📌 오늘의 인사이드

• 왜 반복 업무는 사라지지 않았을까 — 변화를 결심한 이유

• 클릭 한 번으로 흐르는 HR 시스템의 시작 — 흐름을 만든 사람

• HR이 흐르는 구조 — 한 치과의 데이터를 바꾼 시스템 설계

• 치과는 10년 느려도, 한 곳이 바꾸면 표준이 된다 — 업계 변화를 이끄는 실무자의 도전

• 기술보다 중요한 건 주도권 돌리기 — 판단은 사람이, 반복은 시스템

 한국에는 치과만 2만 여개가 있습니다. 하지만 그중 관리 서비스를 도입할 정도의 규모 있는 병・의원은 정말 적어요. 작은 규모의 회사가 대부분 그렇듯, 수많은 치과에서도 매일 정신없이 하루가 굴러갑니다. 특히 구성원 대부분이 전문직이다 보니 시스템이나 툴의 도입은 더욱 늦어지기 마련이죠.

 많은 분들이 '치과위생사'를 진료 보조 업무만 하는 직군으로 생각하실 거예요. 저 역시 이분을 만나기 전까지는 그랬습니다. 하지만 실제로는 치과 행정업무까지 도맡아 처리하는 경우가 많아요.

 디앤조이(DenJOY)의 맹준호(이하 해달)님은 치과위생사로 18년간 일하며 반복되는 행정 문제를 온몸으로 체감하셨다고 해요. 이걸 해결하고자 노션을 본격적으로 배우시고, 단 8개월 만에 본인이 터득한 현장 노하우를 접목하여 채용부터 수습평가, 상시근로자 관리까지 자동으로 흐르는 HR 시스템을 구축했어요.

 해달님께서 만든 시스템의 핵심은 단순한 업무 효율화가 아니라, 운영의 주도권을 외부가 아닌 내부로 되돌리는 것이었어요. 세무사에게 물어봐야만 알 수 있던 정보를 클릭 한 번으로 확인하고, 실무자가 직접 판단하고 대응할 수 있는 구조를 만드는 게 목표였죠.

 치과 현장 18년차 실무자가 노션과 Make를 만나 일으킨 작지만 강력한 변화, 사람 중심 자동화의 철학과 실무적 통찰을 함께 파헤쳐보실까요?

왜 반복 업무는 사라지지 않았을까 — 변화를 결심한 이유

Q. 안녕하세요 해달님! 간단히 자기소개 부탁드려요!

 안녕하세요. 치과 운영 현장에서 자동화를 실험하고 있는 디앤조이(DenJOY)의 맹준호, 해달입니다. 18년간 치과에서 진료·교육·운영을 경험하며 사람이 반복 업무에 소모되지 않고, 본업에 집중할 수 있는 환경의 필요성을 느껴왔어요.

 지금은 노션과 Make를 활용해 치과 HR·행정 업무가 스스로 흘러가는 시스템을 만들고 있고, 그 과정에서 얻은 경험을 교육과 컨설팅으로 이어가려고 합니다. 치과가 더 안정적이고 효율적으로 운영될 수 있도록 현장에서 직접 쓰이는 디지털 운영 환경을 만들어가고 있어요.

Q. 사실 전 치과위생사가 진료보조 업무만 하는 줄 알았는데, 행정업무도 많이 보나요?

 많이들 착각하시더라고요. 현장에서는 치과위생사들이 행정업무를 겸하는 경우가 대부분이에요. 제가 치과위생사로 오랜 시간 현장에서 활동하다 보니 HR, 운영 실무에 대한 강의도 해왔고, 이제는 노하우를 살려 치과 HR·운영 실무를 디지털화하고 자동화하는 시스템 구축 분야에서 활동하고 있습니다.

 치과 현장에서는 연차 관리, 출퇴근 기록, 채용, 수습평가처럼 필수적인 행정 업무가 여전히 수작업에 머무는 경우가 많아요. 저는 이런 흐름을 노션을 기반으로 하나로 연결하고, 필요한 곳에는 AI·Make 자동화를 더해 반복 때문에 지치지 않는 환경을 만드는 데 집중하고 있어요.

 노션과 자동화 도구를 정식으로 배우기 시작한 지는 이제 8개월 차지만, 그동안 현장에서 얻은 인사이트를 바탕으로 배우고 실험한 경험들을 시스템으로 풀고 있습니다. 동시에 치과컨설팅 기업과 협업해 실제 운영 시스템을 구축하며 현장 검증을 병행하고 있고요. 이런 과정은 1인 기업으로 세운 디앤조이(DenJOY)를 통해 풀어나가는 중이죠. 또한 노다의 방주 1기로 활동하며, 약 100명의 동료들과 함께 노션과 자동화를 실험하고, 서로 배움을 나누며 성장하는 중입니다.

