투두리스트가 더 이상 생산적이지 않는 이유 (feat. 투두캘린더) 글에서 투두리스트(To-do List)만 사용하는 것이 더 이상 생산적이지 않은 이유와 투두리스트와 캘린더를 함께 사용해야 하는 이유에 대해 설명드렸습니다. 그러나 투두리스트는 여전히 강력한 업무 관리 방법 중 하나입니다. 캘린더와 함께 사용하더라도 잊어버리기 전에 할 일(to-do)들을 기록하는 행동은 업무 관리에 있어 가장 필수적이기 때문입니다.

투두리스트를 사용하지 않는다면 어떤 일이 벌어질까요? 쉽게 중요한 일을 놓치거나 우선순위를 혼동하게 되어, 결과적으로 생산성 저하와 스트레스 증가로 이어질 수 있습니다. 투두리스트가 없는 상태에서는 해야 할 일이 머릿속에 산재해 있어, 그중 어떤 일을 먼저 해야 하는지 명확하지 않게 됩니다. 이로 인해 중요한 일을 제때 처리하지 못하거나, 긴급한 일을 놓치는 경우가 발생할 수 있습니다. 한 번쯤 해야 할 업무들을 놓쳐 난처한 상황을 겪어보셨을 겁니다.

또한, 이러한 상황이 지속되면, 우리는 마감일을 지키지 못하거나, 계획했던 일을 완료하지 못하는 등 업무 성과에도 좋지 않은 영향을 받습니다. 이는 개인뿐만 아니라 팀 전체의 효율성에도 부정적인 영향을 미치며, 결과적으로 프로젝트의 성공률을 낮추고, 스트레스를 가중시킬 수 있습니다.

투두리스트란 무엇일까요?

투두리스트는 할 일들의 리스트입니다. 주로 생산성을 높이기 위해 할 일을 미리 정리하고 플래닝 하기 위해 사용합니다. 마이크로소프트에 따르면 미국인의 약 76%가 투두리스트를 사용하고 있다고 말하고 있을 만큼 미국에서는 많은 사람들이 습관처럼 사용하고 있는 업무 관리 방법입니다. 투두리스트를 대표적으로 활용한 벤자민 프랭클린은 시간대별로 할 일을 정리하여 업무를 실행하는 투두리스트를 자서전을 통해 공개하기도 하였습니다.

투두리스트를 사용하면 생산성이 높아지는 이유

오랜 역사를 갖고 있는 단순한 업무 관리 방법인 투두리스트가 여전히 강력한 업무 관리 방법인 이유는 무엇일까요?

1. 투두리스트를 적는 것만으로도 복잡한 머리가 정리됩니다.

투두리스트는 단순히 할 일을 상기시키는 역할을 넘어서, 생산성을 높이는 데 중요한 심리적 이점을 제공합니다. 하버드 비즈니스 리뷰(HBR)에 따르면, 할 일을 적는 행위 자체가 정신적 부담을 줄여 주며, 이를 기억해야 하는 인지적 자원을 줄여 스트레스를 감소시킵니다. 이러한 개념은 자이가르닉 효과(Zeigarnik Effect)로 알려져 있으며, 이는 완성되지 않은 작업이나 할 일을 기억하려는 경향이 높다는 이론입니다. 하지만 이를 적어두는 것만으로도 우리는 더 이상 그 일을 기억하려는 노력을 덜게 되어, 다른 중요한 작업에 집중할 수 있게 됩니다.

또한, 투두리스트는 목표를 시각적으로 명확하게 해 주며, 작은 성취를 통해 동기부여를 강화하는 역할을 합니다. 투두리스트에 적힌 일을 하나씩 지워 나가는 과정에서 우리는 성취감을 느끼게 되며, 이는 추가적인 작업을 더 효과적으로 수행할 수 있는 동력이 됩니다.

2. 투두리스트는 플래너로서 강력한 도구입니다.

