출근하는 발걸음이 무거운 당신께

얼마 전 동료와 이런 이야기를 나눴습니다.

😇 "일이 너무 많으니까, 어느 하나에도 집중이 잘 안 되는 것 같아요."

🥲 "저도 그래요. 컴퓨터 RAM처럼 머리에 공간이 모자란 거 아닐까요?"

😇 "…사람은 멀티가 안 된다는 말이 맞나봐요."

오늘도 바쁘시죠? 어느 회사에 다니든 직장인의 현실은 비슷할 거라고 생각해요. 그런 의미에서, 먼저 이 아티클을 읽게 된 직장인 여러분께 위로와 공감의 인사를 전합니다. 일이 너무 많고 시간이 모자라서, 그럼에도 더 잘 해내고 싶은 마음이 있어서 들어오셨을 테니까요.

K-직장인의 하루는 만만하지 않습니다. 주니어는 주니어대로, 시니어는 시니어대로, 리더는 리더대로 바쁩니다. 먼저 주니어는 일의 가짓수가 많습니다. 무슨 일만 생기면 "ㅇㅇ님, 바쁘죠?" 하면서 나를 찾기 때문에 할 일의 목록이 잡다하게 길어집니다. 우선순위를 바꾸면 "내일까지"도 할 수 있겠지만 그러면 남은 일들은 어떡하라고요. 정기적으로 챙겨야 하는 정기 업무, 그 외에 수시로 쏟아지는 '10분만 시간을 내면 되는 일들'에 주니어는 어디론가 떠밀려 내려갈 지경입니다.

시니어가 되면 '일을 시키는 것이 생각보다 어렵다'는 걸 알게 됩니다. 크고 작은 프로젝트나 파트를 리드하면서 주니어, 인턴에게도 직접 업무를 나눠주게 되는데요. 일을 시키기 위해 레퍼런스를 정리하고 가이드를 주다 보면 '그냥 내가 하고 치울까' 싶을 때도 많습니다. 하지만 팀장님은 나에게 '혼자 하지 말고 더 많이 시키라' 말하죠. 위 아래로 많이 치이는 시기입니다.

리더는 시간이 없습니다. 생각할 시간도 없고 실무를 할 시간도 없습니다. 그냥 시간이 없습니다. 리더가 할 일을 크게 매니지먼트와 실무로 나눈다면, 회사에 따라 다르겠지만, 매니지먼트는 숙제고 실무는 야근거리가 됩니다. 미팅이라도 많은 날에는 내 책상에 앉아 있기도 힘들죠. 늦은 오후쯤 머리가 과부하되면 의사결정의 품질이 뚝뚝 떨어지는 게 자신에게도 느껴집니다.

생산성을 주제로 대한 아티클을 쓰는 저도 현실이 다르지 않습니다. 일이 많이 밀리기도 하고, 밀린 일에 쫓기느라 식사를 건너뛰기도 합니다. 식사는 걸러도 야근은 거르지 않습니다. 그렇지만 저는 강도 높은 대행사에 다니면서도 벌써 5년째 N잡을 해오고 있고, 주 6일을 기본으로 일해도 주요 업무에 아쉬운 결과물을 만들어낸 적은 없습니다.

본격적인 내용을 말씀 드리기 전에 미리 이 메시지부터 전합니다. 너무 애쓰지 마세요. 너무 열심히 하지 마세요. 바쁜 것은 여러분 잘못이 아닙니다. 생산성에 매달리지 마세요. 여러분은 이미 충분히 잘하고 있습니다. 우리는 기계가 아닙니다. 바빠도 쉬어 가세요. 너무 많은 업무는 몸에 해롭습니다. 일은 여러분이 쓸 수 있는 수많은 모자 중의 하나일 뿐입니다. 그러니 내가 하고 싶은 일에 도움이 되는 선에서만 아래의 노하우를 받아들여 주세요.

일이 파도처럼 밀려올 때 - 업무량, 우선순위

1. 쫄지 말고, 쪼개고, 줄 세우기

안 해본 일, 새로운 일, 규모가 큰 일 앞에 서면 겁부터 납니다. 내가 할 수 있을지 걱정이 불어납니다. 정신을 차리고 타임라인을 역산해 보니 일정이 너무 밭습니다. 그럴 때 다시 한번 생각해 보세요. 

쫄면 안 됩니다. 능히 할 수 있습니다. 일이란 게 다 비슷합니다. 나는 이것보다 더 어려운 일도 해낸 적 있습니다. 일정이 더 급한 프로젝트도 있었습니다. 틈이 없어 보이지만, 지금 고려하지 못한 '일정 관리의 묘'가 분명 있을 겁니다. 죽으란 법은 없습니다. 신기하게도 정말 다 어떻게든 하게 됩니다. 하다 보면 방법이 생깁니다.

