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📌 오늘의 인사이드

• 분산된 정보, 갈라진 팀: 협업 갈증을 해결하라

  • 작업 현황부터 일정까지, 노션이 한곳에 모은다

  • 미팅 자동화와 아이디어 뱅크 연결하기

  • OKR과 칭찬 문화로 팀 케미 지키기

• 팀 빌딩부터 피드백까지, 통합 프로젝트 관리 템플릿

 코로나19를 겪으면서 많은 변화가 있었죠. 그 중 하나가 업무 환경이에요. 개인 뿐 아니라 팀에서도 모여 일하는 날보다 각자의 공간에서 일하는 날이 훨씬 많아졌어요. 실제로 미국에서는 코로나19 이전에 약 5.7%가 재택을 했는데, 2020년도에는 17.9%로 증가하고, 작년 11월에는 26%가 완전 재택근무 모델을, 55%는 부분 재택근무(하이브리드) 근무 모델을 사용하고 있다고 해요.

 업무 시간과 장소의 경계가 흐려지고, 팀원들은 서로 다른 시간대와 환경에서 일하는 모습이 사회에 자리를 잡고 있는 거에요. 덕분에 자율성과 유연성은 높아졌지만, 동시에 팀 소통과 협업에 새로운 과제를 안겨주었습니다. 메시지가 여러 채널에 흩어지고, 중요한 결정사항이 제대로 공유되지 않으며, 프로젝트 진행 상황을 파악하기 어려워지니 팀 활동에 혼란이 생긴 거에요. 그럼에도 하이브리드 근무가 더욱 확산되고 있는 이유는, 분산된 협업 문제도 효과적으로 해결할 수 있는 다양한 방법이 이미 존재한다는 뜻이죠.

 성공적으로 재택 근무를 적용한 팀들의 공통점은 명확해요. 화상 회의 도구에만 의존하지 않고, 팀의 지식과 업무를 체계적으로 연결해주는 통합 시스템을 갖추고 있다는 점이에요. 정보가 흩어지지 않고, 누구나 필요할 때 접근할 수 있으며, 업무의 맥락이 명확하게 유지되는 환경을 만든 거죠.

 협업 환경을 구축하는 데 통합 관리 섹션을 구상하고 있다면, 노션(Notion)이 적합해요. 노션은 문서, 데이터베이스, 프로젝트 관리, 위키까지 모든 것을 연결할 수 있고, 댓글 기능과 멘션을 통한 실시간 소통도 가능해요. 더 나아가 아사나, 구글드라이브 등 다른 툴과의 연동해서 한 눈에 확인이 가능하면서도, 슬랙 연동으로 업데이트나 멘션에 대한 알림을 즉시 받을 수도 있죠. 거기다 팀의 필요에 맞게 시스템을 유연하게 조정할 수 있는 노션은 하이브리드 환경에 특히 적합합니다.

 이번 뉴스레터에서는 하이브리드 워크 환경에서 노션을 활용해 팀 소통과 협업을 강화하는 방법을 알아보겠습니다. 프로젝트 관리부터 미팅 자동화, 피드백 시스템 구축까지 노션으로 팀 협업을 혁신하는데 도움이 되면 좋겠어요.

분산된 정보, 갈라진 팀: 협업 갈증을 해결하라

 하이브리드 환경에서 가장 큰 도전 중 하나는 프로젝트 정보의 분산을 관리하는 거에요. 목표는 슬랙에서 논의하고, 일정은 구글 캘린더에 기록하며, 세부 작업은 트렐로나 애자일 도구에서 관리하는 경우가 많습니다. 문제는 정보가 여러 플랫폼에 흩어지면 팀원들은 전체 그림을 파악하기 어렵고, 맥락이 손실되며, 중요한 정보를 놓치기 쉽다는 점이죠. 특히 새로운 팀원이 합류했을 때, 이 모든 도구와 정보를 이해하도록 가르치는 온보딩 과정에 상당한 시간이 소요됩니다. 결국 정보가 분산된다는 사실 하나만으로 팀의 속도와 효율성이 떨어지게 돼요.

