받은 메일함 999개, 내 업무 효율을 깎아 먹고 있다!

분명 이번에는 깨끗하게 쓰겠다고 다짐했는데, 어느새 메일함이 가득 차버렸습니다. 뉴스레터와 업무 메일은 섞여 있고, 당장 팔로업 해야 할 중요 메일이 뭔지도 모르겠고, '나중에 답장해야지' 생각했다 까먹고, 큰 맘 먹고 정리했다가 정작 필요한 메일까지 삭제해 버리고... 자잘한 스트레스가 한두 가지가 아닙니다.

 게다가 메일은 또 얼마나 자주 확인하는지, 다른 업무를 하다가도 받은편지함에 '1'이 뜨면 홀린 듯이 확인합니다. 저만 그런 게 아닙니다. 사람들은 보통 5.4분에 한 번씩 이메일을 확인한다고 해요. 업무 시간 내내 끊임없이 메일함을 들락날락하는 겁니다. 업무를 잘 하려고 쓰는 메일인데 오히려 방해가 되고 있는 건 아닐까요?

 지금부터 업무 스트레스는 줄이고 효율은 높이는 지메일 정리&활용법을 알려드리도록 하겠습니다.

1단계: 메일 필터링하기

우선, 산만한 메일함부터 어떻게 좀 해봅시다. 업무와 관련이 떨어지는 메일을 정리해 볼 건데요, 메일을 카테고리 별로 나누어 정리하면 좋겠죠.

예를 들어 매일 아침 기본 4~5개씩 쌓여 있는 뉴스레터를 정리해 볼게요. 메일을 분류하기 위해서는 먼저 라벨 설정이 필요해요. 라벨은 폴더와 비슷한 개념으로 생각해주시면 이해가 쉽습니다.

오른쪽 상단에 위치한 설정(톱니바퀴 아이콘) > '모든 설정 보기'를 클릭해 주세요.

라벨 탭에서 '새 라벨 만들기'를 클릭해 주세요.

'새 라벨 이름'에 뉴스레터의 이름을 입력하고 '만들기'를 클릭해 주세요.

라벨을 만들었다면 이제 필터를 적용할 수 있어요. 받은편지함에서 분류할 뉴스레터를 선택한 후 메뉴(︙)에서 '유사한 메일 필터링'을 클릭해 주세요.

 '유사한 메일 필터링'은 해당 메일 주소로부터 오는 메일을 필터링할 수 있게 해 주는 기능입니다.

다음으로 뜨는 창에서 '필터 만들기'를 클릭해 주세요.

이 창에서는 필터에 따라 분류한 메일들을 어떻게 처리할지 설정할 수 있어요.

첫 번째로, 뉴스레터들을 받은편지함에 뜨지 않게 하고 싶다면 '받은편지함 건너뛰기 (보관)'을 체크해 주세요. 이 기능을 사용하면 뉴스레터는 받은편지함에 들어오지 않으니 받은편지함에선 업무 메일만 확인할 수 있겠죠?

두 번째로, '다음 라벨 적용'을 체크하고 아까 만들어뒀던 라벨을 선택해 주세요. 뉴스레터들은 사라지지 않고, 해당 라벨에 보관됩니다.

설정이 끝나면 '필터 만들기'를 클릭해 주시면 됩니다.

짜잔! 이제 뉴스레터를 내가 만들어 둔 라벨 안에서 모아 볼 수 있어요. 평소에는 업무 메일만 확인하고, 뉴스레터를 볼 때는 라벨에 들어가 확인할 수 있어요.

만약 '받은편지함 건너뛰기 (보관)'을 체크하지 않고 '다음 라벨 적용'만 체크한다면 뉴스레터들은 원래대로 받은편지함에서도 볼 수 있고 해당 라벨에서 모아볼 수도 있답니다.

뉴스레터들을 모두 한 라벨에 모아 두어도 되고, 뉴스레터 별로 정리해도 좋아요. 상위 라벨과 하위 라벨을 설정할 수 있기 때문에 '뉴스레터' 라벨 안에 하위 라벨을 만들어 구분할 수 있어요. 폴더 안의 폴더라고 이해하시면 쉬워요.

