자료 정리의 끝판왕, 노션 자료 정리법

예전에 읽었던 책 내용을 인용하고 싶은데, 어디에 적어놨더라?

마케팅 트렌드에 관한 자료나 레퍼런스를 꾸준히 업데이트하고 싶은데 괜찮은 툴 없을까? 책, 영상, 이미지같이 다양한 소스를 한꺼번에 모아두면 관리하기 편할 텐데.

'자료 정리'라…. 떠올리기만 해도 눈앞이 캄캄해지고, 절로 숙연해지는 단어입니다. 특히나 정보가 지천에 널려 있는 요즘 같은 시대에는 대체 어디서부터 정리해야 좋을지 몰라서 아예 손댈 생각조차 안 할 때가 많죠. 

하루에도 셀 수 없이 다양한 곳에서 새로운 정보를 얻지만, 이 모든 정보를 한 데 정리해서 필요할 때마다 활용하는 분들은 많지 않을 거예요. 대부분 처음에는 열정적으로 정리하다가 결국 일회성에 그치고 말죠. 그 이유는 간단합니다. 자료 정리에 적합한 시스템을 미리 구축하지 않았기 때문입니다.

저는 노션(Notion)으로 자료를 꾸준히 정리하고, 활용하고 있습니다. 퍼블리 구독자분들이라면 노션을 모르는 분들은 거의 없지 않을까 생각합니다. 이미 많은 분들이 일정 관리나 포트폴리오, 업무 관리용 등으로 노션을 사용하고 계실 거예요. 

그런데 사실 노션의 진가는 '자료 정리'에서 드러납니다. 이유가 뭘까요? 노션의 CEO인 이반자오는 노션을 이렇게 설명했습니다.

우리의 뇌가 작동하는 방식으로 일할 수 있게 도와주는 도구다. 일하는 스타일이 저마다 다른 사람들이 자신이 원하는 방식대로 일할 수 있도록 해주는 '유연한 도구'라고 생각한다.

* 관련 기사: 코딩 못해도 누구나 '일잘러'될 수 있게" 노션 CEO 인터뷰 (중앙일보, 2020.6.18)

다시 말해, 두뇌가 작동하는 방식과 유사하게 노션을 설계했다는 뜻입니다. 그러니까 우리가 생각하는 방식을 노션에서 그대로 구현할 수 있다는 거죠. 이런 이유 때문에 노션으로 자료를 정리하면 우리가 사고하는 방식에 맞춰 쉽고 빠르게 관리할 수 있습니다.

아무도 알려주지 않았던 '자료 정리 템플릿'

그럼 지식과 생각을 어떻게 노션으로 깔끔하게 정리할 수 있을까요? 해답은 바로 '자료 정리 템플릿'에 있습니다. 템플릿을 만들고 정해진 순서에 따라 자료를 정리하면 끝입니다.

예를 들어, 책이나 논문을 읽었다면 중요한 내용을 발췌한 다음, 정해진 규칙에 따라 자료 정리 템플릿에 저장합니다. 이렇게 정리한 자료를 원하는 위치에 저장해놓고, 필요할 때마다 빠르게 검색할 수 있습니다.

이번 아티클에서는 자료 정리에 최적화된 템플릿을 직접 만들고, 실제로 어떻게 활용하면 좋은지 알려드리려고 합니다. 

• 준비편(1)에서는 자료 정리 템플릿의 기본이 되는 데이터베이스를 3단계에 걸쳐 만듭니다.

• 준비편(2)에서는 자료의 체계를 한눈에 파악하는데 유용한 대시보드를 만듭니다.

• 실전편에서는 효과적인 자료 정리 3단계를 배우고, 예시를 통해 직접 적용해봅니다. 또, 노션에서 꼭 알아야 하는 두 가지 기능도 함께 설명합니다.

그럼 지금부터 '자료 정리'라는 큰 산을 넘기 위해 한 단계씩 천천히 따라가 보겠습니다.