 노션의 가장 큰 강점은 논의와 일정 관리, 프로젝트와 태스크 관리를 한 번에 할 수 있다는 점이에요. 즉, 분산된 정보를 하나의 연결된 시스템으로 통합할 수 있다는 거죠. 노션에서는 데이터베이스와 관계형 속성을 활용해 프로젝트의 목표, 일정, 담당자, 진행 상황, 관련 문서 등을 유기적으로 연결할 수 있습니다.

 프로젝트 데이터베이스를 중심으로 마일스톤, 태스크, 회의록, 리소스를 연결하면, 팀원들은 프로젝트의 전체적인 흐름을 한눈에 파악할 수 있게 돼요. 대시보드 기능을 활용하면 팀의 현재 우선순위와 진행 상황을 실시간으로 시각화할 수 있어, 물리적으로 떨어져 있어도 모두가 같은 페이지에서 일할 수 있게 됩니다.

 통합 시스템을 갖추는 것만으로 하이브리드 팀의 협업 방식을 근본적으로 변화시킬 수 있어요. 프로세스를 떠올려볼까요? 프로젝트 초기 단계에서는 목표와 범위를 명확히 정의해야 하죠. 이후 세부 작업으로 분류하여 팀원들에게 할당해야 합니다. 이후 운영 단계에서는 각 작업의 진행 상황을 실시간으로 업데이트하여 팀 전체에 공유해야 하죠. 노션은 이 모든 프로세스 전체를 한번에 관리할 수 있어요.

 예를 들어, 마케팅 캠페인 프로젝트에서 콘텐츠 제작, 디자인, 배포 단계를 한눈에 볼 수 있고, 각 단계별 담당자와 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있습니다. 노션을 앱으로 깔면 구축된 시스템을 비동기 작업 환경에서도 활용할 수 있어요. 팀원들이 다른 시간대에 일하더라도, 노션에 기록된 정보를 통해 맥락을 이해하고 자신의 역할을 명확히 인식할 수 있기 때문이죠.

노션 활용 TIP

• 프로젝트 마스터 데이터베이스 구축하기: 모든 프로젝트를 통합 관리하는 마스터 DB를 만들고, 각 프로젝트별로 하위 페이지를 연결하세요. 프로젝트명, 우선순위, 상태, 담당자, 마감일 등의 속성을 추가하면 다양한 뷰로 정보를 필터링하고 정렬할 수 있습니다.

• 관계형 속성으로 작업-담당자-일정 연결하기: 프로젝트와 태스크 데이터베이스를 관계형 속성으로 연결해서, 한 곳에 업데이트하면 연결된 모든 곳에 반영됩니다. 특히 담당자가 변경되거나 일정이 조정될 때 정보의 일관성을 유지할 수 있습니다.

• 대시보드로 핵심 정보 시각화하기: 진행 중인 프로젝트 수, 마감이 임박한 작업, 팀원별 업무량 등을 차트와 진행바로 시각화하면 팀 전체의 현황을 직관적으로 파악할 수 있습니다. 특히 '이번 주 집중할 태스크'와 '지연된 작업' 섹션을 추가하면 우선순위 관리에 도움이 됩니다.

노션 Deep Inside: 하이브리드 팀의 비밀 병기

• 노션 공식 협업 회사 사례 모음집 (GS건설, 효성, 당근 etc) (출처: 노션 공식 홈페이지)

• 팀에 적합한 프로젝트 선택법 (with 12가지 프로젝트 관리 방법론) (출처: 아사나)

• 노션 수식으로 만든 17가지 진행바 디자인 (출처: redgregory)

 업무 시, 미팅은 흔히 가장 비효율적인 요소로 지목돼요. 준비 없이 진행되는 회의, 명확한 결론 없이 끝나는 토론, 참석자들의 시간대 조율 문제 등 여러 이슈가 생기거든요. 특히 온라인과 오프라인 참석자가 혼합된 미팅에서는 정보 불균형이 발생하기도 하죠. 또한 미팅에서 논의된 아이디어나 결정사항이 제대로 기록되지 않아 후속 조치가 이루어지지 않는 경우도 많습니다. 미팅 시 발생하는 비효율은 팀의 시간을 낭비할 뿐만 아니라, 팀원들의 참여도와 만족도를 낮추는 원인이에요.