투두리스트의 생산성 향상 효과는 수많은 사례를 통해 확인할 수 있습니다. Zoomshift에 따르면, 하루에 10~12분 정도를 투자하는 것만으로도 하루 약 2시간의 시간을 절약할 수 있으며, 투두리스트를 사용하면 하루 생산성과 업무 성과를 약 25% 향상하는 결과로 이어질 수 있습니다. 왜냐하면 특정 작업을 완료하기 위한 계획을 세우고, 그 계획을 바탕으로 시간을 배분하면 불필요한 시간을 줄일 수 있기 때문입니다.

이렇게 미리 계획해서 하루를 관리할 수 있는 투두리스트는 팀 내 협업에서도 중요한 역할을 합니다. 팀 구성원들이 각자의 할 일을 명확히 기록하고 공유함으로써, 업무의 중복을 피하고 협업의 효율성을 극대화할 수 있습니다. 이 과정에서 발생할 수 있는 커뮤니케이션 오류를 줄이고, 각자가 맡은 역할을 명확히 이해함으로써 전체적인 프로젝트의 진행 속도를 높일 수 있습니다.

이처럼 투두리스트는 일정 관리와 목표 달성에 있어 없어서는 안 될 도구로, 개인의 생산성을 극대화하는 데 매우 효과적입니다. 따라서, 투두리스트를 꾸준히 사용하고 이를 체계적으로 관리하는 것은 다양한 업무들로 복잡해진 머릿속을 정리하여 하나의 몰입해 더 높은 생산성을 내기에 필수적인 방법임을 잊지 말아야 합니다.

투두리스트를 효과적으로 작성하는 방법

1. 구체적으로 작성하기

효과적인 투두리스트는 구체적이고 명확한 작업 정의에서 시작됩니다. 단순히 "보고서 작성"과 같은 일반적인 표현보다는 "보고서 초안 작성 후 검토"처럼 구체적으로 작성해야 합니다. 이렇게 하면 작업의 목적이 명확해지며, 실행에 필요한 단계가 더 분명해집니다. 작업이 명확할수록 이를 완료하는 데 필요한 에너지도 덜 들게 됩니다.

2. 우선순위 설정하기

모든 작업이 동일하게 중요한 것은 아닙니다. 따라서 작업의 우선순위를 정해 가장 중요한 일부터 처리하는 것이 중요합니다. 이를 위해 아이젠하워 매트릭스와 같은 도구를 활용하면 긴급하고 중요한 일을 먼저 처리할 수 있도록 도와줍니다. 우선순위를 명확히 함으로써 하루의 시간을 효율적으로 사용할 수 있습니다.

3. 작은 단위로 분할하기

대규모 작업은 작은 단계로 분할하는 것이 중요합니다. 예를 들어, "프로젝트 완료"와 같은 큰 작업은 "조사", "초안 작성", "최종 검토" 등으로 세분화할 수 있습니다. 이렇게 하면 큰 작업을 체계적으로 관리할 수 있으며, 각 단계에서 성취감을 느낄 수 있어 동기부여에도 도움이 됩니다.

4. 실현 가능한 계획 세우기

하루에 실현 가능한 작업 수를 고려하여 투두리스트를 작성하는 것이 중요합니다. 너무 많은 작업을 한 번에 계획하면 오히려 비효율적이 될 수 있습니다. 하루 동안 처리할 수 있는 적절한 작업량을 파악하고, 이를 기반으로 현실적인 계획을 세우는 것이 중요합니다.

5. 정기적으로 검토하기

투두리스트는 한 번 작성했다고 끝나는 것이 아닙니다. 하루에도 다양한 이벤트들이 발생하여하고자 한 계획이 바뀌는 경우는 수없이 많습니다. 매일 또는 매주 리스트를 검토하고, 우선순위를 재조정하거나 새로운 작업을 추가하는 것이 필요합니다. 변화하는 상황에 맞춰 유연하게 리스트를 업데이트하면, 더욱 효과적으로 시간을 관리할 수 있습니다.