Q. 진료보조에 행정 업무까지… ‘반복에 지치지 않는 환경’을 왜 계속 언급하시는지 알겠네요.

 약 20년 가까이 일하며 치과 현장에서 반복되는 문제들을 직접 겪어왔어요. 특히 2010년 중간관리자 역할을 맡게 되면서 ’일에 시스템이 필요하다’는 생각이 들기 시작하더라고요.

 누군가 한 명만 자리를 비워도 일이 흔들리고, 뒷수습과 제 업무를 함께 병행하며 하루를 정신없이 보내면 다음날도 똑같이 반복됐죠. 거기다 연차나 출퇴근, 수습평가 등, 대부분의 HR·행정 업무를 수기로 처리하다 보니, 수시로 들어오는 질문과 교차 검증을 해도 발생하는 실수 덕분에 업무 집중력도 자주 분산됐고요. 그럴 때마다 ’이 시간과 에너지를 환자 케어에 더 쓸 수 있다면, 내 실력이 올라가고 몸값도 좋아질텐데…’하는 생각을 많이 하게 됐습니다.

Q. 그럼 노션을 업무와 개인 커리어 둘 다 잡기 위한 장치로 생각하고 시작하신 거네요?

 네, 실제로 올해 3월에 노션을 본격적으로 배우게 되면서 많은 것들이 달라졌어요. 전에도 노션을 쓰긴 했는데 흔히 말하듯이 ‘메모장’으로만 썼거든요. 그런데 데이터베이스의 개념을 알고, 관계형으로 연결하고, 흐름을 설계하면서 신세계를 보았습니다. 운영 자체를 자동으로 움직이게 할 수 있다는 걸 깨달았다고 할까요?

 그때부터 치과의 HR·운영 업무가 하나의 흐름으로 이어지는 시스템을 만드는 데 집중하고 있습니다. 제가 필요하다고 생각했던 부분을 중점적으로 구현하고 있는데요, 연차 신청이 들어오면 자동으로 누적되고, 출퇴근 기록을 확인해주는 사람이 더 이상 필요하지 않고, 수습평가 결과는 AI가 정리해주는 환경을 만들었어요. 15년 전에는 막연하게 ‘시스템이 필요하다’고만 생각했지 액션을 하진 못했는데, AI와 다양한 도구들을 배워가는 지금은 그 때 했던 막연한 바람을 실현시키고 있어요. ‘필요성’을 인지하자 마자 해결하는 재미에 맛들린 상태입니다.

Q. 올해 3월이면… 8개월 정도밖에 안 지났네요? 짧은 기간동안 어떤 식으로 노션을 익히신 건가요?!

 노션 자체는 꽤 오래전부터 쓰고 있었어요. 한 3년 정도? 사실 DB도 쓰긴 했는데, 지금처럼 쓴 게 아니라 단순한 표 수준으로 사용했습니다. 그러다가 ‘자동화’에 꽂히고서 '노다의 방주'를 알게 됐어요. 이전에 여기서 인터뷰하셨던 노션다움님께서 진행하시는 건데, 그걸 신청하고 수업을 들으면서 노션이 단순한 기록을 넘어 운영을 본격적으로 바꿀 수 있는 도구라는 걸 경험하게 됐죠.

 그런데 그때 저는 치과 실무자, 컨설턴트, 교육회사 업무지원까지 세 가지 일을 동시에 하고 있었어요. 자동화와 데이터베이스 설계 같은 새로운 개념들을 제대로 익히기엔 시간이 턱없이 부족했고, 머리로는 따라가고 싶은데 현실이 받쳐주지 않는 느낌이었어요.

 그래서 고민하다 두 가지 일을 과감하게 정리하고, 노션과 Make를 중심으로 운영 자동화를 배우는 데 집중하기로 결정했어요. 시간을 확보하기 어렵기도 했고, 무엇보다 저는 부지런한 타입이 못되거든요. 그래서 적당한 속도로, 틈틈이 배우며 시간을 보내기보다는 아예 방향을 하나로 정하고 집중해야겠다는 생각이 들었습니다.

 그리고 후회하지 않아요. 오히려 하나만 몰두하면서 '노션과 자동화를 내 것으로 만드는 한 해'라는 목표를 세울 수 있었고, 결심한 이후로는 배움의 속도도, 시도하는 범위도 완전히 달라졌습니다. 덕분에 저 스스로 배운게 정말 많고, 배움의 과정을 신나게 즐기고 있는데다가, 오히려 다양한 기회들을 마주하고 있죠. 여기 이렇게 나오게 된 것도 마찬가지고요.