저는 '뉴스레터'의 하위 라벨로 '퍼블리 뉴스레터'를 만들어 뒀습니다. 뉴스레터 중에서도 퍼블리의 뉴스레터만 모아서 볼 수 있게 된 거죠.

뉴스레터뿐만 아니라 업무 메일도 라벨을 만들어 분류해 두면 훨씬 깔끔해져요. 업무별, 사업별, 부서별, 거래처별로 메일을 분류할 수 있으니까요.

필터 기능에서는 제목, 포함하는 단어(키워드), 제외할 단어, 크기(메일의 용량), 기간, 검색(메일함)에 따라 자유롭게 필터를 만들 수 있으니 필요에 따라 설정하시면 됩니다.

업무 메일이라면 받은편지함에서 바로 확인이 가능해야 하니 '받은편지함 건너뛰기 (보관)' 옵션을 체크하면 안 되겠죠?

2단계: 팔로업 해야 할 업무만 남겨두기

메일 정리의 기본은 '진행 중인 업무 메일만 남겨두기'에요. 이렇게 하면 받은메일함을 투두리스트처럼 사용할 수 있어요. 메일함에 들어갔을 때 내가 해야 할 일을 한 번에 볼 수 있는 것이죠.

진행 중인 업무 메일만 남겨두기 위해 손쉽게 쓸 수 있는 기능은 바로 '보관처리'입니다. 이 기능을 사용하면 당장 필요하지 않은 메일들을 받은편지함에서 보이지 않게 처리할 수 있어요. 해당되는 메일 위로 마우스 커서를 올린 다음 '보관처리' 아이콘을 클릭하기만 하시면 됩니다.

'보관처리'한 메일은 받은편지함에서만 보이지 않을 뿐, 전체 메일함에 그대로 남아있기 때문에 필요할 때면 언제든 검색을 통해 찾을 수 있어요. 당장 필요하지는 않지만 나중에 찾아볼 수도 있는 메일이나 진행이 끝난 업무 메일은 '보관처리' 해두는 것이 좋습니다.

메일을 전체 선택한 후 한 번에 '보관처리'하는 것도 가능해요. 업무가 끝났지만 괜히 삭제했다 문제가 될까 봐 쌓아뒀던 오래된 메일들도 이제 걱정 없이 정리할 수 있겠죠?

이제 업무에 필요한 메일만 받은편지함에 남았는데요. 자, 이런 경우가 있죠. 상대방에게 'n월 n일까지 회신 주세요'라고 메일을 보냅니다. 그럼 상대방에게 회신이 올 때까지 기다려야 해요. 그때까지 내 업무는 없는 거죠. 이럴 때는 해당 메일이 n월 n일까지 받은편지함에서 보이지 않다가, n월 n일이 되면 다시 받은편지함에 짠 나타나면 좋겠죠?

그런 기능이 바로 '다시 알림(스누즈)' 기능입니다. 역시 해당 메일 위에 마우스 커서를 올리면 '다시 알림' 아이콘이 떠요.

그리고 '다시 알림' 기능 위에 마우스 커서를 올리면 '다시 알림 시간'을 설정할 수 있는 창이 떠요. 오늘 중, 내일, 이번 주말, 다음 주에 알림이 오게 할 수도 있고, 직접 날짜 및 시간을 선택할 수도 있어요. 예를 들어 다음 주 주말까지 답장을 해야 하는 메일이라면, 금요일이나 주말에 알림 설정을 해두면 좋겠죠.

위에서 말한 것처럼 내가 답장을 받아야 할 메일에 알림 설정을 해두는 것도 유용해요. 바쁜 상대방에게 마감 시한에 맞춰 리마인드 메일을 보내야 할 수도 있으니까요.

이 다음 내용이 더 궁금하다면?

✅ 3단계: 효율적인 메일 확인 습관 만들기

✅ 부록: 내 시간을 지켜주는 깨알 기능들 (템플릿/단축키/메일취소)

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🔗산만한 지메일을 내 업무 비서로 만드는 방법