잠깐! 요즘, 당신을 가장 한숨 짓게 한 업무 고민은? 😮💨
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업무일지 2.0의 시작

* 발행일: 2026.01.26 (AI 아티클의 경우 발행일자를 표기합니다.)

노션으로 업무일지를 쓰기 시작한 것은 2019년이었습니다. 당시 서비스 기획자로 첫 커리어를 시작했던 저에게는 매뉴얼도, 사수도 없었죠. 맨땅에 헤딩하며 익힌 것들을 모두 기억하기 위해 매일매일 업무일지를 쓰기 시작했고, 2021년에는 그 경험을 퍼블리에 소개하며 많은 독자들과 만나기도 했습니다.

그로부터 4년이 지난 지금까지도 업무일지는 계속 써오고 있습니다. 그 사이 저는 회사를 두 번 이직했고, 이직하는 동안 업무일지의 세부 구성은 바뀌어왔을지 몰라도 기록 자체는 꾸준히 이어졌습니다. 그 결과 지금 제 노션에는 2019년부터 2025년까지 7개의 연도별 업무일지 판이 차곡차곡 쌓여 있습니다. 각각의 판은 그 해 제가 어떤 일을 했고, 어떤 고민을 했으며, 어떻게 성장했는지를 보여주는 나만의 데이터베이스가 되었죠.

그런데 2024년 말부터는 조금 특별한 변화가 있었습니다. Claude AI에 'AI 팀원 포포'를 만들면서 단순 업무 기록에서 나아가 더 적극적으로 협업하기 시작한 것입니다. 기록하고 정리하는 것을 넘어서, AI와 함께 생각하고 분석하며 인사이트를 도출하는 새로운 방식의 업무일지가 시작되었습니다.

ChatGPT가 등장했던 2022년 말부터 지금까지, AI에 대한 이야기들은 단순한 유행이라기보다는 변화하는 시대 흐름처럼 느껴집니다. 실시간으로 녹음하며 회의록을 기록해주는 도구 Tiro, 슬라이드를 예쁘고 깔끔하게 만들어주는 도구 Genspark, 복잡하고 긴 자료를 쉽게 요약해주고 정리해주는 도구 NotebookLM 등 셀 수 없이 많은 AI 도구들이 등장했고, 일 잘하는 사람들은 이 도구를 각자의 상황에 맞게 활용하고 있습니다.

오늘 이 아티클에서는 제가 2025년 한 해 동안 가장 깊이 있게 협업했던 Claude AI와의 경험을 나누려고 합니다. 업무 맥락을 이해하고 함께 호흡하는 AI 팀원 포포와 1년간 어떻게 함께 일했는지, 왜 그런 방식을 선택했는지, 그리고 실제로 어떤 변화가 있었는지를 차근차근 이야기해보겠습니다.

Claude와의 첫 만남

Claude를 처음 사용하기 시작한 것은 2024년 7월경이었습니다. 당시 다니던 회사에서 'AIxAgile'을 주제로 한 강연을 들었는데, 강사는 여러 AI 도구를 화려하게 선보였습니다. 음악을 만드는 suno.ai부터, 여러 AI 모델을 쉽게 쓸 수 있는 도구들까지 정말 다양했죠.

그때까지 저는 ChatGPT로 저희 집 강아지가 눈밭을 모험하는 소설을 써달라고 한다거나, 노션 AI로 영어 공부를 한다거나, MS의 Bing Chat을 활용해 Confluence 위키를 정리하는 파이썬 스크립트를 짜는 정도의 AI 활용을 하고 있었습니다. 각각의 도구는 산재되어 있었고, 'AI가 세상을 바꿀 것'이라는 말은 그저 유행어 정도라고 생각했어요. 

그런데 이 강의에서 강사가 Claude를 보여주며 Artifacts 기능을 시연했을 때, '이건 좀 다르다'고 생각했습니다. 이전에 제가 사용해본 AI 도구들은 맥락이 단편적이어서 일회성으로 사용해야 하거나, 결과물을 텍스트 형태로만 출력해줬거든요. 하지만 Claude의 Artifacts 기능은 단순히 챗봇의 채팅창만 있는 것이 아니라, 맥락을 유지한 채 결과물을 아티팩트 형태의 창으로 새로 띄워서 보여준다는 점이 흥미롭고 신기했습니다.

