요즘 협업툴 많던데, 뭘 쓰지?

많은 회사가 협업을 위해 슬랙 같은 메신저를 씁니다. 그런데 막상 써보면 프로젝트 관리가 잘 안 돼요. 누가 어떤 일을 언제까지 하기로 했는지 확인하려면 대화창을 계속 올려야 하고, 며칠만 지나도 찾기 어렵습니다. 메신저는 대화하는 데는 좋지만, 프로젝트를 관리하기엔 맞지 않거든요.

그럼 프로젝트 관리 툴을 찾아볼까요? 검색도 해보고, AI에게도 물어보고, 유튜브도 뒤져보는데 찾아볼수록 헷갈립니다. 대부분 "이거 좋아요" "저거 써보세요"라고만 말하지, 우리 회사에 어떤 게 맞는지는 알려주지 않으니까요.

다른 회사에 좋다던 툴, 우리한텐 안 맞을 수 있어요

협업툴을 몇 번이나 바꿔보셨나요? 처음엔 이게 정답인 줄 알고 써봤는데, 한두 달 지나니 불편해서 다른 걸로 바꾸고... 이런 일이 반복되면 대표도 직원도 지칠 수밖에 없습니다.

이건 사람이 문제도 아니고 툴 자체가 나쁜 것도 아니에요. 회사 규모에 안 맞는 툴을 쓰고 있어서 그런 거예요. 대기업용 툴을 작은 회사에서 쓰면 너무 복잡하고 배우기도 어렵습니다. 작은 회사에는 작은 회사에 맞는 툴이 따로 있어요.

협업툴을 고를 때 가장 중요한 기준은
'우리 회사에 맞는가?'입니다.

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작은 회사가 실제로 고민하는 협업툴은 2가지예요

직원 10명 미만 작은 회사라면, 협업툴 선택지가 많지 않아요. 대부분의 협업툴은 중견기업 이상을 대상으로 만들어져서 작은 회사가 쓰기엔 기능이 너무 많거나 비용이 부담스럽습니다.

그래서 현실적으로 고민하게 되는 건 두 가지예요. 플로우(Flow)와 노션(Notion)이죠. 둘 다 괜찮은 툴이지만, 어떤 회사에 맞는지는 완전히 달라요.

남들이 추천하는 협업툴 목록을 그대로 따르기보다, 우리 팀 상황에 맞는 툴을 골라야 합니다.

플로우는 어떤 회사에 맞을까요?

플로우의 가장 큰 장점은 배우기 쉽다는 점이에요. 화면 구조가 페이스북 피드랑 카카오톡을 섞어놓은 것 같아서, 나이가 많든 적든 누구나 금방 익숙해집니다. 몇 번만 클릭해보면 바로 쓸 수 있어요.

플로우는 기존 메신저와 비슷해서 처음 쓰는 사람도 금방 익힐 수 있습니다.

게다가 올인원이라는 점도 좋아요. 메신저, 화상통화, 파일 공유가 한 곳에 있으니까 여러 앱을 켜고 끄는 번거로움이 없습니다. 한 앱에서 다 해결되죠.

(출처: 플로우 공식 웹사이트)

보안이 중요한 회사라면 플로우가 거의 정답입니다. 회사 내부 서버에 설치하는 온프레미스 방식으로 쓸 수 있거든요. 그래서 삼성이나 미래에셋증권 같은 대기업, 공공기관에서 많이 선택합니다.

플로우에도 아쉬운 점은 있어요

플로우의 단점은 자료가 쌓이지 않는다는 점이에요. 간트차트나 캘린더로 프로젝트와 일정을 관리하는 구조라서 당장의 일정 관리에는 좋지만, 문서를 체계적으로 정리하거나 회사의 지식을 쌓기에는 부족합니다.

또 하나, 커스터마이징이 어려워요. 정해진 틀 안에서만 써야 해서 노션처럼 자유롭게 바꾸기 힘듭니다. 우리 회사 일하는 방식에 100% 맞춰서 화면을 꾸미고 싶다면 플로우는 답답할 수 있어요.

플로우의 프로젝트 관리 기능, 작은 회사에도 맞을까요?

플로우가 프로젝트 관리에 좋다는 말, 많이 들어보셨죠? 맞아요. 프로젝트 관리 기능이 정말 강력합니다. 권한 설정, 프로젝트 템플릿, 공개 범위 설정, 승인 기능, 다운로드 권한, 댓글 권한, 히스토리 표시, 해시태그... 기능이 엄청 많아요. 대기업들이 플로우를 선택하는 이유가 바로 이거예요.

하지만 문제는 이런 구조가 작은 회사엔 너무 과하다는 점입니다. 권한이나 보안이 좋은 건 알아요. 하지만 당장 마감해야 할 일이 산더미인데, 직원 10명도 안 되는 대표가 이걸 다 세팅하고 가르칠 시간이 어디 있나요? 기능이 많으면 오히려 일이 막힐 수 있어요. 작은 회사에 중요한 건 바로 실행하는 거니까요. 대표가 하루 종일 매달려서 직원들을 교육해야 한다면, 그건 우리한테 맞는 툴이 아니에요.

노션은 어떤 회사에 맞을까요?

노션의 가장 큰 장점은 강력한 데이터베이스예요. 단순히 데이터만 관리하는 게 아니라 고객 관리, 광고 소재 제작, 프로젝트 관리까지 여러 가지를 만들 수 있어요. 중요한 건, 이것들을 서로 연결시킬 수 있다는 점이죠.

