잘 만든 페이지 하나, 열 장표 안 부럽다

많은 기업에서 1 페이지 보고, 혹은 보고 간소화를 이야기합니다. 그러나 써본 사람은 압니다. 짧게 쓰는 게 오히려 더 어렵다는 걸요. 어떻게 하면 1 페이지 보고서를 더 논리적이고 전달하려고 하는 내용을 더 효과적으로 쓸 수 있을 지 다양한 현업 사례들과 함께 알아보도록 하겠습니다. 

👉 잠깐! 종류별 1P 보고서 미리보기 

1P 보고서가 왜 중요할까요? 

최근 몇 년, 이런 업무 지시를 받아보신 적이 있을 거예요. 

'내용을 한 장으로 정리해 달라.'

많은 기업들을 봐도 이 트렌드는 계속 유지될 것 이라고 생각됩니다. 그렇게 생각하는 이유는 여러가지가 있겠지만, 크게 두 가지로 생각해볼 수 있습니다. 

첫째, 기술의 빠른 발전으로 업무 속도는 과거와 비교할 수 없을 만큼 빨라졌을 뿐 아니라 산업의 경계가 무너지면서 어떤 경쟁자가 나올 지 모르기 때문입니다. 

과거 우리 회사의 경쟁자는 같은 사업군 내의 주요 기업들이 전부였습니다. 그렇지만 최근을 한번 살펴볼까요? 예를 들어, LG U+가 '아이들나라'로 교육업에 진출했고요. 통신사로 알았던 KT도 최근 Digico KT로 AI 기업으로 변화하고 있습니다. 

둘째, 위의 환경적 변화들이 변화하는 시대에 맞도록 빠른 의사결정을 필요하게 만들었습니다. 즉, 여러분들의 리더들은 과거보다 더 많은 영역의 더 많은 내용의 의사결정을 할 수 밖에 없는 상황이 되었다는 것이죠. 

그럼 어떻게 될까요? 당연히 여러분들에게 요구되는 것들도 빠르게 돌아갈 수 밖에 없게 되겠죠. 그렇기 때문에 여러분들의 리더 또한 빠르게 읽고, 의사결정할 수 있게 하는 1P 보고서가 점점 더 중요해질 수 밖에 없습니다. 

1P 보고서는 '이렇게' 다르다

"처음 1 페이지로 보고하라는 말을 들었을 때는 작업할 양이 줄어들어서 좋아했어요. 그런데 실제로 쓰다 보니까 길게 쓰는 것 이상으로 더 어렵더라고요."

1P 보고서에 대해 주변에 물어보면 위와 같이 대답하는 경우를 많이 보았습니다. 그 이유가 무엇일까요? 잘 쓰인 1P 보고서가 갖춰야 할 아래와 같은 특징들 때문입니다.

그런데, 이런 질문을 하실 수 있습니다. '위의 3가지 내용은 일반적인 보고서에도 주의해야 할 점이 아닐까요?' 1P 보고서만의 차별점은 없을까요? 라고 말이죠. 

맞습니다. 위의 3가지 특징은 모든 보고서에도 통용되는 것입니다. 다만, 위의 내용들은 1P 보고서에는 더욱 더 주의하고, 명심해야 합니다.

1 페이지 보고서를 요청하는 많은 이유는 보고 받는 사람이 여러 많은 업무 속 빠른 의사결정을 하기 위함입니다. 그렇기에 당연히 일반 보고서를 작성하는 것 보다는 상대적으로 시간적 여유가 없을 수 밖에 없습니다. 

또한 보고서 분량을 살펴보면, 1P 보고서를 작성할때는 허용된 페이지는 1장* 입니다. 쓸 수 있는 분량은 1장으로 정해져 있는데, 시간이 부족하다면 어떻게 해야 할까요? 가장 중요한 것은 그 페이지를 보자마자 '빠른 시간'에 '보고받는 사람의 요청한 목적에 맞는 내용' 즉, '핵심이 효과적으로 보이게 해야 하는 것'입니다. 그렇기에 일반 보고서 보다 더 논리적으로 내용을 구성해야 하고, 더욱 글은 간결해야 하고, 더욱 가시적으로 보이게 해야 하는 것이죠. 

반드시 알아야 할 한 가지 기준과 세 가지 작성 원칙

1P 보고서에 위의 세 가지 특징을 모두 잘 포함하려면 어떻게 해야 할까요? 여러분이 간과해서는 안 될 한 가지 기준과 세 가지 작성 원칙을 설명해 드리겠습니다.

먼저 질문을 드려볼게요.

지금까지 보고서를 쓸 때, '누가' 보는지를 고려해서 만드셨나요?

