오늘의 인사이드

• ‘기록해야 한다’는 부담없이, 흐름만 이어가는 법

  • 여름엔 ‘완벽한 시스템’보다 ‘그냥 쓰는 공간’이 필요합니다.

  • 휴가 때 떠오르는 아이디어는 ‘관리’가 아니라 ‘포착’이 중요해요.

  • 다시 돌아올 수 있도록 ‘잊지 않을 만큼만’ 써두기

• 안 써도 괜찮은데, 열게되는 메모장 템플릿

 할 일이 많은데 자꾸 딴짓하게 되는 날이 있어요. 하나하나 중요하지 않은 건 아니지만, 막연하게 쌓이기만한 체크리스트 무덤에 어디서부터 손을 대야 할지 모르는 순간에 특히 그렇죠. 리스트를 열어두기만 하고, 아무 것도 못 건드리다가 시간이 하염없이 가곤 해요. 이런 경험, 혹시 있지 않으신가요?

 이럴 땐 To-do리스트의 문제가 '양'보다 구조에 있을지도 몰라요. 정리용으로 만든 To-do지만, 무작정 쌓여있는 모습에 오히려 시작이 어려워지는 거죠. 무슨 일이든 시작이 반이라고 하는 만큼, 우리의 To-do리스트가 나의 업무 시작을 도울 수 있다면 어떨까요? 체크리스트는 계획을 정리하는 도구이기도 하지만, 동시에 실행을 이끌어내는 도구가 되어야 하거든요.

 이번 뉴스레터에서는 To-do를 '당장 손이 가게끔' 리디자인 하는 방법을 소개합니다. 어차피 줄지 않는 할 일이잖아요? 지금 할 수 있는 일부터 보이게 바꾸는 구조로 바꾸면, 실행이 시작됩니다.

 계획보다 '움직임'을 설계하는 체크리스트 구조

 리스트를 열었는데 할 일이 모니터 밖을 빠져나갈 정도로 쌓인 걸 본 적이 있으신가요? 분명 정리를 위해 만든 건데, 오히려 압박감만 늘어나는 상황이죠. 우리는 할 일을 적어두면 뭔가 정리된 기분이 들지만, 정작 실행할 때는 어디서부터 시작할지 다시 고민해야 하는 상황에 놓여요. 이유는 간단해요. 리스트가 정보 저장소 역할만 하고, '실행 가이드' 역할은 하지 못하는 거죠. 특히 컨디션이 좋지 않거나 집중력이 떨어지는 날에는 리스트를 보는 것만으로도 피로감이 몰려와요.

 특히 루틴이 깨진 직후나, 회복기에는 리스트가 감정적 압박이 됩니다. 평소라면 술술 해낼 수 있는 일들이 리스트에 가득 차 있으면, '이걸 언제 다 하지?'라는 부담감부터 생겨요. 실제로는 하나씩 차근차근 하면 되는 일들인데, 시각적으로 모여있으니 압도당하는 느낌이 드는 거예요. 예를 들어 컨디션이 좋지 않은 주말에 '집 정리, 운동, 독서, 요리...' 이런 리스트를 보면 하나도 손이 안 가더라고요. 각각은 어려운 일이 아닌데, 전체를 보니까 막막해지는 거죠.

내용을 구체적으로 적으면 보기만 해도 막막한 리스트 대신, 실행하는 맛이 나는 체크리스트를 얻게 될 거에요. (제작: 넛쥐+recraft.ai)

 이럴 땐 정리된 리스트보다 한 개라도 바로 할 수 있는 동선이 중요해요. 많은 사람들이 '무엇을 할지'에만 집중하지만, 정작 중요한 건 할 일 자체를 어떻게 적느냐에요. '공부하기'보다는 '교재 20페이지만 읽기’, '운동하기' 대신 '유튜브 보면서 10분 스트레칭', 이런 식으로 할 일을 처음부터 구체적으로 적는 거예요.

 그리고 데이터베이스에 '소요시간' 속성을 하나 만들어서 5분, 15분, 30분 태그를 만들어두고, 지금 내가 가진 시간에 맞는 일만 보이게 하는 거예요. 여기에 더해 체크박스를 체크하는 순간, 완료된 항목이 자동으로 아래로 내려가거나 회색으로 바뀌게 설정해보세요. 남은 할 일만 선명하게 보이면서 부담감도 확 줄어들어요.

 결국 체크리스트의 진짜 목적은 '기록'이 아니라 '실행'이에요. 그러니 ‘이거라면 할 수 있겠네’하는 마음이 들도록 만들어보세요.

노션 활용 TIP 

• 할 일을 구체적으로 적고 소요시간 태그 추가하기: '5분', '15분', '30분' 등의 태그를 멀티셀렉트 속성으로 만들어두고, 할 일을 적을 때 '거실 테이블 정리(10분)' 처럼 예상 시간까지 함께 적어보세요. 그러면 지금 가진 자투리 시간에 맞는 일만 필터로 골라볼 수 있어요.

• 체크박스와 필터 조합으로 완료된 일 자동 숨기기: 필터에서 체크박스를 '체크 표시되지 않음'으로 설정하면 완료된 할 일은 자동으로 사라지고 남은 일만 보이게 됩니다. 부담스러운 긴 리스트 대신 깔끔한 화면을 유지할 수 있어요.

• 일반 페이지에 체크박스 블록으로 간단 리스트 만들기: []를 입력하고 스페이스를 누르면 체크박스가 바로 생성돼요. 복잡한 데이터베이스 말고 그냥 일반 페이지에서 빠르게 할 일을 적고 체크하는 방법도 있는 거죠. 가장 간단하지만 사람에 따라 의외로 오래 지속되는 방법입니다.

노션 Deep Inside: 심리적 부담을 줄이는 리스트 설계법 

• ‘이제 할 수 있는 딱 하나’가 명확해지도록 돕는 시퀀싱 기법 (출처: Learning Loop)

• 인지 과부하와 체크리스트 압박 (출처: Structural Learning)

• 마이크로 태스크의 실행 효과 (출처: Click up)

  중요도와 긴급도는 할 일을 분류하기 위해 유구하게 사용해 온 기준이에요. 다만 실행할 때는 '지금 할 수 있는 일'이 무엇인지가 더 결정적인 변수가 되고는 합니다. 아무리 중요하고 긴급한 일이라도 지금 내 상황이 맞지 않거나 기력에 따라 당장 실행할 수 없기도 하니까요. 집중력이 필요한 일과 피곤해도 할 수 있는 일이 다르고, 혼자 할 수 있는 일과 다른 사람이 필요한 일도 다르잖아요. 그래서 중요도·긴급도로 실행을 유도할 수 없다면, 'OO OOO'을 추가로 고려한 이중 필터링이 필요해요.

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