신입의 일머리를 키우는 '메모노트'

여러분은 회의에 참석했을 때, 메모나 기록을 하시나요? 아니면 조용히 듣기만 하시나요? 기록하는 습관은 생각보다 훨씬 더 중요한 의미를 가집니다.

• 기록 습관은 지식을 습득하는 데 좋은 도구가 되며,

• 그 지식을 더 깊이 이해하고, 구조화하며,

• 자신의 생각을 더해 통찰력으로 이어질 수 있게 합니다.

이처럼 꾸준한 기록 습관은 단순한 기록을 넘어 비즈니스를 기억하고, 이해하고, 응용할 수 있게 도와줍니다.

일을 하면서 이러한 기록 습관을 이어가고 싶다면, '직무노트'를 활용해보세요. 저는 회의나 업무 내용을 정리할 때 쓰는 노트를 '직무노트'라고 부릅니다.

직무노트는 회의 내용 정리, 보고서 작성, 업무 계획 설계, 아이디어 구상 등 상황이나 목적에 맞춰 자신만의 방식으로 기록하는 노트입니다. 노트북이나 아이패드를 활용해 노션에 기록하는 것도 좋고, 수첩이나 종이 노트를 활용하는 방법도 가능합니다.

ⓒ강석태

직무노트는 하나에 모두 기록하기 보다는, 목적과 용도에 따라 나누어 쓰는 것이 좋습니다. 내용이나 목적이 다른 기록을 한곳에 모두 담으면 오히려 기록의 효과가 떨어지기 때문입니다. 

무언가 만들 때 도구를 상황에 맞게 선택하듯, 기록 역시 용도에 따라 노트를 구분하거나 템플릿을 달리하는 것이 중요합니다.

저는 업무 성격에 맞춰 여러 권의 직무노트를 나누어 사용하고 있습니다. 그렇게 정리해온 노트가 지금까지 13년 동안 17권이 되었는데요. 이렇게 목적별로 나누어두면, 필요한 내용을 훨씬 빠르게 찾을 수 있고, 그때그때 응용하기도 훨씬 수월해집니다. 

• 메모노트: 비즈니스 상황을 빠르게 파악하고, 압축된 지식으로 정리할 때

• To-Do 노트: 해야 할 일을 정리하고, 일하는 방법을 설계할 때

• 아이디어 노트: 비즈니스 현장에서 마주친 문제를 해결하기 위한 아이디어를 떠올릴 때

• 문서 습작 노트: 보고서나 기획서를 작성하기 전에 미리 구성해보고 구상할 때

ⓒ강석태

오늘은 네 가지 직무노트 중에서도, 가장 많이 활용되는 '메모노트'를 소개해 드릴게요.

회의록 쓰고 끝? 그건 ‘메모’가 아닙니다

메모노트는 회의나 미팅에서 동료, 상사, 경영진, 고객 등과 나눈 소통 내용을 자신만의 방식으로 정리하는 노트입니다. 직무노트 중에서 가장 사용 빈도가 높고, 수첩이나 스마트 기기 등 다양한 방식으로 활용할 수 있죠.

메모노트, 왜 써야 할까?

메모노트는 단순히 내용을 적는 노트가 아닙니다. 잘 활용하면 방대한 지식을 체계적으로 습득하고, 기획력과 비즈니스 소통 능력까지 키울 수 있습니다. 단순히 회의록을 정리하기 위해서만 메모하지 마세요. 듣고, 생각하고, 말하면서 메모해 보세요. 이런 습관을 꾸준히 반복하면, 어떤 역량이 생길까요?

• 첫째, 복잡한 현상을 본질로 요약할 수 있는 힘이 생깁니다. 상대방이 전달하는 복잡하고 파편적인 정보를 이해하고, 메모를 통해 머릿속에 구조화하면서 자신만의 직무 지식으로 정리할 수 있습니다.

• 둘째, 단순하고 추상적인 개념을 구체화하고 확장하는 능력이 생깁니다. 막연했던 아이디어나 개념이 메모를 통해 점점 구체화됩니다. 평소에 보고서나 기획서 구성에 어려움을 느꼈다면, 이 능력이 꼭 필요할 거예요.

