노션 쓰면 편할 줄 알았는데, 왜 더 바쁠까요?

노션으로 고객 관리도 하고, 프로젝트도 정리하고, 회의록도 빠짐없이 기록하고 있어요. 직원들도 열심히 쓰고 있죠. 그런데 막상 확인하려면 페이지를 하나씩 열어봐야 해요. 중요한 마감일은 놓치기 일쑤고요.

이건 직원들 문제가 아니에요. 구조가 잘못 설계됐기 때문이에요.

노션을 파일 보관함처럼 쓰기 시작하면, 업무를 관리하는 게 아니라 '쌓인 문서'를 관리하게 돼요.

이렇게 쓰면, 결국 대표가 직접 다 봐야 해요

예를 들어볼게요. 고객사가 200개 있는데, 영업 담당자가 갑자기 연차를 냈어요. 그런데 오늘 고객사 계약 상태를 확인해야 하는 상황이에요.

정보가 전부 페이지 안에만 있다면요? 200개 페이지를 하나씩 열어봐야 해요. 10분? 20분? 한 시간도 모자랄 거예요. 결국 지쳐서 몇 개만 보고 넘어가거나, 담당자한테 전화해서 물어보게 되죠.

시스템을 만들어놨는데 결국 사람 기억력에 의존하게 되는 거예요.

이게 계속되면 어떻게 될까요? 직원들은 열심히 기록하는데, 대표는 확인을 못 하니까 결국 "아무도 안 보는 페이지"만 쌓여요. 직원 입장에선 "내가 이렇게 열심히 적어놨는데 왜 안 보시지?" 하는 억울함만 쌓이고요. 시스템처럼 보이지만, 실제로는 담당자 머릿속에만 있는 구조가 되는 거예요.

이런 상황이 계속된다면요?
문제는 '기록 방식'이 아니라 그걸 쌓는 '구조'예요.
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매번 클릭해야만 보이는 구조, 뭐가 문제일까요?

많은 분들이 이렇게 생각해요.

"페이지에 잘 정리해두면 되는 거 아닌가? 필요할 때 들어가서 보면 되잖아."

맞아요. 당장은 그래도 돼요. 하지만 문서가 점점 쌓이면서 문제가 시작돼요.

중요한 내용, 꼭 챙겨야 하는 내용, 핵심 업무 내용까지 전부 페이지 안에 숨어 있어요. 고객사가 20개, 30개로 늘어나요. 프로젝트도 계속 많아지고요. 이때 "이번 달 계약 만료되는 고객사 몇 개지?" 확인하려면요? 페이지를 수십 개씩 열어봐야 해요. 프로젝트도 마찬가지예요. "이번 주 마감인 프로젝트 뭐지?" 확인하려면 페이지를 하나씩 다 열어봐야 하죠.

노션으로 프로젝트를 관리한다는 건, 결국 '이번 주 마감/지연/담당자'를 필터 한 번에 확인할 수 있게 만드는 거예요.

대표 시간이 가장 비싼데도요, 이런 구조에서는 대표가 일일이 모든 걸 확인해야 해요. 작은 회사에선 너무 치명적이죠. 영업도 해야 하고, 직원 관리도 해야 하고, 매출 관리도 해야 하는데, 노션 페이지 열어보느라 시간을 다 쓰게 되니까요.

그럼 페이지 안에는 아무것도 쓰면 안 되나요?

아니에요. 상세한 내용이나 참고 자료, 히스토리는 페이지 안에 써도 괜찮아요. 하지만 중요한 건 반드시 페이지 밖으로 빼야 해요.

노션으로 일정을 관리한다는 건, '페이지를 잘 쓰는 것'보다 마감일이나 상태 같은 핵심 정보를 표에서 바로 보이게 만드는 거예요.

왜냐하면 노션은 개인 공간이 아니라 팀이 함께 쓰는 공간이거든요. 데이터가 점점 쌓이고, 페이지가 200개, 300개로 늘어나는데, 그때마다 페이지를 하나씩 열어볼 수는 없잖아요.

