프로젝트를 진행할 때 개인의 업무뿐만 아니라 프로젝트 전체의 일정과 팀원들의 업무까지 관리해야 하는 일들이 많습니다. 제한된 시간 속에서 관리에 많은 시간을 보낸다면 내가 본질적으로 고민해야 하는 업무에 쏟을 시간은 줄어들 수밖에 없습니다. 만약에 노션, 슬랙, 지라, 피그마, 아사나 등 여러 개의 협업툴을 사용하면서 여러 프로젝트를 동시에 진행한다면 어떨까요? 이러한 환경은 업무 Switching 비용과 커뮤니케이션 비용을 더욱 높여 개인이 본질적인 업무에 집중하기 어렵게 만듭니다.

이처럼 업무가 바빠지면서 사람들은 일정관리 방법이나 툴을 찾아보게 됩니다. 하나의 프로젝트 안에서 주어진 업무만 하는 상황에서는 특정한 방법이나 툴을 사용할 필요는 없습니다. 이는 오히려 생산성을 방해할 가능성이 높습니다. 방법론이나 툴에 과하게 의존하는 것은 업무 시간을 잡아먹기 때문이죠. 그러나 일정 ‘관리’에 과도하게 업무 시간을 사용하고 있다면 생산적인 일정관리 방법을 업무에 적용해야 합니다.

생산적인 일정관리의 의미

생산성은 시간 대비 업무 퍼포먼스입니다. 무한대의 시간이 있다면 생산성은 중요한 가치가 아닙니다. 무한대의 시간 속에서는 무한 개의 업무를 할 수 있습니다. 그러나 현실은 하루 24시간이라는 유한한 자원 속에서 마감일이라는 제한된 업무 조건이 주어집니다. 그 시간 안에서 빠르고 정확하게 업무를 처리하는 것이야 말로 현실 세계에서의 생산성을 의미합니다.

일정관리 방법은 생산성의 두 요소인 시간과 업무 퍼포먼스 중 시간을 해결해 줄 수 있습니다. 프로젝트를 진행하면서 내가 해야 할 업무를 놓쳐 전체 일정이 연기된 적 한 번쯤 있지 않으신가요? 또는 내가 팔로업 해야 할 업무들이 분산되어 있어 업무들을 정리하느라 너무 많은 시간을 보낸 적 없으신가요? 업무를 놓쳐 프로젝트가 연기되는 시간, 업무를 한 곳에 정리하는 시간, 팀원들의 업무를 팔로업하는 시간들이 모여 비생산적인 업무 시간을 만들어냅니다.

생산적인 일정관리는 낭비되고 있는 비생산적인 시간들을 모두 최소화하여 본질적인 업무에 더 많은 시간과 에너지를 쏟을 수 있도록 만들어줍니다. 일정관리 자체도 많은 시간을 소비하게 만들어선 안됩니다. 최소한의 시간만을 사용하여 일정을 정리하고 빠르게 파악하여 본질적인 업무에 더 많은 리소스를 활용해야 합니다.

일정관리 종류

일정관리 방법은 다양합니다. 오늘 공유드릴 방법들은 가장 적은 시간으로 가장 높은 생산성을 낼 수 있는 방법이며, 조합하여 사용했을 때 강력한 효율성을 발휘합니다.

1. GTD (Getting Things Done)

GTD는 Getting Things Done의 약자로, David Allen이 2001년에 처음으로 만든 생산성 향상 방법입니다. GTD에서는 5단계의 플로우로 업무를 관리하는 것을 추천합니다. 업무를 모으고, 실행이 가능한지 예상하고, 프로젝트 별로 업무를 분류하고, 마감일이나 우선순위를 검토하고, 실행하면 됩니다. GTD는 기본적인 투두리스트보다 프로젝트별로 업무를 분류하거나 우선순위를 검토하는 등 추가적인 작업들이 더 진행됩니다. 하나의 프로젝트를 진행하는 사람들에게는 과할 수 있지만 여러 개의 프로젝트를 동시에 진행하고 여러 채널을 관리해야 하는 사람들에게는 프로젝트별로 업무를 정리하는 GTD 방법은 생산적일 수 있습니다.