그러나 투두리스트만으로 온전한 업무 관리가 되지 않는 이유

1. 일정 관리의 어려움

투두리스트는 생산성을 높이기 위해 효과적인 도구이지만 실제로는 기대만큼 효과적이지 않을 수 있습니다. 왜냐하면 투두리스트만으로는 일정 관리를 동시에 할 수 없기 때문입니다. 업무를 하다 보면 매일 또는 매주 반복되는 팀 전체 회의나 동료와의 커피챗 등으로 인해 온전히 개인 업무에 집중할 수 있는 시간이 많지 않습니다. 이런 상황에서는 미팅이 없는 시간을 최대한 효율적으로 활용하는 것이 중요합니다. 그러나 이러한 시간을 투두리스트만으로 관리하기에는 어려움이 있습니다. 투두리스트는 할 일을 나열하는데 유용하지만, 각 작업의 시간을 관리하는 데 한계가 있을 수 있습니다.

2. 업무 맥락(Context) 결여

투두리스트의 단점 중 하나는 업무 맥락이 결여되어 있다는 점입니다. 투두리스트는 할 일을 목록으로 정리해 주는 데 유용하지만, 각 작업이 어떤 배경이나 맥락에서 이루어져야 하는지를 명확히 하지 못합니다. 예를 들어, "보고서 작성"이라는 항목은 단순히 어떤 일을 해야 한다는 것만 알려줄 뿐, 그 작업이 어떤 프로젝트와 연관되어 있는지, 누구와 협력해야 하는지, 어떤 자료를 참고해야 하는지 등의 중요한 정보를 제공하지 않습니다. 이로 인해 작업을 진행하는 과정에서 추가적인 시간을 들여 맥락을 이해하고, 관련 정보를 찾아야 하는 비효율이 발생할 수 있습니다.

이처럼 일정 관리가 어렵고 업무 맥락을 알 수 없다면 결국 투두리스트는 단순한 작업 목록을 제공하는 데 그칠 수 있으며, 업무의 전체적인 흐름과 관련된 중요한 정보를 누락시킬 위험이 있습니다. 이를 보완하기 위해서는 캘린더, 프로젝트 관리 도구, 또는 작업 간의 맥락을 포함할 수 있는 다른 도구와 결합하여 사용하는 것이 필요합니다. 이를 통해 각 작업의 배경과 맥락을 이해하고, 보다 체계적이고 효율적으로 업무를 진행할 수 있습니다.

투두캘린더: 업무 관리와 일정 관리를 동시에 해야 하는 이유

투두리스트를 단독으로 사용했을 때의 단점을 보완하기 위해 투두리스트를 캘린더와 함께 활용한다면 업무 관리와 일정 관리를 동시에 할 수 있다는 점에서 더 높은 생산성을 낼 수 있습니다. 투두리스트는 해야 할 작업을 명확히 정리해 주지만, 각 작업의 시간을 배분하거나 일정을 구체적으로 계획하는 데는 한계가 있습니다. 반면, 캘린더는 시간의 흐름에 따라 작업을 배정하고, 일정 간의 충돌을 피하는 데 탁월하기 때문입니다.

이 두 도구를 결합하면, 우리는 업무의 우선순위를 설정하고, 이를 실제 일정에 반영하여 효율적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 미팅 시간을 고려하여 남은 시간들을 활용해 특정 작업을 어느 시간대에 수행할지 명확히 계획함으로써 중요한 일정을 놓치지 않고, 미팅이나 다른 중요한 일정과 작업이 겹치지 않도록 계획할 수 있습니다. 또한, 오전 중간에 있는 회의와 회의 사이의 짧은 시간을 활용해 간단한 작업을 처리하거나, 오후 미팅 후 남은 시간을 집중해서 중요한 업무를 수행하는 등의 계획이 가능합니다. 이를 통해 시간의 가용성을 최적화하고, 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 이로 인해 우리는 일의 흐름을 더 잘 파악할 수 있으며, 목표를 더 효과적으로 달성할 수 있습니다.

투두리스트와 캘린더의 결합은 특히 복잡한 프로젝트나 다수의 작업을 동시에 관리해야 할 때 그 진가를 발휘합니다. 캘린더를 통해 중요한 작업이 우선적으로 처리되도록 타임블로킹을 하고, 투두리스트를 활용해 각각의 작업을 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 업무의 맥락을 놓치지 않고, 필요한 시간 내에 모든 일을 효과적으로 마칠 수 있습니다.

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