 노션으로 통합 시스템을 구축하면 미팅의 준비부터 진행, 후속 조치까지 전체 프로세스를 체계화할 수 있어요. 미팅 템플릿을 만들어 의제, 참석자, 목표를 사전에 명확히 설정하고, 모든 팀원이 미팅 전에 자신의 업데이트 내용을 미리 작성할 수 있습니다. 특히 통합 시스템 덕분에 노션에 적어둔 자료를 끌고와, 또다른 차트나 도표 등의 데이터로 가공할 수 있죠.

 미팅 중에는 실시간 협업 기능을 활용해 모든 참석자가 동시에 문서를 편집하며 핵심 내용을 기록할 수도 있고요. 가장 중요한 것은 미팅에서 도출된 액션 아이템을 To-do 데이터베이스에 자동으로 연결하여, 논의에서 실행으로 원활하게 이어지도록 하는 시스템을 구축할 수 있다는 사실이에요.

 미팅이 정해진 때부터 애프터 액션까지 정하는 일련의 미팅 자동화 시스템은 한 곳에 기록이 모여있기에 하이브리드 환경에서 특히 효과적이에요. 예를 들어, 아이디어 뱅크 DB를 만들어 팀원들이 제안을 등록하면, 자동으로 미팅 DB와 연동시켜 '다음 미팅 의제' 섹션에 연결되도록 설정할 수도 있어요. 미팅 전부터 팀원들이 해당 아이디어를 미리 확인하고 의견을 남길 수 있어, 회의 시간에 더 풍부하고 심도 있는 논의가 필요한 항목에 집중할 수 있습니다. 미팅 후에는 결정된 사항과 다음 단계가 명확히 기록되어 모든 팀원이 참조할 수 있고요.

 또한 미팅 노트를 데이터베이스로 관리하면 시간이 지나도 중요한 결정사항이나 논의 내용을 쉽게 찾아볼 수 있어, 팀의 지식이 축적되는 효과가 있어요. 결과적으로 미팅 시간은 줄이면서도 더 효과적인 소통과 의사결정이 가능해지는 거죠.

노션 활용 TIP

• 미팅 템플릿 표준화하기: 정기 미팅별로 템플릿을 만들어 의제, 참석자, 목표, 준비사항, 회의록, 액션 아이템 섹션을 포함하세요. 특히 미팅 시작 전 모든 참석자가 자신의 업데이트를 미리 작성하는 섹션을 추가하면 미팅 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

• 액션 아이템 자동 연결 시스템 구축하기: 미팅 노트에서 할당된 태스크를 팀 태스크 데이터베이스에 자동으로 연결하는 시스템을 만드세요. '@멘션'과 관계형 속성을 활용하면 책임자와 마감일이 명확하게 지정된 작업이 자동으로 생성됩니다.

• 미팅 아카이브 검색 가능하게 만들기: 모든 미팅 노트를 데이터베이스로 관리하고, 키워드, 날짜, 프로젝트, 참석자로 필터링할 수 있게 설정하세요. 갤러리 뷰와 타임라인 뷰를 추가하면 시간에 따른 논의 흐름을 파악하기 쉬워집니다.

노션 Deep Inside: 피곤한 미팅을 바꾸는 노션 시스템

• 효율적으로 동기/비동기 미팅을 진행하는 방법 (출처: flexwork)

• 미팅의 효과/ROI 측정 및 극대화 방법 (출처: clickup)

• 미팅 템플릿 갤러리 (출처: 노션 공식 마켓플레이스)

 하이브리드 환경에서 가장 어려운 과제 중 하나는 팀 문화, 특히 피드백과 동기부여 시스템을 유지하는 거죠. 물리적으로 함께 있을 때는 자연스럽게 이루어지던 인정과 피드백이 원격 환경에서는 놓치기 쉽거든요.

 즉각적인 반응이 없으면 팀원들은 업무의 진척을 느끼지 못해 불안해하거나, 자신의 기여가 인정받지 못한다고 느끼거나, 성장을 위한 피드백을 충분히 받지 못한다고 생각할 수 있어요. 팀의 목표와 개인의 성과가 명확하게 연결되지 않으면 동기부여가 어려워지니, 결국 팀 참여도 저하와 이직률 증가로 이어질 수 있는 중요한 문제인 거에요.

