말 섞기도 싫은 그에게 보고해야 한다면

저는 보고서를 잘 써서 흥하기도 해봤고, 보고서를 못 써서 망하기도 해봤습니다. 흥할 때는 일이 그렇게 잘 풀릴 수가 없었습니다. 승진도 하고, 주변 사람들의 인정을 받기도 했습니다. 그런데, 보고 대상이 바뀌자 전혀 다른 세상이 펼쳐졌습니다. 제 눈앞의 보고 상대, 그러니까 상사가 제게 이런 말을 하더라고요.

도대체 너 같은 사람을 승진 추천한 게 누군지 모르겠다. 너를 다시 강등(승진 취소)시킬 방법 없나?

이후 그는 저를 만나기만 하면 "넌 존재감이 없다", "보고서가 나아지질 않네"라고 말하기를 일삼았습니다. 다른 사람들이 옆에 있든지 말든지 간에 말이죠.

하지만 패배자 낙인을 달고 회사를 도망칠 마음은 없었습니다. 제가 왜 도망쳐야 하나요? 떠날 거라면 그가 떠나야죠. 그렇다고 제게 망언을 한 그를 찾아가 대들 생각도 없었습니다. 그래봐야 저만 손해볼 것이란 생각이 들었으니까요. 대신 그에게 맞추기로 했습니다. 보고서로 인정받아 보겠다고 다짐한 거죠. 그리고 성공했습니다. 

당시 제가 먼저 했던 일은 '복기'입니다. 단서는 그가 남긴 단서들로부터 나오니까요. 당시 들었던 혹평을 복기해 보면서 시사점을 도출해 봤습니다. 대략 아래와 같이 정리할 수 있었어요.

이 시간을 견디며 저는 보고서는 보고받는 사람 입장에서 써야 한다는 상투적이고 흔한 조언에 절실히 공감하게 되었습니다. '상사는 어떤 보고서를 좋아하지?', '어떤 성향이지?', '무엇을 원할까?' 등을 고민하면서 말입니다. 이후에도 제가 겪었던 보고 대상자인 팀장, 상사의 케이스를 종합해 나름의 분석 프레임워크를 만들었습니다.

설득력 있는 보고서를 쓰기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 이번 아티클에서는 보고 대상자별 맞춤형 보고서 작성법, PPT를 소개하려고 합니다. PPT는 'Past', 'Present', 'To-do'의 앞 문자를 따서 만든 방법론인데요. 보고받는 대상의 과거 경험과 배경지식, 현재 행동유형과 인지유형, 미래에 해야 할 일 등 과거, 현재, 미래 시점을 종합적으로 반영한 보고서 작성법입니다.

저는 위와 같이 이른바 PPT, 보고 대상 파악을 돕는 3가지 공식을 만들었습니다. 이번 아티클에서는 말 섞기도 싫은 팀장에게 명료하게 보고하는 법을 알려드릴게요. 그럼 천천히 따라오세요!

Past(과거): 보고받는 사람의 과거 경험과 지식을 고려하라

1. 과거 경험: 상사에게 익숙한 스타일을 파악하자

우리의 보고 대상 대부분은 우리보다 경험과 지식이 훨씬 풍부한 사람들입니다. 오랜 시간 직장 생활을 해나가며 터득한 각자의 성공 방정식이 있고, 이는 보고서 작성 방식에 있어서도 예외는 아닙니다. 다시 말해 익숙한 스타일이 분명 존재한다는 건데요. 저는 가급적 상사를 위한 보고서는 '보수적으로 쓰자'는 결론에 다다랐습니다.

1) 보고서 양식: 문서 포맷 선택하기

당신의 보고 대상자는 문서 포맷을 선호하나요? 워드, 파워포인트, 엑셀 혹은 한컴오피스… 그에게 익숙한 보고서 포맷이 무엇인지 파악해 봅시다. 물론 사내에 공통된 양식이 있다면 따르는 것이 좋습니다. 다만 상대방 설득이 목표라면, 에외를 둬도 된다고 생각합니다.

2) 내용 구성: 목차와 흐름 떠올리기

다음으로는 상사가 선호하는 보고서의 내용 순서, 즉 목차를 구성해 봅시다. 제 경우 보통 검토 배경(Why) → 목표(What) → 시행방안(How) → 기대효과(If)의 순으로 목차를 구성했을 때 무난하게 보고서 통과가 가능했습니다. 이 역시 보고 대상이 익숙한 보고서의 흐름이 무엇인지 파악한 후 떠올리면 좋습니다.

3) 분류 기준, 용어: 상사에게 익숙한 언어로 쓰기

회사 임직원 현황 파악을 위한 보고서를 작성해야 한다고 가정해 보겠습니다. 당신의 상사는 평소 사업본부별 현황 파악에 익숙한 사람입니다. 그런데 갑자기 영업 부문과 비영업 부문으로 나누어 인력 파악을 한다면 어떻게 될까요? 상사가 느끼는 혼란은 가중됩니다. 애써 작업했는데 다시 보고서를 써야 하는 일이 발생할지도 모릅니다. 보고 대상이 익숙한 분류법을 사용하는 게 좋겠죠?

이는 용어 또한 마찬가지입니다. 언젠가 제가 모시던 팀장님이 제게 이런 말씀을 하신 적이 있습니다. 

보고서는 네가 얼마나 많이 알고 있는지를 보여주기 위한 것이 아니라, 상대방이 쉽고 빠르게 이해할 수 있도록 내용을 전달하기 위한 거야.

당시 제가 욕심이 지나쳤었는지 새롭게 알게 된 용어를 보고서에 마구 집어넣었거든요. 자기만족은 되었을지언정, 보고받는 사람을 이해시키는 데에는 실패한 보고서였던 것이죠. 상대방 눈높이에 맞춘 용어를 사용해 봅시다.

사내 분위기에 따라 지나치게 영 단어를 많이 사용하는 것도 역효과가 날 수 있습니다. 예를 들면 '세그먼트(segment)'는 '고객군'으로, '플래그십 상품(flagship products)'은 '주력 상품'으로 순화할 수 있겠죠?

이 다음 내용이 더 궁금하다면?

✅ 2. 배경지식: 업무 히스토리 파악이 중요하다

✅ 3. 기존 언급 내용: 상사의 지시 사항을 복기하자

✅ Present(현재): 보고 대상의 성향을 고려하라

✅ To-do(미래): 보고 대상이 놓인 상황을 고려하라

✅ 시뮬레이션: 보고서를 풍성하게 만드는 이해관계자 피드백

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🔗말 섞기도 싫은 그에게 보고해야 한다...😔 명료하게 보고서 쓰는 법