📑일 잘하는 사람들은 보고서도 달라요!

✅보고서, 기획서, 이메일 같은 '비즈니스 문서'를 자주 쓴다.

✅명확하게 의견을 정리하는 것에 어려움을 느낀다.

✅뉴스레터나 블로그에 글을 쓰고 있다.

혹시 위 항목 중에 하나라도 해당하신다면

오늘 아티클을 클릭하신 것이 '신의 한 수'가 되실 겁니다!✨

며칠 밤새워 만든 보고서, '그래서 말하고 싶은 결론이 뭔가요?'라는 말을 듣지 않으려면 전략이 필요해요. 몇 가지만 수정해도 지금보다 훨-씬 더 수준 높은 비즈니스 글쓰기를 할 수 있습니다.

<잘 읽히는 보고서 문장의 비밀>에서 배운 '비즈니스 글쓰기' 꿀팁들을 구독자님께 소개해 드릴게요. 1만 건 이상의 보고서를 검토한 저자의 찐 경험을 집약한 노하우, 같이 보시죠!

바로 적용할 수 있는 꿀팁을 많이 얻으실 수 있을 거예요 :D

직장에서 보고서, 기획안은 단순한 서류 이상의 의미를 지닙니다. 나의 아이디어와 분석을 담아내고, 상사나 동료에게 신뢰를 주며, 업무의 방향성을 제시하는 중요한 도구이죠.

하지만 우리 대부분은 보고서 작성에 큰 부담을 느끼는데, 그 원인은 바로 '문장'에 있어요. 

미국의 심리학자 메라비언에 따르면, 상대방의 신뢰를 얻기 위해서는 말의 내용이 7%, 시각적 요소가 55%, 청각적 요소가 38%를 차지한다고 해요. 

보고서도 비슷합니다. 아무리 좋은 아이디어나 논리적으로 완성된 내용도 이를 표현한 문장이 어색하거나 명확하지 않으면, 그 가치가 본래만큼 표현되기가 어려워요.

그렇다면, 잘 읽히는 문장을 쓰려면 어떻게 해야 할까요? 꼭 알아야 할 <보고서 문장의 기술>을 알려드릴게요!

1. 명확한 문장

독자님은 보고서에서 가장 중요한 것이 무엇이라고 생각하시나요?

많은 분이 보고서의 내용이나 비주얼, 구조에는 신경을 쓰지만, 정작 '문장의 명확성'은 간과하는 경우가 많습니다. 하지만 문장이 명확하지 않으면 전달하려는 메시지가 오해를 불러일으킬 수 있어요. 명확한 문장을 만드는 팁 3가지를 알려드릴게요!

[1] '주어'를 누락하지 않는다

보고서에 등장하는 문장 구조는 수많은 형태가 있지만, 가장 기본이 되는 구조는 '주어+술어'입니다. '주어'는 문장의 주체를 말하고, '술어'는 주어의 행동이나 상태를 설명하는데요! 생각보다 주어를 누락하는 실수를 많이 합니다.

문장을 읽을 땐 자연스럽게 읽히지만, 자세히 보면 두 문장 모두 '주어'가 누락되어 있어요. 문장 앞이나 뒤에서 이미 주어를 썼기 때문에 다른 한쪽에서 주어를 생략해도 된다고 생각할 수 있지만, 사라진 주어를 찾아 명확한 문장으로 고쳐주어야 읽는 사람이 단번에 정확한 의미를 알 수 있어요! 이렇게요👇🏻

[2] '명확한 술어'를 사용한다

위 문장을 쓴 작성자는 분명하게 알고 썼겠지만, 독자는 '조직 개편이 필요한 것인지, 조직 개편을 해야 한다는 것인지, 조직 개편을 하는 중인지' 정확한 의미를 알기 어려워요. 읽는 사람이 앞뒤 맥락과 상황을 파악해서 의미를 해석해야 하므로 불필요한 에너지가 소비되고요. 그렇기 때문에 좀 더 명확한 술어로 문장을 종결하는 것이 좋습니다!

[3] '수치'를 사용하면 신뢰를 준다

A와 B 문장 중, 더 정확한 의미가 전달된 것은 무엇인가요? 맞아요, B 문장이죠! 쉽게 와닿지 않는 '1헥타르'라는 단위를 '축구장 1.4개 크기'로 바꾸면서 훨씬 전달력이 높아졌습니다. '금방'이라는 표현을 '10분 이내'로, '많이'를 '100개'로 바꿔 보세요! 보고서에서 구체적인 수치를 사용하면 신뢰도가 높아집니다.

2. 간결한 문장

너무 당연한 말로 느껴질 수 있지만, 보고서의 문장은 불필요한 요소를 제거하고 간결하게 작성되어야 합니다. 길고 복잡한 문장은 읽는 사람의 집중을 흐트러뜨리고, 보고서의 핵심 메시지가 명확히 전달되지 않을 수 있어요.

📌문장을 간결하게 만드는 팁

(1) 중복된 표현을 제거한다

우리 뇌는 중복되는 것을 지겨워하는 경향이 있습니다. 불필요한 단어가 문장에서 중복되면 문장의 힘이 약해질 수 있어요. 상대방의 뇌가 느낄 지루함을 줄이고, 문장을 간결하게 쓰기 위해서 문장 안에서 중복되는 단어는 걷어내어 보세요!

(2) 습관적으로 사용하는 사족 표현을 제거한다

읽는 내내 '내 얘기잖아..🥹'하며 뜨끔했던 부분입니다.

있어도 괜찮지만, 오히려 문장을 길어지게 만드는 습관성 '사족' 표현을 알려드릴게요. 습관적으로 이 표현을 쓰고 있었다면 바꿔보시는 것을 추천합니다!

3. 이해하기 쉬운 문장

조사 생략을 주의한다

문장을 간결하게 쓰기 위해서 가장 많이 빠지는 함정이 '문장에서 조사를 제거하고 명사로만 연결된 문장을 쓰는 것'이라고 합니다. 물론, 불필요한 조사가 반복적으로 사용되는 것은 경계해야 합니다. 하지만 조사를 지나치게 생략하면 문장이 딱딱해지고 상대방이 이해하기 어려워집니다.

👇🏻아래 문장으로 바꾸면 어떨까요? 문장이 훨씬 부드러워지고, 읽는 사람이 이해하기도 쉬워집니다.

비교와 비유로 내용을 쉽게 전달하기

보고서에서 이 문장을 읽는다면 '4.2점이 진짜 높은 건가?'라는 생각이 자연스럽게 들 수 있어요. 이 점수를 해석할 수 있는 기준이 없기 때문이에요. '4.2점'을 해석할 수 있는 준거를 마련하고, 비교해서 표현하면 문장의 의미가 선명해집니다. 아래처럼요!

오늘 배운 내용으로 여러분의 아이디어와 메시지를 더 명확하게 전달하고, 보고서 작성 능력을 한 단계 끌어올려 보아요!✨🤗✨

*참고 도서 - 잘 읽히는 보고서 문장의 비밀