사람을 더 쓰기 전에, ‘보고 방식’부터 바꿔야 하는 타이밍
작성자 공여사들
기업 도입 사례 인사이트
사람을 더 쓰기 전에, ‘보고 방식’부터 바꿔야 하는 타이밍
“시간 없어서 알바 쓴 건데, 시간이 더 없어졌어요.”
이 말은 특정 사례에만 해당하는 이야기가 아닙니다. 하루에 일할 수 있는 시간이 정해져 있는 대표라면, 언젠가 한 번쯤은 내뱉게 되는 말에 가깝습니다.
특히 워킹맘이나 워킹대디, 해외에 있는 직원과 시차를 두고 소통해야 하는 대표처럼 하루 중 일부 시간에만 팀과 연결될 수 있는 대표에게서 자주 나옵니다.
이런 유형의 대표들은 늘 시간이 모자라다고 느낍니다. 그렇다고 해서 일을 못 해서 시간이 부족한 건 아닙니다. 애초에 시간 관리가 어려운 조건에서 사업을 시작했고, 직원들과 실시간으로 소통하기 어려운 구조라서 ‘쓸 수 있는 시간’이 더 짧게 체감될 뿐입니다.
그런데도 대부분의 일터는 아직 이렇게 가정하고 움직입니다. 대표가 수시로 채팅을 확인할 수 있고, 질문이 올라오면 바로 답을 줄 수 있고, 보고가 올라오면 곧바로 피드백을 줄 수 있다고요. 그래서 요청이 생기면 바로 확인하고, 바로 답하고, 바로 다음 단계로 넘어가는 흐름을 전제로 합니다.
하지만 이런 구조는 대표가 하루 종일 자리에 앉아 있는 회사를 기준으로 설계된 방식입니다.
이 글은 여기서부터 출발합니다. 워킹맘처럼 하루에 6~7시간 정도만 딱 잘라서 일할 수 있는, 시간 관리가 어려운 여성 사업가에게 왜 일반적인 업무 진행 방식이 맞지 않는지, 그리고 그 조건에 맞게 일하는 방식을 통째로 갈아탄 한 사례를 살펴보려고 합니다.
하루에 접속할 수 있는 시간이 정해져 있는 대표님
이 조건을 가진 대표의 하루는 패턴이 분명합니다. 실제로 일을 볼 수 있는 시간이 보통 하루 6~7시간 안팎입니다. 이 시간도 하루 종일 흩어져 있는 게 아니라, 오전·저녁 혹은 특정 구간으로 묶여 있습니다. 예를 들면, 아이가 있는 워킹맘 대표는 아침에 식사와 등교를 챙기고, 돌아와서 집안 정리를 마친 뒤 잠깐 일하고, 오후에는 다시 하원과 저녁을 챙긴 뒤 남는 시간에 업무에 몰입해야 합니다.
그러는 동안에도 대표 역할은 변하지 않습니다. 회사의 크고 작은 의사결정과 피드백은 여전히 대표의 몫입니다. 직접 손으로 일을 하지 않더라도, 직원이 다음 단계로 넘어가기 위해선 대표의 컨펌이 필요한 일이 많습니다. 콘텐츠 기획, 일정 조정, 업무 요청 어느 것 하나 예외가 아니죠.
중요한 건, 이런 대표들은 일을 하고 싶다고 해서 시간을 마음대로 늘릴 수 없다는 점입니다. 아이 등·하교 시간이나 돌봄 시간은 바꿀 수 없는 일정이기 때문입니다. “오늘은 좀 더 해볼까?”, “밀렸으니 오늘은 밤새서 따라잡아야지” 같은 선택지가 애초에 없습니다. 그래서 이 대표들에게 중요한 건 ‘속도’가 아니라, 직원들의 업무를 언제 확인하고 어떤 타이밍에 피드백을 남길 수 있느냐입니다. 어느 시간대에, 어떤 방식으로 보고를 받고, 어떤 순서로 피드백을 남길지 정하는 것이 핵심입니다.