업무에서 가장 핵심이 되는 내용은 반드시 '속성'으로 따로 만들어서 한눈에 확인할 수 있게 해야 해요. 체크해야 할 것, 납기일, 상태 같은 것들이요. 만드는 게 귀찮게 느껴질 수 있어요. 하지만 시스템이란 원래 '불편함'을 감수하고서라도 지켜야 하는 거예요. 효율을 높이려고 만드는 게 아니라, 절차를 추가해서 위험을 피하려고 만드는 거니까요.

작은 회사가 놓치는 노션 설계, 어떤 게 있을까요?

그럼 구체적으로 어떤 내용을 페이지 밖으로 빼야 할까요? 실제로 적용하고 있는 세 가지 기준을 알려드릴게요.

① 중요한 건 반드시 속성으로 빼야 해요

위험한 내용, 반드시 챙겨야 하는 내용, 해당 업무의 핵심 내용은 반드시 페이지 밖으로 빼요. 다시 말해 '표만 봐도 한눈에 확인되도록' 만드는 거예요. 예를 들어볼게요. 고객사 관리에서 가장 중요한 게 뭘까요? 계약 상태, 마감일, 안내 발송 완료 여부 같은 것들이요. 이런 건 절대 페이지 안에 적어두면 안 돼요. 데이터베이스 속성으로 만들어서 표에서 바로 보이게 만들어야 해요.

고객을 관리할 땐 '기록'이 많아질수록 오히려 더 위험해져요. 계약 상태, 마감일, 안내 여부처럼 반드시 챙겨야 할 것들은 처음부터 속성으로 고정해두는 게 안전해요.

1. 데이터베이스를 만들어요

2. [체크박스] 속성을 추가해요

3. [안내 발송 완료]를 적어둬요

4. 담당자에게 안내메일 발송 후 꼭 체크하라고 알려줘요

5. 같은 방식으로 [마감일] 속성도 추가하고, [상태] 속성도 추가해서 관리해요

이렇게 하면 표만 봐도 "아, 이 고객사는 안내 발송이 안 됐구나", "이 고객사는 다음 주 마감이네" 바로 알 수 있어요. 페이지 200개를 열어볼 필요가 없어지는 거예요.

② 게스트 권한도 표에서 보이게 해야 해요

프로젝트 관리에서도 똑같아요. 굳이 '게스트' 속성을 넣어서 사용하는 걸 추천해요.

"굳이 두 번 일해야 하나요? 어차피 페이지 들어가서 공유 버튼 누르면 보이는데요."

맞아요. 페이지에 들어가서 공유 버튼을 누르면, 누구에게 접근 권한이 있는지 다 보여요. 하지만 작은 회사에서는 프로젝트 5-6개가 한 번에 돌아가고 있을 때, 하나씩 클릭해서 볼 시간조차 너무 아까워요. 게다가 외부 공유는 위험한 내용이기 때문에 중요해요. 만약 외주사가 들어와 있는지 모르고, "외주사 일 처리 똑바로 못 한다", "일 처리 느리다" 하고 페이지에 썼다면요? 큰일나죠.

정리하면요, 공유 버튼 눌러도 다 보이는데 굳이 밖으로 빼는 이유는 위험 관리와 한눈에 보기 위함이에요. 이 2가지가 가장 핵심이에요.

1. 데이터베이스를 만들어요

2. [사람] 속성을 추가해요

3. 페이지에서 게스트를 초대한 다음, 사람 컬럼에 해당 계정을 넣어줘요

이렇게 하면 표만 봐도 "아, 이 프로젝트에는 외주사가 들어가 있구나" 하고 바로 알 수 있어요.

③ ID는 왜 필요할까요?

광고 소재나 메시지처럼 수백 수천 개씩 나오는 업무를 고유 번호 없이 관리한다면요? 그건 반쪽짜리 시스템이에요.

