일주일에 딱 10분! 중요한 업무에 집중하게 만드는 시간 관리법

업무 자율성이 수직 상승하는, 시간 관리법

이번 아티클에서는 아래 3가지에 중점을 두고 저만의 시간 관리법을 소개해드리고자 합니다.

첫째, 빠르게 업무 시간을 기록하는 방법
둘째, 기록한 시간을 시각화하는 방법
셋째, 시각화한 결과물을 보면서 회고하고 업무를 조정하는 방법

이 방법을 사용하면 업무별로 얼마큼의 시간을 사용하고 있는지 현황을 파악하고, 중요 업무에 리소스를 더 투입하는 등의 의사결정을 여러분이 직접 하실 수 있습니다. 또, 이 과정에서 업무 자율성과 시간 운용 능력이 향상된다는 걸 몸소 느끼실 거예요.

제가 그랬던 것처럼 자신의 업무를 측정할 수 없거나 스스로 업무를 조정하지 못해서 답답함을 느끼고 있는 분이라면 딱 일주일만 이 시간 관리법을 먼저 따라해 보시길 추천드려요. 기본 원리를 익히고 어느 정도 익숙해졌을 즈음에 여러분만의 방법을 찾아가시면 좋을 것 같습니다.

시간 관리 STEP 1. 내 업무 시간 촘촘하게 기록하기

첫 번째로 해야 할 일은 현재 사용하는 시간을 기록하는 것입니다. 저희 회사는 기본적으로 구글 캘린더를 사용하고 있어서 저 역시 여기에 시간을 기록하고, 기록한 시간을 스프레드시트로 내보내서 시각화하고 있습니다. 이 때문에 구글 캘린더와 스프레드시트를 기준으로 설명드리는 점 참고 부탁드립니다.

시간은 최대한 촘촘하게 기록하는 게 좋은데요. 이를 위한 3가지 기본 원칙이 있습니다. 그럼 하나씩 살펴볼까요?

1) 미루지 말고, 그때그때 바로 기록하세요

업무에 소요한 시간은 그때그때 캘린더에 입력해야 합니다. 제때 시간을 입력하지 않고 조금이라도 밀리면 시간 기록 자체가 하기 싫어지는 것은 물론이고, 기억에 의존해서 부정확한 시간을 입력할 가능성이 높아집니다.

또, 바로 기록하지 않으면 전에 보냈던 메일이나 메시지 등을 뒤져가며 각 업무에 사용한 시간을 조사해야 되기 때문에 상당한 시간이 들죠. 따라서 나중을 위해서라도 그때그때 기록하는 습관을 들이시는 게 좋습니다.

아래는 제가 캘린더에 시간을 입력하는 방법인데요. 예를 들어서 쉽게 설명드릴게요.

이처럼 업무 실행과 시간 기록을 한 세트처럼 진행하고, 이후 다른 업무를 할 때도 동일하게 적용합니다. 이 방법을 사용하면 큰 시간을 들이지 않고 정확한 시간을 기록할 수 있어요.

물론 처음엔 매번 캘린더에 일정을 등록하고 수정하는 게 번거롭게 느껴지고, 익숙한 방법이 아니라서 자꾸 잊어버릴 수 있습니다. 저도 처음엔 그랬는데요. 하지만 일주일만 꾸준히 따라해 보시면 점차 습관이 된다는 걸 느끼실 거예요.

2) 1분 단위로 기록해야 한다는 부담을 갖지 마세요

앞선 예시로 들었던 A 업무의 시작 시간이 오전 10시가 아니라 10시 3분이라면 어떻게 기록해야 좋을까요? 저는 최소 5분 단위로 시간을 기록하기 때문에 시작 시간을 '10시 5분'으로 기록할 것 같습니다.

1분 단위까지 정확하게 기록해야 한다는 강박을 가지면 수단과 목적이 뒤바뀔 위험이 있습니다. 시간 기록은 내 시간을 잘 회고하고 조정하기 위해서 하는 것이지, 기록 자체가 목적이 아니라는 점을 꼭 기억해 주세요.

최소 시간 단위는 각자 업무 방식에 따라서 자유롭게 설정하시되, 업무에 소요된 시간을 얼추 비슷하게 기록할 수 있도록 정하시길 추천드립니다.

3) 실제로 일한 시간만 기록하세요

하루 8시간을 쉬지 않고 일만 할 순 없습니다. 커피를 사러 나간다거나 잠깐 산책할 수도 있고, 사무실에서 동료들과 주말에 본 영화 이야기를 하면서 수다를 떨 수도 있어요.

이렇게 실제로 일하지 않은 시간은 캘린더에 기록하지 않습니다. 실제로 업무에 사용한 시간만 기록해야 이번 주에 업무에 사용한 시간을 정확히 파악해서 현재 업무가 과중한 상태인지 아닌지, 업무 시간을 효율적으로 사용하고 있는지 등을 판단할 수 있으니까요.

단, 전사 타운홀 미팅이나 1:1 미팅, 동료와의 업무적인 티타임처럼 업무의 일환인 일정은 모두 기록해 주세요. 또한 팀원들과 공유할 목적으로 '자리 비움(개인 일정)'이라고 표시해두었던 것도 다음 스텝으로 넘어가기 전에 모두 삭제해 줍니다.

시간 관리 STEP 2. 업무 시간 시각화하기

1) 구글 캘린더를 스프레드시트(엑셀)로 내보내기
2) 세부 일정 그룹핑하기
3) 피봇 테이블과 차트를 활용해서 시각화하기

시간 관리 STEP 3. 시각화 자료를 통해 현황 파악하기

1) 어떤 업무에 얼마큼의 시간을 썼는지 훑어본다.
2) 내가 집중하고 싶은 업무에 실제로 많은 시간을 쏟고 있는지 확인한다.

시간 관리 STEP 4. 다음 주 계획에 피드백 결과 반영하기

1) '중요 업무 중심'으로 시간 비중을 조정한다.
2) 시간 분배가 필요한지 확인하고, 상사와 커뮤니케이션한다.

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