사람이 늘었는데도 대표의 시간이 생기지 않았던 이유
이런 상황에 처한 대표들이 가장 먼저 떠올리는 해결책은 대개 같습니다. 시간이 모자라니, 사람을 늘립니다. 직접 하지 않아도 되는 일부터 외주나 직원에게 넘겨서, 대표가 직접 봐야 할 일을 줄이려고 합니다.
그런데 사람을 늘렸다고 해서 체감이 확 달라지는 경우는 드뭅니다.
왜일까요? 사람 수와 상관없이, 대표의 확인과 피드백이 필요한 지점은 계속 생기기 때문입니다. 그 순간이 대표의 근무 시간과 맞을지, 안 맞을지는 아무도 고려하지 않습니다. 누군가는 다음 단계로 넘어가려고 대표의 결정을 기다리고, 누군가는 수정이 필요해 대표의 코멘트를 기다린 채로 멈춰 있습니다.
그리고 대표는 카카오톡, 슬랙 같은 실시간 메신저를 열었다가, 어느새 이런 화면을 마주합니다.
이미 여러 요청이 지나가버린 채 위로 밀려 있고
급해 보이는 일들이 여기저기 섞여 있고
어떤 건 이전 대화와 파일까지 다시 추적해야 맥락이 잡힙니다.
그 결과 대표는 ‘내가 일할 수 있는 시간에 차분히 확인하는 구조’가 아니라, 눈앞에 보이는 메시지부터 하나씩 지워 나가는 구조에 갇히게 됩니다.
그래서 결국 이런 말이 나옵니다.
“사람을 썼는데, 왜 여유가 더 없어졌을까.”
업무량이 갑자기 폭발적으로 늘어서가 아닙니다. 대표가 확인해야 하는 일들이 대표의 업무 시간과는 무관하게 실시간으로 쌓이고 있기 때문입니다. 지금 이 순간에도요.
기존 방식의 한계가 분명해진 지점
이 상황이 반복되면 대표는 어느 순간 깨닫게 됩니다. 더 부지런하면 해결될 문제도 아니고, 일을 못해서 생긴 문제도 아니라는 걸요.
핵심은 하나입니다. 직원들이 업무를 보고하는 시점을 대표가 통제할 수 없다는 점입니다.
업무 요청, 콘텐츠 아이디어, 일정 변경 같은 것들이 그때그때 메신저로 들어오고, 대표는 자신이 접속 가능한 시간에 밀려 있는 메시지를 한꺼번에 처리합니다. 이 구조에서는 대표가 짧은 시간 안에 눈에 보이는 것만 급하게 처리하게 됩니다. 그러다 보니 누락되기 쉬운 일들이 생기고, 여기저기 흩어진 정보들을 대충 이어 붙여 판단해야 해서, 의사결정의 질도 떨어질 수밖에 없습니다.
실제로 대표에게 필요한 건, 직원들은 미리 보고(업무 요청)를 남겨두되, 대표는 그것들을 자신이 정해둔 시간에 모아서 검토할 수 있는 환경입니다.
이런 상황이 반복된다면, 대표는 결국 일에 끌려다니게 됩니다.
선택의 기준은 단순합니다
지금 이 지점에 와 있는 대표라면, 기준 하나만 명확히 가져가도 충분합니다.
“내가 일할 수 있는 시간에만 확인해도
다음 작업이 진행될 수 있는가.”
이 기준을 충족하려면, 단순히 카톡방을 노션 같은 시스템으로 옮기는 것만으로는 부족합니다. 그 안에 해야 할 일이 빠짐없이 남아 있어야 하고, 콘텐츠 기획도 같은 기준으로 모여 있어야 하며, 일정 역시 대표가 한눈에 파악할 수 있는 형태로 정리되어 있어야 합니다.
즉, 업무 요청, 콘텐츠 기획, 일정 관리가 각각 다른 곳으로 흩어져 있는 게 아니라, 하나의 공간 안에서 같은 기준으로 쌓여 있어야 합니다.
이건 머릿속에서만 그려본 이상적인 그림이 아닙니다.