고유 번호란 사람이 임의로 바꿀 수 없는 속성이에요. 예를 들어 광고 소재를 추가할 때마다 '1556', 또 추가하면 '1567' 이렇게 자동으로 번호가 매겨져요. 이 번호는 사용자가 수정할 수 없어요. 그래서 절대 중복되는 번호가 생길 일이 없죠.

아무리 페이지 제목, 광고 소재 제목이 있어도 '고유 번호'의 효율성을 따라올 수 없어요. 예를 들어 직원이 5명밖에 안 되는 회사인데도 이름이 같은 사람이 두 명이라면요? 시스템에서는 고유 번호, 즉 사번으로 직원을 관리해야 해요.

광고 소재로 다시 돌아올게요. 이런 반복 업무는 이름이나 제목만 가지고 뭐가 어떤 소재였는지 구별하기 힘들어요. 그래서 ID를 쓰는 거예요. 한 주에 5~10개, 많으면 20개 이상씩 발행하게 되니까요.

이렇게 되면 구성원끼리 말할 때부터 소통 속도가 달라져요. ID를 도입하고서 소재 찾는 속도가 엄청 빨라졌어요. "1293번 소재"라고 하면 마케터든, 대표든, 담당자든 누구나 바로 찾을 수 있거든요. 그 ID로 소통할 수 있으니까요. "1293 수정해주세요", "1293 확인했어요", "1293 소재 껐어요" 이렇게 말하면 되니까요. 파일명도 그 ID로 지으면, 폴더에서 검색할 때도 '1293' 치면 나오고 광고 검색할 때도 '1293' 치면 나와요.

다행히 노션에서는 아주 간편하게 이 기능을 제공해요. 데이터베이스에서 'ID' 속성을 추가해주면 돼요. ID가 몇 번이니, 어디에 붙이니 그런 건 중요하지 않아요. 여기서는 단순하게 'ID가 있느냐 없느냐'가 효율을 끌어올리는 핵심이에요.

이 3가지를 적용하면 어떻게 바뀔까요?

이전: 페이지 안에만 정보를 쌓는 구조

• 대표가 고객사 상태를 확인하려면 페이지 200개를 하나씩 열어봐야 했어요

• 프로젝트에 외주사가 들어가 있는지 모르고 불평을 적었다가 큰일났어요

• 광고 소재 찾으려고 제목으로 검색하는데 비슷한 게 너무 많아서 30분이 걸렸어요

이후: 중요한 정보를 컬럼으로 빼는 구조

• 표만 봐도 10초 만에 "이번 주 마감 고객사 3개" 파악해요

• 게스트 컬럼 보고 외주사 있는 프로젝트인지 바로 확인해요

• ID 1293으로 검색하면 1초 만에 해당 소재 찾기 완료해요

실제 고객 후기에서도 비슷한 이야기를 찾을 수 있었어요.

"대형 프로젝트도 두렵지 않게 됐어요. 프로젝트 관리에서 상위, 하위 프로젝트를 만들어서 하나씩 따라가면 어느새 목표에 도달해 있더라고요. 예전에는 한 명의 PM이 기억과 노트 필기로 모든 걸 기록했었는데 더 이상 그럴 필요가 없어졌어요."

ㅡ 라이프스타일 브랜드 고객사 후기

정리하면, 한눈에 파악되는 구조를 만들어야 해요

노션을 열심히 쓰는데도 효과가 없다면요, 그건 직원들이 기록을 안 해서가 아니에요. 중요한 정보가 페이지 안에 숨어 있어서예요. 업무에서 가장 핵심이 되는 내용, 즉 체크해야 할 것, 납기일, 상태, 게스트 권한, ID 같은 것들은 반드시 컬럼으로 만들어서 한눈에 확인할 수 있게 만드세요. 페이지 안에 쌓는 건 의미가 없어요. 페이지를 일일이 열어야만 확인할 수 있는 구조니까요.

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  노션 구조를 제대로 잡으셨다면 이제 '온보딩 시스템'도 같이 가야 해요. 좋은 사람을 뽑아도 시스템이 없다면 똑같은 설명을 매번 반복하게 되니까요. 첫 채용 전이라면 꼭 읽어보세요.

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