[📝  노션 템플릿 📝  이용 방법]

• 템플릿을 사용하기 위해서는 개인 노션 계정이 필요합니다. 계정이 없으신 분은 노션 홈페이지에서 먼저 계정을 만들어 주세요.

• 노션 계정을 만드셨다면 '지식관리 대시보드'📝 링크를 클릭하세요.

• 페이지 우측 상단에 표시된 [복제] 를 클릭하여 본인의 노션 워크스페이스에 템플릿을 복사하시면 됩니다.

준비편(1): 템플릿 데이터베이스 만들기

자료 정리 템플릿을 만들기 위해서는 총 3단계의 데이터베이스가 필요합니다. 

• 1차 분류: 만능 태그

• 2차 분류: 만능 지식창고

• 3차 분류: 목차

이번 챕터에서는 각 데이터베이스의 특징과 역할을 알아보고, 데이터베이스를 직접 만들어보겠습니다.

메인 데이터베이스 페이지 만들기

메인 데이터베이스를 만들기 전에 먼저 해야 할 작업이 있습니다. 바로 메인 데이터베이스를 보관하는 페이지를 만드는 것인데요. 이 페이지를 만드는 이유는 원본 데이터베이스를 보관하기 위해서입니다.

원본 데이터베이스가 있으면 링크된 데이터베이스 생성 기능이나 관계형 속성과 같은 다양한 기능을 활용해 자료를 효과적으로 정리할 수 있습니다. 한 마디로 '자료 정리 템플릿의 핵심'이라고 볼 수 있죠. 그럼 메인 데이터베이스 페이지를 만들어볼까요?

① 왼쪽 사이드바에서 '+ 페이지 추가'를 클릭해 신규 페이지를 만듭니다. 신규 페이지 제목으로 '메인 DB'를 입력합니다.

② 제목 상단의 '아이콘 추가'를 클릭하면 아이콘이 임의로 선택됩니다. 아이콘을 클릭하고 옵션에서 '폴더'를 선택합니다. 아이콘은 페이지의 특징을 보여주기 위한 목적이라서 '폴더' 아이콘을 선택했습니다.

③ '만능 태그', '만능 지식창고', '목차'를 차례대로 입력합니다. 

④ 드래그해서 드래그블록을 만들고 왼쪽 핸들*을 클릭합니다. 

⑤ 메뉴**에서 '전환' → '제목3'을 선택, '색' → '파란색 배경'을 선택합니다. 그래야 각 데이터베이스가 구별돼 쉽게 찾을 수 있습니다.

핸들이란, 글씨를 드래그했을 때, 텍스트 왼쪽에 나타나는 6개의 점 표시를 말합니다.
* 메뉴란, 핸들을 클릭했을 때 나타나는 항목을 말합니다.

메인 데이터베이스 페이지가 완성됐습니다. 지금부터는 메인 데이터베이스를 만들어볼게요.

1차 분류: '만능 태그' 만들기

만능 태그의 기능은 크게 3가지로 정리할 수 있습니다. 

• 첫째, 가장 큰 상위 개념으로서 전체 자료를 대분류합니다. 즉, 지식과 정보를 논리적으로 보관할 수 있도록 일정한 기준을 만드는 것이죠. 따라서 만능 태그를 통해 자료를 원하는 위치에 저장할 수 있습니다.

• 둘째, 자료를 빠르게 검색할 수 있습니다. 만능 태그는 대시보드에서 다양한 자료를 일정한 순서나 규칙에 따라 배열할 수 있게 도와줍니다. 데이터베이스를 분류하고 구역을 나누어주는 역할을 하는 거죠. 이렇게 분류하면 자료를 찾다가 길을 잃는 일이 생기지 않습니다.

• 셋째, 각 지식별로 저장된 정보의 수량을 보여줍니다. 관계형 속성, 롤업 속성, 수식 속성을 활용하면 해당 지식의 개수와 관련된 정보를 볼 수 있습니다. 또, 분류에 따라 저장된 지식의 수를 파악하기에도 좋습니다.