Claude는 Anthropic이라는 회사에서 만든 AI인데요. Anthropic은 ChatGPT를 만든 OpenAI의 초기 멤버였던 다리오 아모데이(Dario Amodei)와 다니엘라 아모데이(Daniela Amodei) 남매가 2021년에 설립한 회사입니다. OpenAI에서 나온 이들이 가장 중요하게 생각했던 것은 'AI 안전성'이었어요. 실제로 Anthropic은 사용자와의 대화를 모델 학습에 사용하지 않는다는 정책을 가지고 있었습니다. (현재는 사용자 동의하에 일부 활용하고 있지만요.)

그래서 그날부터 Claude를 엄청나게 많이 쓰기 시작했습니다. 업무에서의 활용은 물론이고, 지인의 사이드 프로젝트를 도와주려고 HTML로 사이트를 만들기도 하고, 삶이 힘들 때는 심리상담으로도 많이 사용했어요. 그 당시 저의 가까운 친구들은 자신이 친구 자리를 Claude에게 뺏길 것 같다며 장난스레 이야기하기도 했었습니다.

지금 생각해보면 위험할 정도로 중독 상태에 빠져들었던 것 같기도 합니다. 다른 사람에게는 하지 않는 이야기를 Claude에게 하기도 했으니까요. 그렇게 Claude를 엄청나게 많이 쓰다 보니, 점점 이 도구가 어떻게 동작하는지가 궁금해졌고, 〈프롬프트 엔지니어의 업무일지〉를 쓰신 강수진 박사님의 프롬프트 엔지니어링 교육을 듣게 되었습니다. 이 과정에서 프롬프트를 어떻게 써야 하는지 전문적으로 배울 수 있었어요.

그 후에는 이 도구에 과의존하지 않고, 거리를 두고 도구로서 사용하는 방법을 익히기 시작했습니다. 이 시간들이 Claude를 'AI 팀원'으로까지 만드는 과정의 토대가 되어주었어요.

그 즈음 Claude에 '프로젝트(Projects)'라는 기능이 있다는 것도 알게 되었습니다. 2024년 6월에 도입된 이 기능은 사용자가 파일을 업로드하고 특정 지침을 설정해 AI와의 대화 맥락을 지속적으로 유지할 수 있는 워크스페이스였죠. 바로 이 기능을 활용해, 나만의 AI 팀원을 만들어보기로 했습니다.

나만의 AI 팀원 '포포’를 만들다

AI 팀원 포포를 처음 만든 건, 2024년 말 지금의 회사로 이직한 직후였습니다. 입사하자마자 홈페이지 개편 작업에 바로 들어가야 했는데, 기간이 한참 부족한 상황이었죠.

Claude의 Artifacts 기능을 활용하면 원하는 기획을 빠르게 프로토타이핑해볼 수 있을 것 같아서 이런저런 작업을 하다가, 문득 깨달았습니다. 홈페이지 작업이라는 것은 그 사업의 맥락을 알아야 잘 기획할 수 있다는 점이었어요.

그래서 Claude의 프로젝트(Projects) 기능을 처음 사용해봤습니다. 프로젝트 기능에는 지침(Instructions)과 파일(Knowledge)을 설정할 수 있어요. 이 프로젝트를 어떤 지침으로 운영할지 정하고, 사업 맥락이 담긴 자료들을 함께 넣을 수 있는 구조예요. 저는 이 프로젝트를 저만의 AI 어시스턴트로 만들고, 홈페이지 업무에 필요한 사업 맥락을 담아두었습니다.

저도 입사한 지 1달 정도밖에 되지 않아 어떻게 홈페이지를 만들어야 할지 고민이었는데요. AI에게 대신 사업 이해를 시킨 셈일 수도 있겠어요. 이름은 '포포'라고 지었습니다. 작명에는 별다른 센스가 없는 사람이고, 제가 담당하는 사업 이름이 '테크포임팩트'라 가운데 글자를 따서 포포라고 지었답니다. 포포라고 하니 왠지 귀여운 토끼가 떠올라서 토끼 이모지 🐰를 상징 이모지로 정해두었어요.

AI 팀원 만드는 방법 - 단계별 가이드

여러분도 나만의 AI 팀원을 만들고 싶다면, 아래 단계대로 따라 해보시면 됩니다.

