업무 계획을 놓치지 않고 잘 해내는 방법

모든 업무엔 기한이라는 게 존재해. 기한에 늦어도 퀄리티를 높이는 게 맞는가 혹은 퀄리티가 좀 떨어지더라도 기한에 맞춰야 하는가 선택해야 한다면 언제나 후자를 택해야 해. 아무리 좋은 내용도 데드라인을 맞추지 못하면 검토할 가치가 떨어지기 마련이니까. 그래서 업무 계획은 정말 중요한 일이라고 할 수 있어.

여기서 계획이라 함은 단순히 A부터 C까지 할 일을 순서대로 나열하는 게 아니라 다음과 같은 것들을 객관적으로 파악해서 계획이 유효할 수 있도록 설계하는 거야.

• 내가 실질적으로 이 일을 하는 데 얼마의 시간이 걸리는지

• 현실적으로 소화할 수 있는지

• 어떤 시간대에 내 집중도가 높은지(낮은지)

이번 아티클은 막내로서 업무 계획을 세울 때 고려해야 하는 사소하지만 중요한 점들을 알려주고자 준비했어. 이 글이 각자의 업무 일지를 개선하는 데 도움이 되길 바랄게. 퍼블리에 접속하면 노션 템플릿을 활용해 나만의 계획표를 만드는 방법도 정리해뒀으니 참고!

'진짜' 시간을 확보하라

일반적으로 계획을 세울 때, 데드라인을 고려해 '할 일 목록(to do list)'을 작성하지. 맞는 방법이긴 하지만 막내에겐 리스크가 있어. 막내는 하루에 갑작스럽게 생겨나는 잡무가 상사보다 훨씬 많고, 여러 상황상 업무 환경과 시간을 통제하기가 어렵기 때문이야.

또한, 어떤 일을 하는 데 어느 정도의 시간이 소요될지 생각하는 것과 실제로 실행하는 데 차이도 큰 편이지. 예를 들어 나는 이틀이면 자료조사를 끝낼 수 있을 거라 생각했지만 다 못할 수도 있거든.

그래서 신입일 때는 그 업무를 수행하는 데 걸리는 시간을 파악하고 계획을 세우는 게 중요해. 실제 소요 시간을 고려해 계획을 세우면 해당 업무를 정해진 시간 내에 완료할 가능성이 높고, 변수도 줄일 수 있기 때문이야. 매일 세운 계획이 흐트러지는 사람이라면 더더욱, 시간이 걸리더라도 자신이 처한 상황을 잘 파악해서 유효한 전략을 찾아가는 일이 필요해.

업무에 소요되는 시간 파악하기

'2시간 동안 C 업무 해야지'가 아니라 'C 업무를 하는 데 얼마의 시간이 드는지' 먼저 확인하자. 막내 때는 일하는 데 얼마나 시간이 걸리는지 감이 없을 수 있어. 실제로 생각한 것보다 더 많이 들 수도, 생각보다 적게 들 수도 있어. 그렇기 때문에 다른 사람들을 똑같이 따라 하기보다 자신을 객관적으로 파악해서 시간을 설계해야 해.

이런 식으로 업무를 시작할 때 시작 시간을 체크하고, 끝날 때 마침 시간을 확인한 후 중간에 다른 일 때문에 소요된 시간은 없는지 빠짐없이 기록하는 게 핵심이야. 이렇게 하면 진짜로 일에 집중한 시간을 알게 돼서 다음에 비슷한 업무를 할 때 참고해 시간을 계획할 수 있어. 

유연하게 일할 수 있게 업무 사이에 시간적 여유를 두자 

오전 9~12시에 집중해서 할 수 있는 중요한 일을 할 일 목록에 적어두었다고 하자. 그걸 온전히 할 수 있는 날을 꼽자면? 그렇게 많지는 않을 거야.

갑자기 다른 걸 조사해야 한다거나, 많은 양의 회의 문서 출력과 준비를 해야 한다거나, 미친 듯이 쏟아지는 전화를 처리해야 한다거나 등등 말이야. 이렇게 시간을 써버리고 나면 그다음부터는 시간에 쫓기듯 급한 마음에 일을 하게 돼. 계획한 대로 일을 하지 못하면 이후에 계획 세우기를 포기하거나 감정적으로 짜증이 나서 업무에 부정적 영향이 갈 수 있어.