 노션은 프로젝트 관리뿐 아니라, 피드백 시스템과 동기부여 메커니즘까지 함께 설계할 수 있는 툴이에요. 예를 들어, 개인과 팀이 이루고 싶은 목표를 세우고, 그 목표를 어떻게 달성했는지를 수치로 확인하는 OKR 방식으로 업무를 정리하면, 방향성과 진척도를 한눈에 파악할 수 있죠.

 여기에 정기적인 커피챗, 팀 회고, 360도 피드백 등 다양한 피드백 프로세스를 노션 내에 체계화할 수 있어요. 특히 '칭찬 데이터베이스'나 '성과 인정' 시스템을 구축하면, 팀원들의 기여를 가시화하고 축하하는 문화도 만들 수 있죠.

 예를 들어 주간 업무 보고 대신 주간 회고를 진행한다면, 팀원들은 서로의 성취를 인정하고, 배운 점을 공유하며, 개선이 필요한 부분에 대해 솔직하게 논의할 수 있을 거에요. OKR 시스템을 적용한다면, 모든 팀원이 큰 그림을 이해하고 자신의 역할이 어떻게 팀 목표에 기여하는지 명확히 볼 수 있게 될 거고요.

 투명한 피드백 문화가 구축되면 팀원들의 소속감과 책임감을 높이고, 지속적인 성장과 개선을 촉진할 수 있어요. 결과적으로 물리적 거리에도 불구하고 강력하게 연결된 팀을 만들어낼 수 있게 되는 거죠.

노션 활용 TIP

• OKR 데이터베이스 구축하기: 회사, 팀, 개인 수준의 OKR을 연결된 데이터베이스로 관리하세요. 상위 목표와 하위 측정 지표를 명확히 설정하고, 진행 상황을 시각적으로 표시할 수 있습니다. 프로젝트 데이터베이스와 연결하면 일상 업무가 어떻게 큰 목표에 기여하는지 볼 수 있습니다.

• 체계적인 회고 시스템 만들기: 주간 또는 격주 회고를 위한 템플릿을 만들고, "잘한 점", "개선할 점", "배운 점", "다음 단계" 섹션을 포함하세요. 이 회고록을 데이터베이스로 관리하면 시간에 따른 팀의 성장과 변화를 추적할 수 있습니다.

• 칭찬 & 인정 시스템 도입하기: 팀원들이 서로의 기여를 인정하고 감사를 표현할 수 있는 데이터베이스를 만드세요. 이 데이터베이스에는 칭찬 내용, 관련 프로젝트, 핵심 가치 태그 등을 포함할 수 있으며, 갤러리 뷰로 표시하면 팀 페이지에서 모두가 볼 수 있는 "칭찬게시판"을 만들 수 있습니다.

노션 Deep Inside: 팀을 묶어주는 피드백·동기부여 시스템

• 효과적인 OKR 설정과 추적 가이드 (출처: slingshot)

• 피드백을 온전히 받게 하기 위한 심리적 안전감 구축 방법 (출처: GS칼텍스)

• 하이브리드 팀을 위한 비동기 회고 프로세스 (출처: 똑개)

팀 빌딩부터 피드백까지, 통합 프로젝트 관리 템플릿

 앞서서 말한 여러 시스템을 보면 하나를 구축하는데만 해도 시간이 꽤 걸릴 거에요. 어디서부터 시작해야 할지, 어떤 구조가 가장 효과적일지도 엄청 고민이 되죠. '우리에게 맞는' 시스템을 찾기 위한 방법 중 하나로, 기존의 모범 사례를 활용해보라고 말씀드리고 싶어요.

 노션이 업무용 협업툴이라고 하는 만큼, 팀 빌딩, 프로젝트 관리, 미팅 운영, 피드백 시스템에 이르기까지 하이브리드 환경에 최적화된 다양한 템플릿이 존재하거든요. 템플릿을 기반으로 팀의 특성과 요구에 맞게 조금씩 조정해 나간다면, 훨씬 빠르고 효과적으로 협업 시스템을 구축할 수 있을 거에요. 하이브리드 팀의 협업을 강화하는 데 도움이 될 템플릿을 소개드려요.

• 프로젝트>세부 목표>할 일, 3단계로 나뉘어진 OKR 템플릿에 가까워요.