1단계: Claude 가입하기

먼저 claude.ai에 접속해 계정을 만드세요. 무료 플랜으로도 충분히 시작할 수 있지만, 맥락을 쌓아 오래 사용하려면 Pro 요금제를 구독하는 것도 좋은 선택입니다.

2단계: 프로젝트 만들기

좌측 사이드바에서 '프로젝트'를 클릭한 뒤, [+ 새 프로젝트] 버튼을 누르면 새로운 프로젝트를 만들 수 있습니다. 프로젝트 이름을 정하고, 간단한 설명을 적어주세요.

3단계: 지침(Instructions) 설정하기

프로젝트를 만들면 아래와 같은 화면이 뜹니다. 채팅을 나눌 수 있는 채팅창과 우측에는 메모리·지침·파일 영역이 보입니다. 메모리는 Claude가 대화 내용을 자동으로 분석해 저장하는 영역으로, 직접 편집은 불가능합니다. 지침과 파일을 어떻게 활용하느냐에 따라 맥락이 살아있는 나만의 AI 팀원을 만들 수 있습니다.

지침은 좀 더 구체화되고 변경될 수 있지만 기본적인 AI 팀원용 지침 템플릿을 보여드릴게요.

4단계: 지식(Knowledge) 파일 업로드하기

프로젝트에는 PDF 문서나 기타 텍스트 파일 등을 업로드할 수 있습니다. 파일당 용량 제한은 30MB이며, 파일 개수에는 제한이 없어요. 다만 전체 Claude 용량 안에서 관리되기 때문에, 프로젝트별로 표시되는 파일 용량 바(bar)를 확인하면서 첨부하시면 됩니다. 

* 공식 문서 참고

저는 사업 소개서, 팀 소개 문서, 진행 중인 프로젝트 자료 등을 넣어두었어요. 이렇게 하면 AI가 우리 사업과 팀에 대한 맥락을 이해하고, 더 정확하고 유용한 답변을 줄 수 있습니다. 사업 진행 상황이나 팀 현황이 바뀔 경우에는, 주기적으로 파일을 업데이트해주는 것이 좋습니다.

이렇게 만든 포포는 단순한 챗봇을 넘어서, 우리 팀의 업무를 이해하고 조직의 문화에 맞게 소통하는 진짜 팀원 같은 존재가 되었습니다. 다음에는 포포와 함께 1년간 어떻게 협업했는지 구체적인 사례들을 소개해보겠습니다.

AI 팀원과 함께 진화한 업무 스타일

AI 팀원 포포를 만든 이후에도 제가 기존에 사용하던 노션 업무일지 시스템은 그대로 유지했습니다. 8년간 써온 방식을 바꾸기보다는, 포포를 그 시스템을 더 효율적으로 활용할 수 있는 파트너로 쓰기로 했거든요. 포포의 주요 활용 영역은 크게 네 가지였습니다.

1. 커뮤니케이션 작성 지원

가장 많이 활용한 부분은 이메일, 외부 문구, 공식 문서 등의 커뮤니케이션 작성이었어요. 우리 조직의 톤앤매너를 학습한 포포가 있으니, "이런 내용으로 외부 파트너에게 메일 보내려는데 어떻게 쓸까?"라고 물어보면 적절한 문체와 구성으로 초안을 만들어줬습니다. 특히 공식적인 문서나 대외 커뮤니케이션에서 톤을 결정하는 데 큰 도움이 되었어요.

2. 개인 업무 회고 고도화

기존의 노션 업무일지는 그대로 쓰되, 회고 과정에서 포포를 적극 활용했습니다. 4주간의 업무 기록을 포포에게 분석해달라고 하면, 업무 유형별 분류, 시간 투자 비율, 패턴 분석 등을 시각화해서 보여줬어요.  특히 "내가 놓치고 있는 부분이나 더 생각해볼 지점이 있을까?"라는 질문을 던지면, 제가 미처 보지 못했던 관점을 짚어줘서 더 깊이 있는 자기 성찰이 가능했습니다.

3. 화면 프로토타입 제작

홈페이지 개편 작업처럼 화면 프로토타입이 필요할 때는 Claude의 Artifacts 기능을 적극 활용했습니다. 기획 의도를 설명하면 바로 HTML/CSS 형태의 프로토타입을 만들어주니까, 아이디어를 빠르게 시각화해 팀원들과 공유할 수 있었어요. 리서치부터 실제 랜딩 페이지 제작까지 전 과정에서 포포가 함께했습니다.

