밤마다 카톡을 다시 뒤지는 대행사, 뭐가 문제였을까요?
혹시 퇴근하고도 카톡 스크롤을 다시 올려본 적 있나요?
광고·마케팅 대행사를 몇 년째 운영하고 있는 이 대표님을 만났어요. 미팅에서 이런 말이 나오기까지는 오래 걸리지 않았죠. "프로젝트 다섯 개가 동시에 진행되는데, 그걸 저만 붙잡고 있어요."
어느 날은 클라이언트 미팅을 마치고 저녁에 사무실로 돌아왔대요. 노트북을 여는 순간 카톡 알림이 스무 개 넘게 쌓여 있었고요. A사 캠페인 시안 확인 요청, B사 리포트 수정 방향, C사에서 갑자기 넘어온 신규 제안 자료. 그 사이 각 프로젝트 담당자는 벌써 다음 스텝을 물어보고 있었어요.
"프로젝트 하나하나 동시에 진행 되는데, 그게 지금 어디까지 가 있는지는 저만 알아요. 팀원들은 자기 몫만 알지, 옆 프로젝트에서 뭐가 밀리고 있는지는 몰라요. 그래서 결국 제가 그날 밤 카톡 스크롤을 다시 하고 있더라고요."
왜 이런 일이 생기냐고요? 에이전시라는 업 자체가 여러 프로젝트를 동시에 다루기 때문이에요. 클라이언트가 다섯 곳이면 그날 확인해야 할 요청도 다섯 갈래로 나뉘고, 팀원 셋이 서로 다른 프로젝트를 맡고 있으면 대표가 챙겨야 할 내용도 계속 늘어납니다.
진행 상황도, 중간에 바뀐 결정도, 다음에 해야 할 일도 한 사람 기억에만 남아 있으면 클라이언트가 늘 때마다 그 사람에게 확인이 몰려요. 그러다 마감 직전에야 늦어진 일이 보입니다.
그래서 이 회사가 비즈노션으로 바꾸고 싶었던 건 단순히 “프로젝트 목록을 예쁘게 정리하는 것”이 아니었어요. 클라이언트별로 담당자, 마감일, 진행 상태, 중간에 바뀐 결정까지 같은 페이지에서 볼 수 있게 만드는 일이었죠. 그래야 대표가 카톡을 다시 올려보지 않아도, 지금 어떤 프로젝트가 어디까지 왔는지 바로 확인할 수 있으니까요.
마감이 밀린 프로젝트에는 공통점이 있었습니다
처음엔 이 대표님도 시스템 탓이라고 생각하지 않았대요. 팀원이 놓쳤거나, 클라이언트가 갑자기 방향을 틀었거나, 본인이 잠깐 흘렸거나. 그때그때 짚는 원인이 달랐던 거죠. 그러다 2년 치 프로젝트를 쭉 거슬러 살펴보고 나서야 다른 그림이 보였어요.
마감이 밀린 프로젝트를 하나씩 살펴보니, 비슷한 일이 반복되고 있었습니다. 클라이언트 피드백은 카톡방에 있고, 담당자 메모는 개인 노트에 있고, 미팅에서 바뀐 결정은 프로젝트 페이지에 남아 있지 않았어요. 그러다 보니 팀원은 예전 기준대로 작업을 이어갔고, 대표는 뒤늦게 “그때 방향 바뀌었잖아요”라고 다시 설명해야 했습니다. 누군가의 실수라기보다, 프로젝트에서 바뀐 내용을 모두가 볼 수 있는 곳에 남기지 않아서 생긴 일이었어요.
"카톡방을 아무리 뒤져도 이 클라이언트한테 우리가 뭘 약속했는지 한눈에 안 보여요. 저는 기억하는데, 담당자가 자리 비우거나 제가 미팅 중이면 그 자리에서 프로젝트가 멈춰버리죠."