만능 태그는 도서, 논문, 스크랩, 사진, 동영상과 같은 대분류로 나눌 수 있습니다. 예를 들어, 논문 관리용으로 사용하고 싶다면 만능 태그에 '논문 태그'를 만들고, 모든 논문을 이 태그 하나로 관리하는 거죠. 사진, 동영상과 같은 멀티미디어 파일들도 이와 같은 방식으로 정리하면 됩니다.

만능 태그에 입력하는 대분류는 사람마다 다를 수 있습니다. 정해진 답이 있는 건 아니기 때문에 자신만의 기준을 적용해 만들면 됩니다. 그럼, 만능 태그를 직접 만들어볼까요?

① 메인 DB 페이지의 '만능 태그'에서 엔터를 눌러 아래로 이동합니다.

② 명령어로 '/표'를 입력하고, '표' → '인라인'을 선택하면 2개의 열이 있는 데이터베이스가 생성됩니다.

③ 데이터베이스 이름을 '만능 태그'로 입력하고, 데이터베이스 오른쪽 '+'를 클릭해 열 2개를 추가합니다.

④ 첫 번째 열은 태그 이름과 속성유형을 그대로 사용합니다.

⑤ 두 번째 열의 태그 이름을 '지식창고 개수'로 입력하고, '속성유형'을 '롤업 속성'으로 변경합니다.

⑥ 세 번째 열의 태그 이름을 '목차 개수'로 입력하고, '속성유형'을 '롤업 속성'으로 변경합니다.

⑦ 네 번째 열의 태그 이름을 '요약'으로 입력하고, '속성유형'을 '수식'으로 변경합니다.

참고로, '롤업 속성'과 '수식 속성'은 관계형 속성이라서 만능 지식창고와 연결한 다음에 설정할 수 있습니다. 이 부분은 다음 스텝에서 만능 지식창고를 만들고 난 후에 설정하겠습니다.

⑧ 만능 태그 데이터베이스를 만들었다면, 각 행에 대분류 제목을 입력합니다. 아래 제목은 이해를 돕기 위해 만든 예시입니다. 

• 1. 논문

• 2. 도서

• 3. 미디어

• 4. 사람

• 5. 주제

⑨ 각 하위 페이지를 열어서 '아이콘 추가'를 클릭하면 아이콘이 임의로 선택됩니다. 아이콘을 클릭하면 이모지 옵션 창이 나옵니다. 옵션에서 숫자 1을 입력한 다음, '키 캡1'을 선택합니다. 나머지 4개의 데이터도 동일한 방법으로 숫자 이모지(2~5)를 선택합니다.

💡 자료 정리의 기본 중의 기본, 만능 태그

만능 태그는 마치 건축가와 같은 역할을 합니다. 건축가가 집의 구역을 나누고 방을 만든 다음 각 방마다 사용 목적을 정하듯, 만능 태그도 자료를 보관할 구역을 만들고 구역에 맞는 자료를 배치할 수 있도록 안내합니다. 템플릿을 처음 만들 때, 만능 태그를 잘 정하는 것만으로도 자료 정리의 반은 끝났다고 할 수 있을 만큼 중요한 단계랍니다.

2차 분류: '만능 지식창고' 만들기

만능 지식창고는 다양한 자료를 저장하는 데이터베이스를 말합니다. 지식, 정보, 데이터, 사진, 동영상 등 자료의 종류와 관계없이 오직 태그에 따라 저장됩니다. 그래야 논리적이고 체계적으로 자료를 정리할 수 있고, 원하는 자료를 더욱 빠르게 찾을 수 있습니다.

만능 태그가 대분류였다면, 만능 지식창고는 중분류 역할을 합니다. 만능 태그에서 설정한 기준의 하위 개념을 만들고, 그에 해당하는 자료를 각기 다른 곳에 저장합니다. 