지금 이 글을 읽고 계시는 여러분들은 어떠신가요? 설사 '아니오' 라고 생각하셨다고 해도 이 글을 읽고 난 뒤 여러분들의 보고서는 저희와 함께 달라지면 되기 때문에 크게 걱정하지 않으셔도 됩니다.

보고서의 제 1의 기준이자, 반드시 명심하셔야 하는 것은 보고서를 읽는 사람들은 여러분이 아니라, '여러분의 상사'라는 것입니다. 따라서 보고서 작성의 가장 첫 번째 기준 또한 여러분의 상사입니다. 보고서에는 '상사가 원하는 목적'에 맞는 내용이 들어가야 합니다.

여러분의 상사가 요청한 것이 경쟁사 대비 우리 제품의 강점과 약점인지, 의사결정을 위한 판단 근거자료가 첨부되어야 하는지, 빠른 판단이 필요하므로 디자인이 중요하지 않고 단지 팩트만 체크할 수 있으면 되는지 등등. 보고서에는 여러분의 상사가 궁극적으로 보고자 하는 그 내용이 담겨 있어야 합니다.

가끔 작성자 본인이 찾은 내용에 심취해 불필요한 내용이 섞이면서 내용이 산으로 가는 보고서를 종종 봅니다. 저는 그런 분들께 첫 번째로 묻습니다. "이 보고서의 목적이 무엇이라고 생각하나요?"라고요. 

왜냐하면 보고서를 최종적으로 보는 사람은 보고서를 쓰는 여러분이 아니라, 보고서를 보고 의사결정을 하는 상사의 의도 즉, 요청사항에 맞는 정확한 결과물 입니다. 그렇기 때문에, 여러분이 보고서를 쓰기 시작하는 순간부터 제출하는 그 순간까지 명심해야 하는 것인즉 '보고서의 목적'입니다.

다음은 1P 보고서의 세 가지 작성 원칙입니다. 

💎 첫 번째 원칙. 결론부터 말해야 합니다. 
 

새로운 영화가 나오면 2시간의 영화를 약 30초 분량으로 압축해 영화 예고편을 만들어 홍보합니다. 왜냐하면 우리 모두는 그 영화가 처음이기에 짧게라도 그 영화를 소개시켜줘야 예고편을 보고, 보고싶은 사람은 극장에 가서 영화를 볼 것입니다.

보고서도 마찬가지입니다. 보고서를 읽는 사람에게 그 보고서는 처음 보는 것입니다. 그렇기 때문에 이 보고서의 내용을 짐작할 수 있도록 상단에 한두 줄의 문장으로 핵심 내용을 요약해야 합니다. 우리는 그것을 '핵심 문구'라고 이야기합니다. 핵심 문구는 보고서의 내용을 함축적으로 담습니다.

* 핵심 문구 작성법이 궁금하시다면 퍼블리에서 다음의 아티클을 참고해 주세요. 〈한두 줄로 이해시키는 보고서 핵심 문구 작성법〉

💎 두 번째 원칙. 내용의 전개는 큰 것에서 작은 것으로 흐름에 맞게 구성해야 합니다.
 

스피드 퀴즈를 푼다고 가정해 볼게요. 여러분은 답을 맞히는 입장입니다. 두 가지 설명이 여러분을 기다리고 있습니다.

〈설명 A〉

"채소이고, 고구마와 함께 대표적인 농작물로 튀김, 전, 볶음 등 다양한 음식을 할 수 있는 황토색 작물은?"

〈설명 B〉

"황토색인데, 딱딱하기도 하고, 꽃은 하얀색이고, 팩으로 사용하면 미백 기능이 있고, 먹을 수 있는 것은?" 

네, 답은 감자입니다. 설명 A, B 모두 감자를 설명하고 있습니다. 어떤 설명이 더 쉬우셨나요? 대부분 설명 A를 고르실 거예요. 어째서일까요?

설명 A는 큰 이야기(채소)부터 시작해 작은 이야기(튀김, 전, 볶음 등)까지 전달했고, 고구마와 함께 대표적인 농작물이라는 중요한 이야기를 함께 알려주고 있습니다. 반면 설명 B는 모두 감자에 대한 설명이긴 하지만 일정한 흐름 없이 떠오르는 특징을 모두 병렬식으로 나열하고 있습니다.

설명이란 내가 생각하는 것을 상대방에게 분명하게 전달하는 것입니다. 큰 범주를 먼저 설명하고 작은 요소를 이야기할 때 상대방은 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 자세한 설명은 잠시 뒤에 다양한 보고서의 예시를 보면서 함께 말씀드리도록 하겠습니다.

이 다음 내용이 더 궁금하다면?

✅ 세 번째 원칙, 결론부터 말하기

✅ 현업에서 많이 쓰는 1P 보고서의 샘플 엿보기

✅ 현업에서 인정받은 종류별 1P 보고서

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