2. Time Blocking

Time Blocking은 하루를 시간 블록 단위로 세분화하고, 해야 할 일을 배정하여, 일정을 소화하는 일정관리 방법을 뜻합니다. 마이크로소프트의 Bill Gates, 테슬라의 Elon Musk, 트위터의 Jack Dorsey는 Time Blocking 방법으로 그들의 시간 효율을 극대화한 것으로 잘 알려져 있습니다. Time Blocking은 매일 사용하는 캘린더를 기반으로 할 일을 빠르게 배정하여 실행함으로써 추가적인 학습 없이 현실에서 바로 적용할 수 있는 쉽지만 생산적인 방법입니다. GTD를 통해 업무를 정리하였다면 Time Blocking을 통해 더 강력하게 실행해 보세요.

3. Pomodoro

Pomodoro는 1980년대에 Francesco Cirillo에 의해 고안된 시간관리 방법입니다. 시간을 잴 때 토마토 모양 요리용 타이머를 사용한 데서 유래했다고 합니다. Pomodoro의 기본 방식은 아래와 같습니다.   

1. 할 일 목록에 달성하려는 목표나 완료하려는 작업 설정

2. 25분 동안 할 일에 집중

3. 5분 휴식

4. 2, 3번 과정을 4회 반복 후 30분의 긴 휴식

5. 타이머를 다시 설정해 이 과정을 한 번 더 반복

Pomodoro는 본인의 성향에 맞춰 활용해야 더 생산적으로 업무를 실행할 수 있습니다. 반드시 25분을 세팅할 필요도, 4회를 반복할 필요도 없습니다. 본인의 집중력의 크기와 업무 환경에 맞춰 적용하면 됩니다. 제가 해석한 Pomodoro 방식은 업무 시간이 너무 길어지지 않도록 시간을 정해둔 채 실행하는 것이 중요한 요소인 것 같습니다.

GTD, Time Blocking, Pomodoro 활용하여 캘린더 하나로 일정관리 하는 방법

GTD, Time Blocking, Pomodoro. 이 세 가지의 방법을 활용하여 일정관리 하는 방법이 어렵게 느껴지실 수 있습니다. 그렇지만 이 방법은 캘린더를 사용하고 있는 모든 분들이 무의식적으로 이미 하고 있었던 방법일 수 있습니다. 다만, 이걸 조금 정리해서 활용할 뿐이죠. 세 가지의 방법을 활용하는 것은 전혀 어렵지 않습니다. 많은 시간을 쓸 필요도 없고 기존에 사용하시던 캘린더를 더 생산적으로 활용하기만 하면 됩니다. 캘린더 하나로 GTD로 업무를 정리하고, Time Blocking으로 업무를 배정하고, Pomodoro로 실행하면 생산적으로 일정관리를 할 수 있습니다.

1. GTD를 활용하여 캘린더 기반으로 업무 정리하기

캘린더에 해야 할 업무를 함께 정리하는 것은 생산적인 일정관리에 가장 중요한 시작점입니다. 만약에 새로운 툴을 사용하여 업무를 관리한다면 업무관리를 위한 툴과 일정관리를 위한 캘린더를 분리해서 사용하게 되고, 이는 본질적인 업무 이외의 나머지 시간을 최소화해야 한다는 점에 있어 비생산적인 시간을 발생시킵니다. 결국, 관리해야 하는 포인트를 하나 더 만들어 내기 때문입니다. 회사 업무나 미팅을 위해 하루에 한 번씩 꼭 들어가야 하는 캘린더에서 업무를 정리해야 생산성을 극대화할 수 있습니다.

여러 프로젝트를 진행하는 분들은 프로젝트 별로 업무를 분류하는 것이 생산적입니다. 왜냐하면 여러 프로젝트를 진행하다 보면 프로젝트 별로 Switching 하기 어려울 때가 많기 때문입니다. University of California Irvine 연구에 따르면, 중단된 업무에 다시 돌아왔을 때 평균적으로 23분 15초가 소요된다고 합니다. 하나의 프로젝트를 진행할 때 관련된 업무를 한 번에 처리하는 것이 프로젝트를 Switching 할 때마다 발생되는 비생산적인 시간을 아껴줄 수 있습니다.

2. Time Blocking을 활용하여 캘린더 기반으로 업무 배정하기

프로젝트 별로 업무를 정리해 두었다면 업무들을 언제 실행할지 계획하는 것이 중요합니다. 여러 프로젝트를 진행하다 보면 내가 해야 할 일들을 놓쳐 전체 업무 일정에 차질을 빚을 수 있습니다. 이 경우, 놓친 업무들로 인해 전체 프로젝트 일정이 연기되고 이는 비생산적인 시간을 발생시킵니다.