• 셋째, 설득력이 높아집니다. 내가 말하고 싶은 내용을 상대의 관점에서 생각하고, 글이나 말로 설득력 있게 표현하는 힘이 길러집니다.

목적에 따라 달라지는 메모노트

이러한 역량을 길러주는 메모노트는 기록의 목적에 따라 세 가지로 나눌 수 있어요.

1) 기억하기 위해 쓰는 '기록 메모'

• 회의나 미팅에서 나온 주요 내용

• 보고나 회의에서 지시받은 업무 내용 → 이후 To-Do 노트에 정리

• 갑자기 떠오른 생각이나 아이디어 → 이후 아이디어 노트에 정리

2) 방안을 구상하기 위해 쓰는 '기획 메모'

• 아이디어를 발전시키고 다듬기 위한 메모

• 프레임워크를 적용해 생각을 구조화하는 메모

• 비즈니스 이슈와 해결 방안을 도출하는 메모

3) 비즈니스 문서를 만들기 위해 쓰는 '습작 메모'

• 내부 보고용 보고서나 기획서를 위한 메모

• 고객을 위한 제안서나 발표 자료를 위한 메모

• 개인 콘텐츠를 강의하거나 집필하기 위한 메모

여러분의 업무 스타일과 직무에 맞춰서 이 세 가지 유형의 메모노트를 나누어 써보세요. 메모를 목적에 따라 나눠서 쓰면 일을 꼼꼼하고 체계적으로 관리할 수 있습니다. 그중에서도 메모 습관의 시작은 '기록 메모'입니다. 들으면서, 생각하면서, 말하면서 써보세요. 꾸준히 메모하다 보면, 생각하는 힘이 자라나는 걸 직접 경험하게 될 거예요.

메모, 언제 하면 좋을까?

메모는 회의 시간에만 하는 것이 아닙니다. 들을 때, 생각할 때, 말할 때 모두 해야 하죠. 그렇다면 구체적으로 어떤 상황에서 메모를 해야 할까요?

비즈니스 환경에서는 TPO(Time, Place, Occasion)에 따라 메모가 필요한 시점과 접근 방식이 달라집니다. 예를 들어, 팀 주간 회의는 리더와 여러 동료가 참석하는 공식적인 자리입니다. 이런 상황에서는 메모의 초점도 달라져야겠죠. 

TPO는 아래 여섯 가지 측면으로 구분해 볼 수 있습니다. 

• 관계 측면: 누구와 대화하는가? (동료, 상사, 경영진 등)

• 인원 측면: 참석 인원은 몇 명인가? (혼자, 소수, 다수)

• 범위 측면: 어디에서 이루어지는가? (사내, 고객사, 파트너사 등)

• 목적 측면: 어떤 의도로 진행되는가? (정보 공유, 논의, 지시, 설득 등)

• 형식 측면: 공식적인 자리인가, 비공식적인 자리인가?

• 주도 측면: 내가 주도하는가, 아니면 수동적으로 참여하는가?

연차가 올라갈수록 더 많은 사람과, 더 다양한 공식 자리에 참석하게 됩니다. 따라서 주니어일수록 TPO에 맞는 메모 습관을 미리 갖추는 것이 실무에 큰 도움이 됩니다.

그럼, TPO별로 메모가 필요한 시점과 접근 방식을 어떻게 판단할 수 있을까요? 내가 참석하는 회의와 미팅을 '참여 조직(X축)'과 '중요도(Y축)'로 나누어 사분면에 배치해 보세요. 이렇게 정리하면, 업무 종류와 상황에 따라 어떤 회의에서 메모가 더 필요한지 한 눈에 파악될 거예요.

참여 조직과 중요도에 따라 회의를 매핑하고, 그에 따라 메모 방법을 다르게 활용해야 합니다. ⓒ강석태

이 다음 내용이 더 궁금하다면?

✅ 기획, 보고, 제안까지 다 되는 비즈니스 상황별 메모법

✅ 일상에서 메모 실력을 높이는 3가지 방법

퍼블리 가입해서 무료체험으로 다양한 아티클을 만나보세요! 👇

🔗실무를 진짜 내 것으로 만들기 위한 🙌 일잘러의 메모노트 작성법