보고, 밥 먹듯 해봤다고 잘하는 건 아니기에

연차가 3~7년 정도 쌓였음에도 서면·구두 보고에 애를 먹는 직장인들이 많습니다. 보고서를 쓰고 고치는 데 필요 이상의 시간을 들이거나, 구두 보고 중에 팀장의 화를 돋운다거나, 추가 업무 지시를 받는 불상사를 겪는 경우도 있죠. 왜 이런 비극이 발생하는 걸까요? 아래 사례를 보면서 생각해 볼까요?

보고서 컨펌을 둘러싼 갈등이 왜 발생하는지, 마지막 부분에 힌트가 있습니다. 이제 막 사원급 연차를 벗어난 김 대리는 '팀장이 처음부터 구체적으로 알려주면 좋았을 거다'라고 생각합니다. 하지만 팀장은 '대리라면 그간 보고 배운 게 있을 테니, 그때그때 말해주지 않아도 알아서 잘했어야 한다'고 생각합니다. 결국 같은 직급을 바라보는 대리와 팀장 간의 동상이몽이 원인인 셈이죠. 

김 대리는 이러한 상황이 당황스러울 겁니다. 그간 시키는 대로 하기도 바빠서 보고 배울 틈이 없었기에 억울한 마음도 들지요. 하지만 그렇다고 한들 팀장과 대리 간의 극명한 동상이몽은 좁혀지지 않습니다. 어쨌든 컨펌의 키는 팀장이 쥐고 있기에, 팀장이 원하는 알아서 잘하는 보고가 무엇인지, 냉철하게 고민해 볼 필요가 있습니다.

알아서 잘하는 보고란? (a.k.a. 알잘딱깔센)

두 가지 키워드로 설명할 수 있습니다. 하나는 '상사의 입장'이 고려된 보고입니다. 흔히 보고를 준비하다 보면 내가 열심히 알아본 것, 내가 잘한 것, 내가 말하고 싶은 것 등 보고하는 사람의 입장에서 구성하기 쉽습니다.

하지만 그게 보고받는 상사의 니즈와 일치하지는 않습니다. 보고를 준비할 때는 내 입장은 잠시 내려놓고, '내가 보고받는 상사의 입장이라면 뭘 궁금해할까?, '지금 상황에서 뭘 집중적으로 알고 싶을까?' 등 '상사의 입장'이 되어 봐야 합니다.

 또 다른 키워드는 '보고받으려는 이유'입니다. 팀장이 왜 이 보고를 지시했는지 명확히 파악한 후에 보고를 준비해야 합니다. 팀장이 '이런 이유로 보고가 필요하다'라고 명확히 설명하지 않더라도, 보고를 지시하며 했던 말이나 보고와 관련한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 그 맥락을 살피다 보면, 이유를 파악할 수 있습니다. 여전히 헷갈리는 지점이 있다면, '팀장님, A의 이유로 보고를 지시하신 것 같아 그 방향에 맞게 준비하려 하는데 맞을까요?' 하고 사전에 확인하는 게 좋습니다.

 어떤 보고든 이 두 가지, ①상사의 입장에서 구성하며 ②어떤 이유로 보고받고자 하는 건지에 집중해 준비한다면, 알아서 잘하는 보고가 되어서 쉽고 빠르게 통과시킬 수 있습니다. 주요 유형별 사례를 들어, 이 둘에 집중할 때 보고가 어떻게 달라지는지 살펴보겠습니다.

발 빠른 대응을 돕는 현황보고

같은 상황에서 김 사원과 일잘러 김 대리는 어떻게 다르게 대응하는지를 비교해볼까요?

2% 부족한 김 사원의 현황보고 🥲

김 사원: 네, 팀장님. 그럼 얼마나 자주 공유하면 될까요? 수신인은 누구로 할까요?

잘 모르는 건 물어봐야 정확한 답을 구할 수 있기에, 김 사원의 대답이 무조건 잘못됐다고 할 수는 없습니다. 하지만 알아서 잘하는 일잘러의 응답은 뭔가 달라야 합니다.