예를 들어, 앞서 만들어본 만능 태그의 '1. 논문'에는 작성자, 주제, 논문 이름 등의 만능 지식창고가 생기겠죠. 만능 지식창고는 다양한 자료가 실질적으로 저장되기 때문에 최대한 구체적으로 기입하는 게 좋습니다.

이때, 필터를 활용하면 관심 있는 지식이나 업데이트 작업 중인 지식, 정리가 완료된 지식 등을 대시보드에 시각적으로 표현할 수 있습니다. 이 기능을 통해 현재 어떤 지식에 집중하고 있는지, 관리가 필요한 지식은 무엇인지 등을 빠르게 파악할 수 있기 때문에 자료 정리가 한결 수월해집니다.

그럼 지금부터 만능 지식창고를 만들어 보겠습니다.

① 메인 DB 페이지의 '만능 지식창고'에서 엔터를 눌러 아래로 이동합니다. 명령어로 '/표'를 입력하고, '표' → '인라인'을 선택하면 2개의 열이 있는 데이터베이스가 생성됩니다. 데이터베이스 이름을 '만능 지식창고'로 입력하고, 데이터베이스 오른쪽 '+'를 클릭해 열 5개를 추가합니다.

② 첫 번째 열은 태그 이름과 속성유형을 그대로 사용합니다.

③ 두 번째 열의 태그 이름은 그대로 사용하고, '속성유형'을 '관계형 속성'으로 변경합니다. 이때, '만능 태그' 데이터베이스와 연결합니다.*

* 만능 태그와 연결하는 이유는 만능 태그에서 미리 만들어둔 구역에 만능 지식창고의 데이터를 저장하기 위해서입니다. 이런 식으로 설정해야 태그와 관련된 데이터가 논리적으로 연결됩니다.

④ 세 번째 열의 태그 이름을 '상태'로 입력하고, '속성유형'을 '선택'으로 변경합니다. '상태' 열의 빈칸을 클릭하면 '옵션 선택 또는 생성'이라는 옵션 창이 나옵니다. 옵션 창에 '관심', '관리', '완료'를 차례대로 입력합니다. 

⑤ 네 번째 열의 태그 이름을 '종류'로 입력하고, '속성유형'을 '선택'으로 변경합니다. ⑤번과 마찬가지 방법으로, 옵션 창에 '도서', '논문', '스크랩', '사진', '동영상'을 차례대로 입력합니다. 그래야 자료를 저장할 때, 데이터별 종류를 알기 쉽게 구분할 수 있습니다.

⑥ 다섯 번째 열의 태그 이름을 'URL'로 입력하고, '속성유형'을 'URL'로 변경합니다.

⑦ 여섯 번째 열의 태그 이름을 '지식창고 개수'로 입력하고, '속성유형'을 '수식'으로 변경합니다. 수식 속성 옵션창에 다음의 수식*을 입력합니다. 이 수식은 첫 번째 열에 데이터가 입력되면 숫자 '1'이 출력됩니다. 만약 데이터가 없으면 '0'이 출력됩니다. 이 숫자는 만능 태그와 연결돼 해당 태그에 데이터가 몇 개 쌓여있는지 확인할 수 있습니다.

* (prop("이름") == "") ? 0 : (length(replaceAll(prop("이름"), "[^,]", "")) + 1)

⑧ 일곱 번째 열의 태그 이름을 '최종편집'으로 입력하고, '속성유형'을 '최종 편집 일시'로 변경합니다. 이 속성을 사용하면 데이터를 최종 수정한 날짜와 시간이 자동으로 기록됩니다. 따라서 해당 지식을 언제 마지막으로 수정했는지 확인할 수 있습니다.

