제각각으로 준 자료 때문에 다시 취합해봤다면

어느 날, 팀장님이 업무지시를 합니다. 

팀장👩‍💼: 개미 님, 거래처별 거래조건 현황 자료 취합 부탁드려요.

취합? 이야기는 많이 들었는데 막상 하려니 어떻게 해야 할지 모르겠다. 그냥 대충 연락해서 현황을 달라고 하면 되려나? 옆자리 선배에게 도움을 청해본다.

개미🐜: 선배님, 팀장님이 거래조건 현황 취합 부탁하셨는데 어떻게 하면 될까요?

선배🧑‍💻: 아, 그거~ 별거 없어요. 영업팀 담당자들한테 그냥 달라고 메일 보내면 돼요.

개미🐜: 아 그래요? 다행이네요. (메일을 쓴다)

(1시간 후, 메신저 알림이 울린다.)

영업팀 담당자🤷‍♀️: 개미님, 거래조건 취합을 해달라고 메일 주셨는데 뭘 어떻게 해드리면 될까요? 자세한 내용이 없네요.

개미🐜: 네, 그거요. 그냥 거래조건 편하신 대로 주시면 돼요.

영업팀 담당자🤷‍♀️: 그래요? 그럼 그냥 팀에서 관리하는 파일로 드릴게요.

(2일 후)

개미🐜: '팀별 양식이 다 달라서 어떤 팀은 내용이 빠져있고, 어떤 팀은 너무 내용이 많네? 공통 사항만 모아서 보고해야겠다.'

팀장👩‍💼: 개미님, 이 자료는 필요한 정보가 하나도 없어서 쓸 수가 없네요. 거래처별 수수료율이 제일 중요한데 어떤 곳은 아예 비어 있고, 계약 갱신 시점도 제대로 안 나와 있네요. 영업팀에 다시 요청해서 받도록 하세요.

개미🐜: '다른 일도 많은데… 처음부터 그렇게 얘기해 주시지.' 

직장인이라면 누구나 한번쯤은 하게 되는 업무가 있으니, 바로 '취합'입니다. 취합은 사실 매우 단순한 업무입니다. 주로 신입사원들이나 주니어들에게 주어지죠.

하지만 막상 일을 시작하고 나면 큰 스트레스를 받을 수 있는데요. 우선 시니어와는 달리 주니어에게는 여러 팀/담당자에게 무언가를 요청하는 것 자체가 부담입니다. 또한 정보를 채워 넣어야 하는 정보제공자들에게는 귀찮은 부탁이 될 수 있죠. 기한 내 자료 회신을 기대하기 어려운 부분도 있습니다. 막상 모인 자료가 원하는 형태가 아닌 경우도 많고요.

그래서 이 글에서는 단순하지만 스트레스를 주는 취합 업무를, 어떻게 하면 보다 효율적으로 빠르게 할 수 있을지 4단계로 나눠 이야기해보고자 합니다. 이 4단계를 따라 하시면, 더이상 엉망으로 온 자료 때문에 같은 일을 여러 번 하지 않게 되실 거예요.