• 담당자를 표시하고, 프로젝트 현황을 공유하는데 특화돼 있습니다.

• 메인 페이지에서는 현재 써놓은 모든 항목을 볼 수 있으나, 각 페이지 안에는 연관된 세부 항목만 볼 수 있습니다.

• 즉, 프로젝트 페이지에서는 연관 세부 목표를, 세부 목표 페이지 안에선 연관 할 일 목록을 볼 수 있습니다.

• 업무 공유에 특화된 만큼 세부 목표에 대한 계획을 세우고, 피드백을 기록할 수 있도록 템플릿이 존재합니다.

활용법
프로젝트 단위로 업무를 하시고, 팀원과 같이 서로의 현황을 공유하기 좋습니다.

난이도: 중하
DB가 사용되지만, 이미 템플릿으로 짜여져있는 터라 익히기 쉬운 편입니다.

제작자: 플렉스웍
가격: 무료

• 팀원은 자기에게 주어진 할 일 체크를, 팀장은 전체 업무 진척도를 쉽게 파악할 수 있는 템플릿

• B2B 사업 분야에서 활동하는 모범 사례로 노션 공홈에 기록된 템플릿

• 팀에 대한 안내, 업무 분담+현황 파악을 위한 대시보드. 팀장과 팀원의 개인 업무 페이지로 나뉘어져 있어요.

• 링크된 데이터베이스로, 팀장이 특정 팀원에게 요구하는 업무 배정이 자동으로 팀원의 개인 페이지에 나타납니다.

• 마찬가지로 팀장의 컨펌이나 피드백을 원하는 내용을 팀원이 적으면, 팀장의 개인 페이지에 나타나요.

• 이렇게 정리된 모든 현황은 대시보드에서 할 일 현황으로 확인할 수 있습니다.

활용법
팀 내부에서 업무를 분배하고, 전체 업무 현황 파악이 필요하다면 추천드려요.

난이도: 중
대시보드, 팁장/팀원 페이지가 유기적으로 연결되어 어려워보일 수 있지만,
페이지별로 사용하면 크게 어렵지 않아요!

제작자: 효성기업
가격: 무료

• 생산성 전문가의 PARA 방법론을 바탕으로, 목적과 연관된 할 일, 정보를 아우를 수 있는 템플릿

• 목표만 뚜렷하다면 개인/팀 모두가 활용할 수 있습니다.

• 첫 화면에서 바로 당장 진행해야 할 업무 파악이 가능합니다.

• 목표와 할 일, 정보가 서로 유기적으로 연결되어, 인사이트를 얻기 수월합니다.

• 속성에 업무 담당자나 결제자를 추가하면 협업에 보다 도움이 될 거에요.

활용법
업무 내용과 인사이트를 얻을만한 정보들을 저장할 수 있어서,
현황 파악 뿐만 아니라, AI나 회의를 통해 인사이트를 얻는 것까지도 가능합니다.

난이도: 중상
DB가 다소 많은 편이라 다소 헷갈릴 수 있어요.
하지만 각 영역에 대한 파악을 하고서 사용한다면 그리 어렵지 않을 거에요.

제작자: 반프로
가격: 무료

• 하이브리드 워크 환경에서의 효과적인 협업은 체계적인 시스템 구축에서 시작됩니다. 노션을 통해 분산된 정보와 프로세스를 하나로 통합하면 팀의 효율성과 소통이 크게 향상됩니다.

• 프로젝트 관리를 위한 통합 시스템은 목표, 작업, 진행 상황을 명확히 연결하여 모든 팀원이 큰 그림을 이해하고 자신의 역할을 파악할 수 있게 합니다.

• 미팅 자동화와 체계적인 기록은 팀의 시간을 절약하고, 결정사항이 실제 액션으로 이어지도록 보장하며, 중요한 지식이 축적되게 합니다.

• 피드백 문화와 동기부여 시스템은 물리적 거리에도 불구하고 팀의 소속감과 참여도를 높이며, 지속적인 성장과 개선을 촉진합니다.

• 검증된 템플릿을 활용하면 처음부터 모든 것을 구축할 필요 없이, 팀의 특성에 맞게 조정하며 효과적인 협업 시스템을 빠르게 구축할 수 있습니다.

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