 일잘러 김 대리의 현황보고법 💪

앞서 이야기한 두 가지 키워드에 집중해 다시 생각해 봅시다. 

• 상사의 입장: 2주 내 모든 가맹점주가 설문에 참여해 업무를 완수해야 하는 상황에 처해 있습니다.

• 상사에게 현황보고가 필요한 이유: '목표한 대로 업무가 잘 진행되는지 체크'하고, 업무 완수에 차질이 있을 것 같을 때 발 빠르게 대처하기 위함'입니다.

이걸 파악했다면, 이렇게 답할 수 있습니다.

김 대리: 네, 그럼 매일 오전 우리 팀과 영업팀장님, 각 지역 영업담당자에게 진척률과 미참여 가맹점 체크해 공유하고 특이사항 발생 시에는 팀장님께 따로 보고드릴까 하는데 어떠세요?

물론 김 대리의 제안이 팀장이 원하는 바와 꼭 맞아떨어지지 않을 수도 있습니다. 하지만 백지상태에서 하나하나 디테일하게 지시하는 것보다 실무자의 제안 내용에서 필요한 부분만 수정하는 것이 바쁜 팀장 입장에서는 훨씬 흡족할 것입니다. 김 대리의 대답에서 알아서 잘하는 현황보고의 요건을 4가지로 뽑아볼 수 있습니다.

✅ 알아서 잘하는 현황보고란?

1. 진행 기간, 업무 중요도에 따라 적정한 주기와 타이밍으로 보고한다.

• 업무의 진척도가 떨어지거나 특이 사항이 있을 시 상사나 관련 부서가 빠르게 대처할 수 있도록 하는 보고이므로, 주기가 길어져서는 안 됩니다.
   

• 또한 관련한 논의나 대안에 대한 결정이 수월하게 일어나도록 하려면, 오후 늦은 시간보다는 오전 시간에 보고하는 게 효과적입니다. 오후에는 다들 회의나 외부 미팅 등 미리 잡힌 업무 스케줄이 많아 보고 사항을 바로 팔로업하기 어렵습니다. 그러다 보면 논의 타이밍이 미뤄져 대안에 대한 실행을 제때 못하거나 결정을 받아내지 못할 수 있습니다.
   

• 몇 달에 걸쳐 진행되는 업무라면 주간으로 월요일 오전, 한 달 이내의 진행 업무라면 매일 오전 등 업무 진행 기간에 따라 상사에게 적정한 주기를 제안할 수 있습니다.
   

• 단, 진행 기간이 길더라도 매출을 좌우하거나 팀 혹은 본부의 목표가 달려 있는 등 중요도가 높은 이벤트라면 주기를 좁히는 게 좋습니다.

2. 업무 관여도에 따라 수신인을 특정해 보고한다.

• 담당 업무가 팀의 범주를 넘어 여러 팀 혹은 한 본부 차원의 목표와 관계된다면, 관여도에 따라 보고 대상을 넓힘으로써, 필요시 관련 의견을 효율적으로 나누거나 협력할 수 있습니다.
   

• 예시처럼 가맹점의 참여를 끌어내야 하는 업무라면, 진행을 맡은 담당 부서만이 아닌, 가맹점과의 직접적 커뮤니케이션을 담당하는 부서에도 현황을 공유함으로써, 결정적 순간에 업무 협조를 빠르게 구해낼 수 있을 것입니다.
   

• 이때 특정 부서에 내용을 공유한다면 해당 팀장도 포함해야 이후의 결정 사항이나 협조 사항이 생겼을 때 진행이 수월합니다. 단, 해당 업무에 관여도가 떨어지는 부서에는 스팸으로 여겨질 수 있습니다. 이런 인식이 누적되면 정작 중요한 현황 공유가 있을 때도 집중하지 않게 될 수 있으므로 업무 관여도를 잘 판단해 수신인을 정하도록 합시다.

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일잘러의 보고법: 보고의 4가지 유형별 노하우