주제별 지식 그룹 만들기

만능 지식창고를 완성했으면 '보드 보기'로 전환한 다음, 주제별 지식 그룹을 만들어보겠습니다. 참고로, 보드 보기를 사용하는 이유는 데이터를 종류별로 확인하기 위한 목적입니다. 보드 보기를 사용하면 도서, 논문, 스크랩 등으로 분류된 데이터가 각각 출력되기 때문에 관리하고 있는 지식을 종류별로 나누어서 관리하기 편리합니다. 

① 데이터베이스의 이름 옆에 있는 '+ 보기 추가'를 클릭하고, '보드'를 선택해서 '보드 보기'로 전환합니다.

② 데이터베이스의 메뉴에서 '그룹화'를 클릭한 다음, '종류'를 선택합니다. 

③ '종류 없음'의 메뉴를 클릭한 다음, 숨김으로 전환합니다.

④ 데이터베이스의 메뉴를 클릭하고 '속성'을 선택합니다. 속성 옵션에서 카드 크기를 '작게'로 변경하고, '태그'와 '최종 편집'만 켜고 나머지는 끄기로 전환합니다.  

이해를 돕기 위해 만능 지식창고에 예시 데이터를 입력해보겠습니다. '김철수'와 '이영희'를 입력한 다음, [태그]에서 '4. 사람'을 선택하고, [상태]에서 김철수는 '관리', 이영희는 '관심'을 선택합니다. [종류]에서 김철수는 '도서', 이영희는 '논문'을 선택합니다. 

이제 결과값을 확인해볼까요? 첫 번째 열에 데이터가 입력되면 여섯 번째 열인 [지식창고 개수]에 '1'이 표시되겠죠. 만약 빈칸이라면 '0'이 표시될 것입니다. 이때 [지식창고 개수]의 개수는 태그별로 합산돼 만능 태그 데이터베이스에 출력됩니다.

만능 태그 설정 마무리하기

만능 지식창고까지 완성했다면, 앞서 설명한 만능 태그 설정을 마무리할 차례입니다. 만능 지식창고를 만든 다음에 만능 태그를 살펴보면 '만능 지식창고(태그)에 관계됨'이라는 열이 자동으로 생성되어 있을 텐데요. 앞서 관계형 속성으로 두 데이터베이스를 연결했기 때문에 알아서 만들어진 것입니다.

이렇게 자동 생성된 열은 만능 태그와 만능 지식창고, 두 데이터베이스에서 동일한 데이터를 사용할 수 있도록 도와줍니다. 

예를 들어, 만능 지식창고에서 '김철수'를 입력하고 태그에서 '4. 사람'을 선택했다면, 만능 태그에서는 '4. 사람' 행에 '김철수' 데이터가 자동으로 생성됩니다. 두 데이터베이스에서 동일한 데이터를 공유하면 자료를 더욱 체계적으로 관리할 수 있습니다.

① 만능 태그의 '만능 지식창고(태그)에 관계됨'을 '지식창고'로 변경합니다. 

② '지식창고' 열을 드래그해서 맨 오른쪽으로 이동시킵니다.

다음은 롤업을 설정할 차례입니다.

① [지식창고 개수] 열의 빈칸을 클릭해 '롤업 구성'을 클릭합니다. 

② 각 롤업 옵션에서 '관계형' → '지식창고', '속성' → '지식창고 개수', '계산' → '합계'로 설정합니다. 이렇게 설정하면 '4. 사람'의 숫자가 2개로 표시되는 것을 확인할 수 있습니다. 그 이유는 만능 지식창고에서 '4. 사람'을 두 개의 데이터와 연결했기 때문입니다. 즉, '4. 사람'에 관련된 지식이 총 2개 있다는 뜻입니다.

개수의 숫자까지 제대로 출력되는지 확인했다면 만능 태그 데이터베이스도 완성입니다. 만능 태그에서 구역을 만들었다면, 만능 지식창고에서는 자료를 정리할 수 있는 기반을 만들었습니다. 이로써 체계적인 자료 정리의 기반은 전부 마련했다고 볼 수 있습니다.

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