특히 업무 배정에 있어 Time Blocking과 더불러 Day Theming의 개념이 중요합니다. Day Theming(일정 테마)은 비슷한 업무들을 카테고리화하고 다른 카테고리의 업무로부터 방해받지 않은 상태에서 하나의 업무 카테고리를 하루에 모두 모아서 처리(batch)하는 시간 관리 방법입니다. 본인이 컨트롤할 수 있는 시간 영역에서 프로젝트 별로 업무를 Time Blocking 하여 최대한 Switching 하지 않고 비슷한 카테고리의 업무를 몰아서 처리할 수 있도록 해야 비생산적인 시간을 줄일 수 있습니다.

3. Pomodoro를 활용하여 캘린더 기반으로 업무 실행하기

Pomodoro를 통해 한 번에 하나씩 몰입하여 업무를 처리할 수 있는 Single-tasking의 장점을 경험할 수 있습니다. 한 번에 하나씩 몰입하여 좋은 결과물을 빠르게 만들 수 있는 Single-tasking을 하는 것이야 말로 업무에 몰입한 긍정적인 경험과 그로 인해 얻는 자존감으로 더 높은 생산성으로 업무 할 수 있는 이상적인 방법입니다. 몰입도가 높아지기 때문에 오히려 업무 시간은 단축되고 일을 해냈다는 사실에 업무 스트레스까지 해소될 수 있습니다.

시간을 정해두고 집중과 휴식을 반복하여 생산적인 시간을 보낼 수 있는 Pomodoro를 굳이 타이머를 세팅하지 않고서라도 캘린더의 시간을 통해 얼마나 지났는지 확인할 수 있습니다. Time Blocking을 통해 배정한 업무에 몰입하여 처리하면서 업무 시간을 단축하여 생산적으로 시간을 활용할 수 있습니다.

생산적인 일정관리보다 중요한 협업의 가치

회사에서 개인의 생산적인 일정관리를 위해 GTD, Time Blocking, Pomodoro 방식을 활용한다고 해도 동료들과의 협업을 방해하지 않는 선에서 조화롭게 사용되어야 합니다. 특히 모든 캘린더의 개인 업무를 Time Blocking 해둔다면 동료들이 미팅을 요청하려고 해도 모두 꽉 차있는 캘린더를 보고 미팅 요청을 주저한다는지 업무 중간에 발생하는 이슈들을 유연하게 대체하기 어렵습니다. 그렇기 때문에 개인 생산성과 협업을 조화롭게 적용하기 위해 Time Blocking 해두는 개인 업무에 규칙을 세워둘 필요가 있습니다.

Time Blocking에 필요한 규칙

1. 미팅과 같이 팀원들과 함께 진행하는 업무는 캘린더에서 Visbility(다른 팀원에게 보이는 상태)를 모두 Public으로 설정하여 현재 누구와 어떠한 업무를 함께 하는지 모두에게 알립니다.

2. 다른 업무로부터 방해받지 않고 내가 오로지 집중을 해야 하는 업무는 Visbility를 Deep work 모드(Private)로 설정하여 현재 업무에 집중하고 있음을 알립니다. 너무 잦은 Deep work 모드는 협업을 방해하므로 팀 내부에서 합의한 범위 내에서 제한되어 사용해야 합니다.

3. 내가 집중해야 하는 업무가 있지만 언제든지 미팅이나 업무를 요청해도 괜찮은 경우에는 Invisible 모드로 설정하여 나에게는 개인 업무를 Time Blocking 되어 있지만 다른 팀원들에게는 비어있는 영역으로 보여 언제든지 협업을 할 수 있는 상태로 둡니다. 이 경우, 개인 업무를 얼마든지 Time Blocking 해도 괜찮은 상태임으로 활발하게 사용할 수 있습니다.

가장 생산적인 일정관리 방법은 역설적으로 일정관리 자체를 하지 않는 것입니다.

가장 생산적인 일정관리 방법은 역설적으로 일정관리 자체를 하지 않는 것입니다. 결국 본질적인 업무를 실행하는 데에 가장 많은 시간을 사용해야 한다는 관점에서는 일정관리 자체는 비생산적인 행동입니다. 다만, 일정관리를 하지 않는 것이 더 큰 생산성에 저해를 가져오기 때문에 관리를 하는 것이죠. 그렇기 때문에 가장 최소한의 노력으로 일정을 생산적으로 관리해야 합니다.

새로운 툴을 사용하기보다 매일 한 번씩 사용하는 캘린더 안에서 프로젝트, 미팅, 업무 개인 일정 등을 한 번에 관리하면서 보다 본질적인 업무에 몰입하세요.

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