의 자료, 주요 결과물 등을 다시 날짜순으로 정렬해요.

'1-프로젝트', '2-프로젝트'로 정리하지 않고
'01-프로젝트', '02-프로젝트' 이렇게 '0'을 붙인 걸 발견한 눈썰미 좋은 뉴니커 있나요?

우리는 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10의 오름차순 숫자 정렬을 생각하지만, 예전 Windows 운영체제는 사진처럼 1, 10, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 숫자를 문자라고 생각했어요.

다행히, 요즘 Windows는 우리의 생각대로 숫자 오름차순 정렬을 지원하지만, 다른 운영체제와 호환되지 않는 경우가 있어 숫자 자릿수를 맞춰 '0'을 포함한 이름을 정하는 게 좋아요.

이렇게 프로젝트를 하나의 폴더로 관리하면, 업무 흐름을 꿰어 진행 및 보완 사항을 파악하기 좋고요. 한 해의 성과를 한눈에 파악할 수 있어요. 인사 평가서 제출처럼 회고가 필요할 때, 100% 참고하고요. 자기소개서를 작성해야 할 때도 유용하게 활용해요.

3. 나무가 아닌 숲을 보기: 빈도순 정리 📊

시간이 지금보다 여유로웠던 사회 초년생 때, 업무 자료를 빈도순으로 정리해 두었어요. 해야 하는 업무는 워낙 다양했고, 빼먹으면 안 되는 일도 많아서 정리를 시작했는데, 한 번 정리해 두니 팀이 어떤 일을 하는 지가 명확하게 보이더라고요.

제가 정리한 폴더는 사진과 같아요.

먼저 전체 업무를 (1) 상시 진행 업무와 (2) 반복 업무로 분류해요.

1. '상시 진행 업무'는 일의 주기가 명확하지 않은 업무예요.
   문의 사항을 처리하거나 최신 정보를 지속적으로 업데이트하는 일이 '수시 작업'에 해당해요.

2. '반복 업무'는 주기를 가지는 업무예요.
   일의 특성상 빈도가 정해진 업무가 많은데, 반복 업무는 다시 6구간으로 구분해요.
   1. 일일 업무, 2. 주간 업무, 3. 월간 업무, 4. 분기 업무, 5. 반기 업무, 6. 연간 업무 이렇게요.
   업무를 빈도순으로 분리하면, 연, 월, 주간 계획을 세울 때 참고하기 편해요.
   자주 발생하지 않지만, 중요한 일을 누락하지 않고 처리할 수 있거든요.

빈도순 폴더 정리는 공통 업무를 정리하기 좋아요. 개별 업무에 어느 정도의 시간 투자가 필요하고 얼마만큼의 중요도를 갖는지가 보이거든요. 팀 업무의 흐름을 놓치지 않으면서, 업무 분담의 기준을 세울 수 있어 유용한 방법이에요.

또, 사람 일이란 어떻게 될지 모르잖아요. 업무 매뉴얼을 함께 저장하기 때문에 급히 인수인계가 필요한 상황일 때, 시간을 빼지 않아도 자료 전달이 가능하다는 장점이 있어요.

정리를 한다는 것 🧩

저는 업무 문서뿐만 아니라 거의 모든 파일에 제가 정한 규칙을 적용해요.

1. 간단한 자료는 날짜순 정리

2. 연속성을 가지면 순번 정리

3. 대분류는 빈도순 정리(중요도에 따른 정리)

사진을 보면 아시겠지만, 일관적이죠?
이렇게 폴더 정리를 하는 건 일을 '구조화'하는 것의 일부분이에요.

구조화란, 정보에 대한 이해를 바탕으로 각 정보의 관계성을 파악하고 조합하는 것을 말해요. 분석한 요소를 바탕으로 해결책이나 의사 결정을 내리는 능력으로 경험에 따라 각자의 구조화 방법을 체득하는데요. 저와 꼭 같진 않아도 뉴니커가 습득한 방법이 있다면 자랑해요!

세 살 버릇 여든까지 간다고 어릴 때부터 가져온 좋은 습관은 저를 먹여 살리고 있어요.
회사뿐만 아니라 일상생활에서 어떻게 자료 정리를 해야 할 지 모르겠다면, 오늘 알려드린 비법을 적용해 보는 거 어때요? 언제나 늦은 건 없으니, 지금이 좋은 기회예요. 🍀