직원 5명, 10명 규모의 작은 회사를 운영하는 대표님들 중에는 "우리도 제대로 된 결재 시스템이 필요해"라고 생각하시는 분들이 많아요. 기안서 올리고, 결재받고, 실행하는 그런 시스템 말이에요.

그런데 정말 그런 시스템이 작은 회사에 필요할까요?

"대표님, 광고 문구 수정본 결재 부탁드려요."

이런 요청을 받으면 대표님은 어떤 생각이 드세요? '이런 것까지 내가 결재해야 하나' 싶으면서도, '그래도 확인은 해야 하는 거 아닌가' 싶으실 거예요.

직원 입장에서도 마찬가지예요. 작은 일이라도 결재를 올리라고 했으니 문서로 만들어야 해요. 말로 하면 10초면 끝날 일인데, 문서로 작성하려니 5분, 10분이 걸려요.

이런 일이 하루에 10번 생긴다고 해볼까요? 하루 100분이 사라져요. 한 달이면 2~30시간이에요. 직원이 5명이라면? 월 150시간이 증발하는 거죠. 작은 회사를 운영하는 분들이라면, 이 상황이 남의 이야기처럼 느껴지지 않을 거예요.

문제의 핵심은 이거예요. 중요한 결정과 사소한 실행을 똑같이 취급하고 있다는 거예요. 작은 회사에서 결재 문서 작성은 중요하거나 급한 일이 될 수 없는데 말이에요.

이럴 때일수록 누구나 같은 방식으로 업무를 주고받을 수 있는 시스템이 필요해요.

결재 시스템, 정말 문제가 뭘까요?

작은 회사에서 결재 시스템을 도입하는 것 자체가 문제일 수 있어요. 여기서 말하는 문제는 시스템이 나쁘다는 게 아니라, 결재를 대하는 방식이 맞지 않다는 거예요.

많은 대표님들이 업무 관리를 '결재'로 생각해요. 직원이 기안 올리면 대표가 승인하고, 승인 나면 실행하고, 끝나면 보고하는 흐름이요. 이 방식은 대기업에서는 잘 작동해요. 수백, 수천 명이 일하는 곳에서 대표가 모든 결정을 볼 수는 없잖아요. 그래서 권한을 나누고, 단계를 만들고, 책임을 분명히 하는 거죠.

하지만 10명 미만 조직은 달라요. 대표가 모든 의사결정의 최종 책임자인 경우가 많고, 중간 관리자는 실질적인 결정 권한이 없는 경우가 많거든요. 이런 상황에서 3단 결재, 전결 규정 같은 룰을 그대로 가져오면 어떻게 될까요?

시스템이 오히려 속도를 늦추는 장애물이 돼버려요.

대표 확인이 필요 없다는 말이 아니에요. 중요한 건 확인받는 '방식'이에요. 기안-검토-결재라는 무거운 과정보다, 업무 단위로 빠르게 요청하고 확인받는 구조가 작은 회사에는 더 잘 맞을 수 있어요.

그래서 작은 회사에서는 발상을 바꿔야 해요. '결재'가 아니라 '업무요청'으로요. 단순히 이름만 바꾸는 게 아니라, 일하는 방식 자체를 바꾸는 거예요.

결재 과정에서 병목이 생긴다면, 그건 시스템 문제가 아니에요.

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무거운 결재 시스템, 어떤 부담을 줄까요?

전통적인 결재 시스템이 작은 회사에 어떤 영향을 주는지 구체적으로 살펴볼게요.

결재 준비하는 데 시간이 너무 많이 들어요

결재 시스템이 생기면 어떻게 될까요? 일을 시작하기 전에 서류부터 써야 해요. 왜 필요한지, 얼마나 걸리는지, 어떤 결과가 나올지 미리 적어야 하죠.

문제는 작은 회사에서는 정확히 예측할 수 없는 일이 많다는 거예요. 해보면서 방향을 잡아야 하는데, 결재 문서에는 확정된 내용만 적어야 해요. 그래서 직원들은 결재를 통과시키려고 실제보다 더 구체적으로 포장하게 돼요.

결재할 때마다 증빙 챙기고, 미리 조율하고, 양식 맞추느라 정작 실행은 미뤄져요. 특히 10명 미만 회사에서는 한 사람이 여러 일을 동시에 하잖아요. 서류 작성에 30분 쓰면, 실제 업무가 2시간 밀리는 일이 생겨요.

대표도 직원도 감정적으로 힘들어요

결재 시스템이 있으면 직원들은 "이 정도면 결재 올려야 하나?" 고민하게 돼요. 사소한 건데 결재 올리면 일을 크게 만드는 것 같고, 안 올리면 나중에 문제 생겼을 때 책임질까 봐 불안하거든요.

대표 입장에서도 똑같아요. "이런 것까지 결재 올려?"라고 생각하면서도, 나중에 문제 생기면 "왜 미리 말 안 했어?"라고 할 수도 있으니 애매해요.

이런 상황이 반복되면 서로 눈치를 보게 돼요. 직원은 대표 기분을 살피고, 대표는 직원을 의심하게 되죠. 결재 절차 하나 때문에 신뢰가 무너질 수 있어요.