그렇기 때문에 계획할 때는 업무 사이에 유동적으로 쓸 수 있는 시간을 마련하는 게 중요해.

이렇게 유동적인 시간표를 만들어두면 심리적으로 안정감을 얻을 수 있어. 언제든 다른 일이 치고 들어올 수 있다는 걸 알고 그에 대비하는 느낌으로 말이야. 쫓기는 게 아니라 앞서가는, 통제 가능한 계획을 세우는 거지.

잡무 시간까지 예상하자 

막내의 하루는 언제나 변동될 수 있기 때문에 일지에 쓰기 애매한 잡무라도 우선은 모두 기록하는 걸 추천해. 잡무를 처리하고 계획표에 완료 표시를 하며 성취감을 느낄 수 있고 실제로 오늘 하루를 어떻게 썼는가 회고하는 데 도움도 되니까.

이런 식으로 목록을 만들어서 회의 준비 시간, 업무 계획표를 수정하고 작성하는 시간 등 회사에서 필요한 개인의 시간을 같이 설계하는 거야. 개인의 취향과 업무에 맞게 실제 할 일 목록에 함께 추가하든지 나처럼 따로 목록으로 관리해도 좋아.

참고로 업무 계획은 출근 후 작성하기보다 퇴근 직전 다음날의 계획을 세우는 걸 추천해. 자연스럽게 오늘 일에 대해 검토하며 더 명확하게 내일 할 일을 정리할 수 있고, 상대적으로 내일 할 일이다 보니 오전에 계획을 적는 것보다 여유 있게, 객관적으로 일정을 정리하는 게 가능하기 때문이야.

상사의 일정까지 고려한 '진짜 데드라인' 파악하기

만약 Z 프로젝트 자료조사를 일주일 안으로 완료해야 한다고 가정해보자. 진짜 제출일은 언제일까? 일주일의 마지막 날일까? 이때 나의 일정뿐만 아니라 팀의 일정을 함께 고려하면 더 효율적으로 계획을 세울 수 있어.

예를 들어, 제출 마지막 날에 피드백을 줄 상사가 외부 일정이 많거나 휴가라고 해보자. 이럴 때 아무 고려 없이 마지막 날에 자료조사 결과를 제출해버리면, 일은 했지만 상사는 제시간 안에 했다고 받아들이기 어려울 수 있어. 검토할 시간이 없기 때문이야.

이런 상황을 방지하기 위해 최소한 마감 이틀 전쯤 초안을 내거나 혹은 전날 드리는 게 좋을지 미리 물어서 일정을 확인하는 게 필요해.

이런 식으로 업무의 표면적인 데드라인과 실질적인 데드라인을 구분해서 일을 진행해야 해. 금요일까지라고 무조건 금요일 퇴근 전 6시까지 내면 되겠지라고 단정하는 게 아니라, 상사가 검토할 시간이 더 필요하진 않을지, 내가 더 일을 빨리해야 하는 건 아닌지 세심하게 생각해보자.

이건 단순히 상사의 일정에 나를 맞추는 게 아니라 더 효율적인 업무를 위해서도 필요한 과정이야. 시야를 조금 넓혀서 상사의 일과 일정도 조금만 고려하면, 내가 섬세하게 일한다는 느낌을 줄 수 있고 같은 보고서라도 더 좋게 보일 수 있을 거야.

이런 긍정적인 눈치력을 키우는 건 막내에게 필요한 일이라고 생각해. 사사건건 그 사람의 기분이 어떨지 눈치 보는 게 아니라, 업무를 하는 상대방의 입장에서 생각하는 눈치력 말이야. 이런 스킬이 회사 생활을 나아지게 만드는 유효한 방법이라고 생각해.

이 다음 내용이 더 궁금하다면?

✅ 명확한 순서를 설계하기

✅ 효과적인 계획을 도와주는 툴 소개 (토글, 노션)

퍼블리 가입 후 7일 무료로 만나보세요! 👇

🔗투두리스트만 열심히 쓰면 될까? 쫓기지 않는 업무 계획 세우기