10인 미만 스타트업을 위한 표준 노션 시스템을 도입한 고객사 중, 하루에 정해진 시간에만 일을 볼 수 있는 워킹맘 대표 역시 같은 어려움을 겪고 있었습니다. 업무 요청, 콘텐츠 기획, 일정이 대표의 비근무 시간에도 계속 생겼고, 이 대표는 자신이 접속 가능한 시간에 한 번에 확인하고 피드백을 끝낼 수 있는 방식을 필요로 했습니다.
대표의 피드백 방식이 바뀌면서 달라진 것
이 시스템을 도입하고 나서 달라진 건 ‘대표의 역할’이 아니라 ‘피드백을 주고받는 방식’이었습니다.
업무 요청은 이제 실시간으로 처리해야 할 메시지가 아니라, 업무요청 페이지에 남는 하나의 항목이 됩니다. 대표는 시스템에 접속했을 때 그 목록을 보고, 우선순위가 높은 일부터 차례대로 확인하고 결정합니다.
콘텐츠 기획도 같은 원리로 움직입니다. 아이디어가 떠올랐다고 해서 그 자리에서 바로 판단하지 않습니다. 직원들은 콘텐츠 기획 페이지에 아이디어를 남겨두고, 대표는 접속 가능한 시간에 모아서 한 번에 검토합니다.
일정 역시 알림이 울릴 때마다 반응하는 방식이 아닙니다. 예정된 일정은 미리 캘린더에 쌓여 있고, 대표는 접속했을 때 그날 기준으로 확인해야 할 일정만 봅니다.
표면적으로는 서로 다른 일처럼 보이지만, 이 세 가지는 본질이 같습니다.
“직원은 미리 남겨두고, 대표가 접속했을 때 확인한다.”
실제 고객사 대표님이 말한 변화
이 사례의 주인공인 대표는 사업을 시작할 때부터 워킹맘이었습니다. 시간 제약이 크다는 걸 전제로 일을 시작한 사람이었습니다. 아이가 어느덧 초등학생이 되었지만, 워킹맘으로 사업을 운영하는 일은 여전히 만만하지 않습니다. 현실은 크게 달라지지 않았습니다.
“보통 아이를 오전 보내면 집 정리하고 10시쯤 출근해요. 방학 때는 점심 먹일 때까지만 일하고요. 총 근무시간은 6~7시간이에요. 더 일하고 싶어도 퇴근 시간을 더 늦출 수는 없었어요.”
시장 조사, 상세페이지 기획, 콘텐츠 발행, 고객 응대까지 몇 년 동안 혼자 감당하다가, 결국 직원을 채용했습니다. 하지만 ‘시간 제약’이라는 조건에서 완전히 벗어나지는 못했습니다.
이 시스템을 도입한 지 두 달 정도 된 시점에 인터뷰를 진행했을 때, 이 대표는 이렇게 말했습니다.
“애가 이제 5학년, 6학년 올라가는 시점이긴 한데, 방학 때가 더 힘들어요. 밥 챙기고 나와야 하니까 출근을 점심 먹이고 나올 때도 있고요. 그래서 저는 연락 오면 그때그때 봐야 되는 구조는 안 맞더라고요.
업무든 콘텐츠든 일정이든 다 거기 남겨두고 제가 시간 될 때 들어가서 한 번에 보면 된다는 게 제일 좋았어요.”
이 사례에서 달라진 건 ‘대표의 하루 일정’이 아니라 ‘일이 흘러가는 방식’입니다.
직원들과 실시간으로 소통해야 하는 구조에서, ‘대표가 가능할 때’ 피드백을 남길 수 있는 구조로 완전히 방향을 바꾼 것입니다.
'시간 제약' 속에서 일하는 대표님들께
이 사례의 핵심은 대표가 더 많은 일을 해내게 되었다거나, 위임을 특별히 잘하게 되었다는 이야기가 아닙니다.
요청이 들어올 때마다 바로 반응하던 방식에서, 대표가 접속했을 때 지금 확인해야 할 업무, 콘텐츠, 일정이 한눈에 보이는 방식으로 옮겨 갔다는 점이 중요합니다.
업무요청, 콘텐츠 기획, 일정이 모두 같은 기준으로 정리돼 있을 때, 일은 대표가 감당할 수 있는 범위 안에서 처리됩니다. 대표가 정해 둔 시간 안에서, 대표가 정한 순서대로요.
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