규모가 더 크더라도, 내가 해봤던 일과 원리는 똑같습니다. 내 경험의 연장선에 있는 일입니다. 지난 프로젝트를 떠올려 보세요. 지금 생각해 보면 아무 것도 아닌데, 시작할 때만 해도 얼마나 막막했었나요?

일이 많을 때 우리가 가장 먼저 해야 하는 일은 '쫄지 않는 것'입니다. 객관적인 시선으로 한 발 떨어져서 보세요.

다음은 쪼개는 것입니다. 'WBS'*라고도 하죠. 나와 우리 팀에서 감당할 수 있을 만큼 일의 단위를 나눠 보는 겁니다. 1년 치 식사를 하루만에 한다고 상상해 보세요. 절대 안 되죠. 하지만 매일 조금씩 먹으면 전혀 어려운 일이 아닙니다.

* Work Breakdown Structure, 업무 구조도

잘 모르겠다면 일단 크게 구분해 보세요. 학교 다닐 때 배웠던 '곤충의 3요소=머리, 가슴, 배'와도 같습니다. 모든 일에는 시작과 중간과 끝이 있습니다. 전체 프로세스 내에서 일을 스콥(scope) 단위로 나눕니다. 그리고 다시 만만해질 때까지 쪼개 보세요.

덩어리가 크면 막막한 마음에 일을 미루게 됩니다. 주니어일수록 투 두 리스트를 만들고 체크 박스를 하나씩 지우는 맛으로 일하는 것이 좋습니다. 만약 프로젝트를 리드하는 입장이라면, 일을 쪼개면서 누구한테 무엇을 줄지도 미리 생각해 보세요. 일은 같이 하는 거니까요. 어차피 시킬 거, 빨리 나눌수록 좋습니다.

마지막으로 줄을 세웁니다. 우선순위를 만드는 과정입니다. 흔히 중요도와 시급성을 기준으로 아이젠하워 매트릭스를 그리는데요.* 연차가 늘면 이런 판단을 직관적으로 처리할 수 있게 됩니다. 팀의 목표, 회사의 목표를 알고 리더의 성향을 이해하기 때문인데요.

* 중요하고 급한 일(1순위) > 중요하지만 급하지 않은 일 또는(2순위) > 중요하지 않지만 급한 일(3순위) > 중요하지도 않고 급하지도 않은 일(4순위)  

우리가 한 번에 하나의 일만 하지 않기 때문에 우선순위 판단은 늘 가까이 둬야 합니다. 하루의 할 일을 정리할 때 러프하게 1순위~3순위 정도로 우선순위를 매겨 버릇해 보세요. 일반적인 조언에 따르면, 내가 일과 중에 처리할 수 있는 중요 업무는 3개를 넘기기 어렵습니다. 

그리고 하나 더. 마지막은 넥스트 스텝을 정하는 것입니다. 일을 다 쪼갰다면, 이제 다음에 무엇을 해야 할지만 생각합니다. 그 뒤의 일은 내일의 나에게 맡기세요. 걱정을 키우지 말고 일단 첫 번째 일부터 끝내 보는 겁니다.

2. 4D: 지우거나, 위임하거나, 캘린더에 넣거나, 해치우기

우리에게 밀려드는 모든 일을 감당할 수는 없습니다. 그리고 일에는 '끝'이 없습니다. 구분 없이 모든 일에 정성을 다해 임하려다 보면 번아웃이 찾아옵니다. 나뿐만 아니라 상사나 팀원들도 내가 지치는 것을 결코 원하지 않습니다. 그래서 내 리소스를 내가 잘 관리하는 것이 중요합니다.

저는 4D라는 프레임워크의 도움을 받는데요. 삭제(Delete it), 위임(Delegate it), 연기(Date on it), 실행(Do it)이 4D의 구성요소입니다. 말의 순서를 다시 살펴보실까요? 실행은 제일 마지막에 있습니다. 지우고 넘기고 미루지 못하는 가장 중요한 일이 내가 실행할 일입니다. 오늘 나의 시간은 더없이 귀합니다.

A. 삭제(Delete)

목표 달성에 기여하지 못하는 일은 삭제하는 편이 낫습니다. 권한이 없다면 팀장이나 상사와 논의하세요. '생각이 바뀌었다' 말해도 괜찮습니다. 비즈니스 목표 달성에 도움을 주고, 성공 가능성이 높고, 쉽게 할 수 있는 일에 집중하세요.* 쉬운 길이 가장 좋은 길입니다.