빠르게 움직여야 할 때 멈춰버려요

작은 회사의 가장 큰 강점은 속도예요. 의사결정도 빠르고, 실행도 빨라요. 그런데 결재 시스템이 생기면 이 속도가 깨져요.

급한 일이 생겼을 때 "일단 해보고 나중에 보고하자"가 아니라 "일단 결재부터 올려야지"가 돼요. 대표가 회의 중이거나 외근 중이면 일은 멈춰요. 결재가 나올 때까지 기다리는 동안 기회가 사라질 수도 있어요.

물론 대기업에서는 이런 과정이 필요해요. 조직이 크면 통제가 중요하니까요. 하지만 10명 미만 회사에서는 통제보다 실행 속도가 생존에 더 중요할 수 있어요.

작은 회사에 필요한 건 뭘까요?

작은 회사에는 서로 업무를 공 던지듯 주고받을 수 있는 가벼운 시스템이 필요해요. 왜 그럴까요?

많은 대표님들이 원하는 '알아서 일하는 직원'을 만들려면, 대표와 직원이, 직원들끼리 업무를 빠르게 주고받을 수 있는 구조가 있어야 해요. 이게 없으면 모든 결정이 대표에게 가기 때문에 대표가 병목이 돼버려요.

여기서 업무요청이라는 개념이 중요해져요. 단순히 '일 시키기'가 아니라, 누가 담당하는지 명확하고, 언제까지 해야 하는지 정해져 있고, 완료했는지 확인할 수 있는 방식으로 일을 주고받는 거예요.

업무요청은 어떻게 이뤄질까요?

1. 직원이 대표나 상사에게 요청하고 보고해요

"이 광고 소재 이렇게 바꾸려고 해요" 같은 내용을 업무요청으로 올려요. 대표는 확인하고 피드백만 주면 돼요.

2. 대표가 직원에게 업무를 지시해요

"이번 주 안에 고객사 제안서 초안 만들어줘" 같은 지시를 업무요청으로 남겨요. 누가 담당하는지, 언제까지인지, 어떻게 진행되는지 한눈에 보이니까 대표가 일일이 물어볼 필요가 없어요.

3. 동료끼리 요청해요

마케터가 디자이너에게, 기획자가 개발자에게요. 대표를 거치지 않고도 직원들끼리 업무를 주고받을 수 있어요. 이렇게 되면 대표가 모든 일의 중심에 있을 필요가 없어져요.

실제로 공여사들 팀원들도 대기업, 공기업, 스타트업 등 다양한 크기의 회사를 거쳤어요. ERP, 그룹웨어, 아사나 같은 협업 툴도 써봤고요. 그런데 여러 경험을 하면서 오히려 확실해진 게 있어요. 작은 회사의 일하는 방식은 큰 회사와 다르고, 거기에 맞는 업무 시스템도 달라야 한다는 거예요.

결재가 아니라 업무 중심으로 생각해야 해요

결재 시스템으로 업무 관리를 할 수 있다고 기대하는 대표님이라면, 잠깐 멈춰서 업무 중심(Task 기반)으로 시스템을 만드는 걸 생각해보세요.

작은 회사의 일은 작고 가볍고 빠르게 움직여요. 대표나 결재권자 한 사람보다, 시스템이 가져올 가능성이 더 커요. 그러니까 업무가 자유롭게 움직일 수 있도록 업무 중심으로 일을 주고받는 시스템을 만들어보는 건 어떨까요? 메신저로는 업무를 기록할 수 없지만, 업무요청 시스템에서는 가능해요.

우리 회사에 맞는 방식은 뭘까요?

아직도 워드로 문서 주고받고 계신가요? 출력해서 도장 찍고 있나요? 잠깐 멈춰서, 우리 앞에 있는 문제를 해결하려면 어떤 방식이 필요한지 고민해볼 필요가 있어요.

작은 회사에서는 큰 회사의 방식을 그대로 가져오는 게 답이 아닐 수 있어요. 규모에 맞는 방식이 있고, 단계에 맞는 구조가 있어요. 지금 우리 회사에 맞는 건 결재 중심 시스템일까요, 아니면 업무요청 중심 시스템일까요?

이 질문의 답은 회사마다 다를 수 있어요. 다만 10명 미만 회사라면, 절차보다 실행 속도가, 승인보다 담당자가, 형식보다 맥락이 더 중요할 가능성이 높아요. 그렇다면 그에 맞는 구조를 먼저 만드는 게 좋겠죠.

공여사들이 만든 시스템에서는 업무요청이 중심이에요. 대표도 직원도 이 방식으로 일을 주고받고, 진행 상황을 확인하고, 완료 처리를 해요. 결재가 필요한 건 따로 구분해서 처리하고요. 이렇게 구분하니까 일이 막히지 않고 계속 굴러가더라고요.

지금 회사의 일하는 방식이 답답하게 느껴진다면, 문제는 사람이 아니라 구조일 수 있어요. 결재 시스템을 도입하기 전에, 업무요청 시스템부터 만들어보는 건 어떨까요? 그게 작은 회사에 맞는 첫걸음일 수 있어요.

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