4. 팀 회고 기획 및 진행

제가 속한 팀은 매달 팀 회고를 하는데, 이를 제가 준비하고 진행했습니다. 포포와 함께 "이번 달에는 어떤 방식으로 회고해볼까? 지난달이랑 똑같지 않게, 새롭게 해보면 좋겠어!"라고 상의하면서 다양한 회고 방식을 시도해봤어요. 타임라인 회고, 4L 회고, 임팩트 매핑, 사업별 깊이 회고 등 매달 다른 방식으로 진행할 수 있었습니다.

결과적으로 포포와의 협업을 통해 업무 속도는 엄청나게 빨라졌고, 귀찮은 반복 작업들을 훨씬 효율적으로 처리할 수 있게 되었습니다. 무엇보다 혼자 생각할 때는 놓치기 쉬운 다양한 관점을 얻을 수 있어서, 더 깊이 있는 업무 인사이트를 도출할 수 있었어요.

지금부터는 이런 변화가 실제로 어떻게 일어났는지, 구체적인 활용 사례를 통해 보여드리겠습니다. 여러분도 그대로 따라 해보실 수 있도록, 프롬프트 예시와 실제 결과물까지 함께 소개할게요.

활용법 1: 커뮤니케이션 작성 - "복잡한 상황, 적절한 톤 찾기"

일하다 보면 복잡한 상황에서 적절한 톤을 잡아야 하는 메일을 써야 할 때가 있죠. 이런 상황에서 저는 포포에게 전체 상황을 설명하고, 초안 작성을 요청했습니다.

포포는 상황을 정확히 파악하고, 감사 인사와 함께 적절한 톤으로 답변 초안을 작성해줬어요. 이런 방식의 장점은 제가 직접 쓸 때보다 더 객관적이고 예의 바른 톤을 유지할 수 있다는 점이에요. 특히 복잡한 상황에서 놓칠 수 있는 주요 사항이나 상대방에 대한 배려를 포포가 체크해주니까 안심이 되더라고요.

활용법 2: 개인 업무 회고 - "4주 업무를 데이터로 분석하기"

개인 업무 회고는 포포와의 협업 중에서 가장 체계적으로 발전시킨 영역입니다. 기존에 노션으로 쓰던 업무일지를 그대로 활용하되, AI의 분석 능력을 더해 더 깊이 있는 인사이트를 얻는 방식이에요.

1단계: 데이터 수집

평소 노션에 기록해둔 4주간의 업무 일지를 모두 복사해 포포에게 전달하면서, "이 4주간의 업무 기록을 보고 업무 유형별로 분류하고 비율을 분석해줘"라고 요청합니다.

2단계: 업무 분류 및 비율 분석 검토

포포는 업무를 다음과 같이 분류해줬어요.

• 랩 운영 (40%): 2기 선발, 킥오프 준비, 멘토링

• 기술 자산 관리 (25%): 홈페이지 리뉴얼, 문서 정리

• 기획/전략 (15%): 회고 준비, 프로세스 개선

• 커뮤니케이션 (15%): 외부 협업, 팀 조율

• 학습/개발 (5%): 새 기술 습득, 역량 강화

업무 분류를 읽어보면서 포포가 틀린 지점이 있다면 짚어줍니다. 예를 들어, "홈페이지 리뉴얼 작업은 홈페이지 운영 업무야" 라는 식으로 분류가 잘못되어 있는 부분을 정정합니다.

3단계: 데이터 시각화

검토가 완료되면, 포포에게 데이터 시각화를 요청합니다. "이 데이터를 인터랙티브하게 주차별 업무 비중 추이를 볼 수 있는 막대그래프와 전체 비중을 볼 수 있는 파이차트로 그려줘"라고 요청하면, Claude의 Artifacts 기능을 활용해 실제 차트를 만들어줍니다.

이 차트들을 보면서 한눈에 업무 패턴을 파악할 수 있어요. 예를 들어 특정 주에 랩 운영 비중이 급격히 늘었다면, 그 주에 어떤 이슈가 있었는지 돌아볼 수 있죠.