*ICE Score: Impact, Confidence, Ease에 1~10의 점수를 매기고 평균 매겨 일의 우선순위를 판단 

B. 위임(Delegate)

출근할 때 혹은 업무 목록을 정리할 때, 오늘 할 일 말고 '오늘 시킬 일'도 같이 생각해 보세요. 적절히 위임할수록 팀 전체의 효율이 올라갑니다. 물론 내가 하면 더 빠르게 잘 해낼 수도 있습니다. 팀원에게 몇 번이고 피드백을 반복해야 할 수도 있습니다. 그래도 다시, 다시, 다시. 개선점을 알려주고 다시 요청하세요. 적절한 위임은 팀의 성장을 위한 건강한 방법입니다.

C. 연기(Date on it)

데드라인을 넉넉히 요청하세요. 먼저 해야 할 일이 있다고 말씀하세요. 상사는 일을 줄 때 그 일의 타임라인만을 생각합니다. 그러나 당신은 여러 갈래의 타임라인을 틀어쥐고 있습니다. 밧줄이 개수가 너무 많아지면 손에서 놓치겠죠. 일을 연기하는 것은 잘못이나 무능이 아닙니다. 일을 책임감 있게 높은 수준으로 잘하기 위한 현명한 선택입니다.

바로 해야 할 일이 아니라고 생각된다면, 놓치지 않게끔 믿을 만한 도구에 기록해 두세요. 구글 캘린더, 슬랙 리마인더 등을 사용해 일을 시작할 시점을 명확히 체크해 둡니다. 복잡했던 머리가 한결 가벼워집니다.

한 가지 팁을 주자면, 정말 5분 정도만 미리 해보는 것도 좋습니다. 일을 받은 상태 그대로 묵혀두면 나중에 뚜껑을 들췄을 때 판도라의 상자가 열리는 경우도 있습니다. 만만해 보였던 작업인데 생각보다 복잡한 절차가 기다리고 있었다거나 다른 부서나 담당자를 거쳐야 할 수도 있습니다.

'택배가 오면 일단 뜯어본다'는 마음으로, 잠시 일의 뚜껑을 열어 필요한 과정이나 요청할 사항들을 파악해 보세요. 보충이 필요한 것이 있으면 즉시 말해 두고, 그리고 다시 뚜껑을 덮어 캘린더에 올려둡니다. 지금 더 중요한 일로 돌아갈 시간입니다.

D. 실행(Do it)

지울 수도, 넘길 수도, 미룰 수도 없는 중요한 일이 바로 오늘 내가 해야 할 일입니다. 앞서 이야기한 대로 만만해질 때까지 쪼개서 더도 말고 딱 오늘 치만 해치워보자고요. 생각했던 것보다 술술 잘 풀릴지도 모르는 일입니다.

3. Ping-Pong Ping-Pong

일이란 주고받으면서 완성하는 것입니다. 핑퐁, 탁구입니다. 흔히 '일을 깔고 앉는다' '뭉갠다'라는 말을 쓰는데요. 내가 일의 병목이 되는 걸 피해야 합니다. 혹시 메일함에 '안 읽음'이 클릭할 엄두가 안 날 만큼 쌓여 있는 분들, 슬랙에 '나중에'가 가득한 분들이라면 핑퐁하려는 태도가 특히 도움이 될 거예요.

아까 '택배가 오면 뜯어본다'라는 말씀을 드렸죠. 막상 메일이나 메시지를 열어 보면, 지금 이 단계에 내가 해야 할 일은 생각보다 별 것 없을 때가 많습니다. 가벼운 메일 회신으로 마음의 빚을 지우세요(물론 무거운 마음으로 '읽지 않음으로 표시'를 해야 할 때도 있는데요). 어쨌거나 일은 쌓아두면 쌓아둘수록 괴롭습니다.

일단 할 수 있을 만큼만 해서 상대방에게 던지세요. 그게 고객사나 파트너사일 수도 있고, 상사일 수도 있습니다. 일종의 중간 공유이자 참여 요청인 겁니다. 결과물을 받아보는 입장에서도 0이었던 진도가 100이 되어서 짠 하고 돌아오는 것보다 10, 30, 50처럼 과정이 보이는 편이 더 낫습니다.

협업하는 사람에게 공을 일단 쳐서 보내 놓고, 그가 일을 하는 동안 나는 다른 업무를 보는 겁니다. 공이 다시 오면 또 한번 쳐서 넘기고. 그러는 동안에 마일스톤에 맞게 일의 진도가 나가게 되고. 어느덧 한 판의 랠리 끝에 우리에게 필요한 결과물이 나와 있을 거예요. 제때 주고받는 랠리를 통해 일의 흐름, 속도감을 유지하는 게 중요합니다. 물론 자기 페이스에 맞게요.

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