노션으로 프로젝트를 관리하면 팀원들이 각자 맡은 일을 한 곳에서 바로 확인할 수 있어요.

게다가 회사 위키를 만들기에도 최적이에요. 업무 기록이 계속 남아있고, 모든 프로젝트가 문서로 저장되어 회사의 자산이 됩니다. 일부러 위키를 만들지 않아도 쓰다 보면 자연스럽게 자료가 잘 정리돼 있어요. 링크로 연결해서 언제든 누구에게든 보여줄 수 있고요.

무엇보다 자유도에선 노션을 따라올 툴이 없어요. 우리 회사 일하는 방식에 맞춰 화면을 100% 내 맘대로 꾸밀 수 있습니다. 이게 노션의 진짜 강점이에요.

노션의 단점은 뭐예요?

노션의 가장 큰 단점은 빈 페이지의 공포예요. 처음 가입하면 새하얀 화면만 나와요.

회사 위키가 자동으로 쌓인다는 장점이 있지만, 어느 정도의 틀은 필요해요. 생각나는 대로 페이지를 막 만들다 보면 나중에 어디에 있는지 찾기 어렵고, 그러다 보면 중요한 걸 빠뜨리기 쉽거든요.

"그래서 뭐부터 하지?" 플로우는 기능이 너무 많아서 어렵다면, 노션은 너무 텅 비어 보여서 어려울 수 있어요. 실제로 이 부분 때문에 어려워하는 분들이 많아요.

해결 방법은 3가지가 있어요.

1. 직접 만들기

   필요한 기능을 직접 배워서 만드는 거예요. 시간은 많이 들지만 비용은 적게 들어요. 퀄리티보다 효율을 중시하는 분에게 맞습니다. 새 직원이 올 때마다 대표가 직접 가르쳐야 해요.

2. 맞춤제작 맡기기

   전문가에게 외주를 주는 거예요. 미팅을 서너 번 하면서 기획하고, 이메일로 수십 번 피드백을 주고받으며 만드는 방식이에요. 외주사에게 신입 직원 교육까지 맡기면 비용이 더 들어가고요.

3. 검증된 표준 시스템 도입하기

   이미 검증된 표준 시스템을 가져오는 방법이에요. 표준 시스템이니까 도입도 빠르고, 교육 자료도 이미 준비돼 있어요. 많은 회사들이 이미 써봤으니 질문하면 답변도 빨리 받을 수 있고요. 시간과 돈을 생각하면 가장 효율적이지만, 문제는 이런 서비스를 제공하는 곳이 거의 없다는 거예요.

대부분의 대표님들은 3번을 택하고 싶어 하지만, 제공하는 곳을 못 찾으면 결국 1번이나 2번으로 방향을 틀게 됩니다. 최선이 아닌 차선책이죠.

우리 회사엔 플로우? 노션? 어떻게 골라야 할까요?

이제 선택할 시간이에요. 플로우와 노션 중에서 우리 회사에 맞는 건 뭘까요?

여러 협업툴 비교 자료를 살펴보면 플로우와 노션의 차이가 명확하게 보입니다.

플로우가 맞는 회사는요

• 중견기업 이상, 직원 30명 이상

  권한 관리와 보안이 중요한 규모라면 플로우가 답이에요.

• 보안이 생명인 회사

  대기업이나 공공기관처럼 회사 서버에 설치해야 한다면 플로우를 선택하세요.

• 일정 중심으로 움직이는 회사

  간트차트나 캘린더로 프로젝트를 관리하고, 문서보다는 여러 프로젝트의 일정 관리가 더 중요하다면 플로우예요.

노션이 맞는 회사는요

• 변경·요청·서류가 많은 병원/한의원

  예약, 상담, 치료, 안내문, 인수인계처럼 반복되는 업무를 한 곳에서 매뉴얼로 관리하고 싶다면 노션을 추천해요.

• 캠페인 단위로 성과를 내야 하는 마케팅 에이전시

  노션으로 업무 기록을 체계적으로 쌓아두면 클라이언트가 많은 에이전시에서도 리스크를 줄일 수 있어요.

• 프로젝트마다 절차가 다르고 투입 인원도 매번 다른 공연/전시기획

  프로젝트마다 각자 다른 체크리스트와 일정표를 짜는 업종이라면 노션의 유연함이 큰 장점으로 느껴질 거예요.

• 기획부터 고객 응대까지 전부 챙겨야 하는 뷰티/건강식품 브랜드

  신제품 런칭 하나에 여러 직무가 겹쳐 있고 협업 인력까지 관리하려면 노션의 한눈에 보는 방식이 잘 맞아요.

노션을 제대로 쓰려면 처음 만들 때 우리 회사만의 규칙을 잘 세워두는 게 중요해요.

노션을 쓰고 싶은데 세팅이 걱정되나요?

"우리는 노션이 더 필요한데, 처음부터 만들 자신이 없어요."

실제로 많은 회사가 노션을 도입했다가 흐지부지되는 이유가 바로 초기 세팅 때문이에요. 담당자가 며칠 밤을 새워 공부해야 하고, 그렇게 만든 워크스페이스도 하루 종일 설명을 들어야 쓸 수 있으니까요.

처음부터 혼자 헤매지 마세요

노션을 회사에서 제대로 쓰고 싶다면, 이미 검증된 표준 시스템을 활용하는 게 시간과 비용을 아끼는 지름길이에요. 이미 이 시스템을 도입한 작은 회사 대표님들의 후기를 들어보세요.

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