클릭 한 번으로 흐르는 HR 시스템의 시작 — 자동화의 역할

Q. NiN터뷰는 현장에서 생산성 노하우를 가진 분의 이야기를 풀어내니 저희가 만난 건 당연한 결과가 아닐까요:)? 그런 의미에서 시스템의 가능성을 언제 확실하게 느끼셨는지 궁금해요!

 노션 기반 시스템의 가능성은 수업을 받아 ‘채용 관리 시스템’을 만들기 시작하면서 바로 느꼈어요. HR 담당자라면 다들 아실 거에요. 사람 한 명을 뽑을 때도 해야 할 일이 정말 많습니다. 이력서 확인, 연락, 면접 일정 조율, 서류 수집, 근무 조건 안내까지… 치과라고 다르지 않거든요. 그런데 이곳은 ‘치료’가 메인인 곳이라, 행정에 신경 안 쓰시는 경우가 많다 보니, 이 과정들이 대부분 메신저나 종이, 수기로 흩어져 관리되곤 하죠.

 그래서 이 흐름을 노션으로 만들어 봤습니다. 지원자가 정보를 입력하면 자동으로 데이터가 기록되고, 이력서 검토 결과에 따라 버튼 한 번으로 면접 안내가 발송되고, 면접 일정도 노션 폼을 통해 조율할 수 있게 했습니다. 입사 확정 이후에는 근로자 명부로 자연스럽게 연결되도록 흐름을 설계했죠.

 이걸 실제로 돌려보니 사람이 하던 반복적인 일들이 ’클릭 한 번’으로 바뀌는 순간들이 생기더라고요. 그때 확신했어요. 이건 단순히 편해지는 정도가 아니라, 치과의 의사결정과 운영 구조까지 바꿀 수 있겠다고요.

Q. HR 영역을 자동화의 첫 타깃으로 잡은 이유가 있나요?

 HR 영역이 가장 먼저 눈에 들어온 건 단순했어요. 치과에서 가장 자주 발생하고, 가장 반복적이고, 가장 사람의 감정 소모가 큰 업무가 바로 인사 관리였기 때문입니다. 연차, 출퇴근, 수습평가, 급여 정보 관리처럼 직원과 직접 연결되는 업무들은 잘만 돌면 아무 일도 일어나지 않지만, 조금만 어긋나도 바로 문제가 드러나는 영역입니다.

 저는 그 상황을 누구보다 잘 알고 있었기에 가장 먼저 개선하고 싶은 마음이 컸어요. HR은 직원의 경험과 만족도와도 직결됩니다. 행정이 투명하고 흐름이 자연스러우면 직원들도 ‘이 치과는 나를 존중해준다’는 느낌을 받을 수 있으니까요.

 결국 HR을 첫 타깃으로 잡은 이유는 제가 하고 있는 업무 중 시스템화 했을 때, 가장 자주 쓰이고, 가장 고생하고, 가장 큰 변화를 줄 수 있는 영역이 바로 그곳이라 생각했기 때문입니다.

Q. 그렇게 HR 영역을 자동화해보시니까 어떠셨어요? 어떤 순간에 만족하셨을지 궁금해요.

 아무래도 연차와 업무 시간 관리에요. 연차나 연장 근무같은 경우에는 수입과 연관이 있어 가장 민감한 업무 중 하나거든요. 사람마다 1년에 개수가 10개는 넘으니 사용 빈도가 높고, 업무가 많아 연장 근무를 하거나, 추가 근무를 할 때, 이 시간이 어느정도였는지 사람마다 약간씩 다르게 기억할 수 있습니다. 그리고 이런 차이는 감정 소모로 이어질 수 있는 영역이죠.

 직원이 받은 금액을 보고 왜 이렇게 계산됐는지 물어보거나, 본인 남은 연차 개수를 물어보면 저는 엑셀을 열고 신청서류를 확인해야 했어요. 마음 속으로는 ‘지금 바빠 죽겠는데.. 왜 본인 연차관리를 나한테 물어보는거야!?'라는 분노가 올라온 날도 있었죠.

 결국 누군가의 기억이나 손에 의존한 운영은 언제든 불편한 감정을 만들 수 있다는 걸 오랜 시간 경험해왔어요. 그래서 저는 연차와 오버타임 같은 업무일수록 '사람이 OOOO 정확하게 OOOO' 구조를 만들어야 한다고 생각합니다.

……

노션 질문! 노션 무물보! 뭐든 물어보세요!

인터뷰, 템플릿 소개, 뉴스레터 기고 등 다양한 협업에 열려있습니다:)