그렇다면 사람을 더 뽑으면 해결될까요? 이 대표님도 잠깐 채용을 고민했다고 해요. 하지만 기존 팀원 세 명은 이미 각자 맡은 일을 처리하느라 바빴고, 새 사람을 뽑아도 프로젝트 현황을 다시 알려줘야 하는 사람은 대표였습니다. 문제는 사람 수가 아니었어요. 다섯 개 프로젝트의 담당자, 마감일, 변경 사항을 모두가 볼 수 있는 곳에 남겨두지 않았다는 점이었죠. 그 상태에서는 사람이 늘어도 대표에게 확인이 다시 돌아올 수밖에 없었습니다.
시스템은 어떤 기준으로 골랐을까요?
여러 협업 툴과 프로젝트 관리 SaaS를 훑어봤지만, 마지막에 남긴 기준은 하나였대요. "내가 그 프로젝트 화면 하나만 열면, 지금 어디까지 왔고 다음에 뭘 해야 하는지 담당자가 아니어도 보이는가." 이 질문 하나로 후보를 걸러내니 결이 맞는 도구는 몇 개 남지 않았고요. 최종적으로는 클라이언트별 페이지부터 건별 태스크, 담당자·마감일, 피드백 기록까지 한 줄기로 이어지는 비즈노션 기반 시스템을 골랐어요.
도입하고 나서 하루는 어떻게 달라졌을까요?
가장 먼저 사라진 건 카톡을 거슬러 올라가는 시간이었어요. 아침에 클라이언트별 프로젝트 페이지를 열면 이번 주 마감과 진행 중 태스크, 담당자, 최근 결정 사항이 한 화면에 보이니까 첫 확인이 짧아졌거든요. 팀원들도 대표가 외부 미팅으로 자리를 비운 사이, 지난 미팅에서 정해진 방향을 페이지에서 확인하고 다음 스텝으로 넘어가게 됐고요.
클라이언트별 페이지에는 그동안 주고받은 방향과 리비전 이력, 최근 리포트가 그대로 남아요. 미팅 들어가기 전에 페이지를 훑는 3분이, 예전에 카톡방을 30분 넘게 뒤지던 시간을 대신하게 됐죠. 온보딩도 달라졌어요. 새로 합류한 주니어 담당자가 이전 프로젝트 페이지를 차례로 읽는 것만으로, 대표가 옆에 붙어 설명하지 않아도 클라이언트별 결과와 상황을 이해하게 됐거든요.
실제 고객 후기:
"클라이언트 미팅 끝나고 돌아오는 길에 페이지 한 곳만 업데이트해두면 돼요. 팀원이 그걸 보고 알아서 다음 스텝 시작하고요. 예전엔 제가 자리에 앉아서 카톡으로 하나씩 다 나눠줘야 했거든요."
물론 모든 게 가벼워진 건 아니에요. 클라이언트 방향이 크게 꺾이는 순간엔 지금도 대표님이 직접 판단해요. 달라진 건 그 판단이 팀원들 카톡으로 흩어지는 대신, 프로젝트 페이지 안에 결정으로 남는다는 점이죠. 지금도 하루에 두세 번 페이지에 들어가 결정을 남기지만, 예전처럼 "내가 놓친 게 있으면 어쩌지" 하는 불안으로 페이지를 여는 건 아니라고 하더라고요.
우리 회사 이야기 같다면, 뭐부터 하면 될까요?
클라이언트 3~10곳에 팀원 2~5명 규모의 에이전시라면 한 번쯤 겪는 장면이에요. 여러 건이 동시에 굴러가는데 현황은 한 사람 기억에만 있는 상태라면, 오늘 마감을 겨우 막아내도 다음 달엔 같은 하루가 돌아와요. 클라이언트가 딱 하나만 늘어도요. 지금 필요한 건 사람을 더 뽑는 일보다, 팀이 일하는 방식을 기억 밖으로 꺼내 두는 일이에요.
진행 상황을 머릿속에서 꺼내 두는 것만으로도, 팀의 저녁이 한결 가벼워져요.
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