“9월만 되면 또 시작이에요.
콘텐츠는 2주 전에야 만들고, 광고는 늘 급하게 세팅하고요.”

이 말은 한 교육사업 대표만의 하소연이 아닙니다. 공채, 자격증, 입시처럼 시즌이 정해진 교육업에서는 반복해서 나타나는 전형적인 구조입니다. 매년 같은 시기에 같은 일이 데도, 준비는 늘 ‘직전’에 시작되고, 작년에 했던 방식은 또 다시 ‘처음부터’ 반복됩니다.

이 글은 여기서 출발합니다.

매년 시즌마다 쫓기던 한 교육사업 대표가, 어떻게 일하는 방식을 바꿔서 1년 전체 일정을 미리 설계하게 되었는지 그 과정을 하나의 사례로 풀어봅니다.

교육사업은 어떤 구조로 돌아갈까요?

교육사업에는 보통 연간 2~3개 정도의 주요 시즌이 있습니다. 예를 들어 공채는 9~10월, 7급 공무원 시험은 4~5월처럼 해마다 반복되는 패턴이 있죠. 이렇게 시즌제가 뚜렷한 업종일수록, 1인 사업자 계획에는 “언제부터 준비를 시작할지”까지 포함해서 잡아두는 것이 핵심입니다.

각 시즌마다 반복되는 일도 비슷합니다.

• 강의 커리큘럼 기획

• 강사 섭외 및 계약 (플랫폼인 경우)

• 광고 소재 제작 및 세팅

• 수강생 응대 및 CS 준비

대표는 이 모든 단계에서 최종 결정을 내립니다. 어떤 강의를 먼저 열지, 어떤 키워드로 광고를 집행할지 모두 대표 판단에 달려 있죠. 게다가 기업마다 채용 일정도 제각각입니다. 어떤 곳은 8월, 또 어떤 곳은 9월이나 10월에 공고를 여니, 일정이 완전히 확정되기 전에 콘텐츠와 광고를 먼저 준비해야 하는 상황이 자주 생깁니다.

결과적으로 시즌 시작 2~3주 전이 되면, 준비가 한꺼번에 몰립니다. 시즌이 진행되는 동안에는 실시간 문의 대응과 강의 품질 관리에 대부분의 시간이 쓰이고요. 시즌이 끝나면, 바로 이어져야 할 다음 준비는 자연스럽게 뒷전으로 밀립니다.

왜 매년 같은 자리에 쫓길까요? (3가지 구조적 원인)

이런 구조 안에 있으면 대표의 시야는 자연스럽게 좁아집니다. 눈앞의 시즌만 보이고, 다음 주기는 잘 보이지 않게 됩니다.

원인 1. 일정을 "시작일" 기준으로만 관리한다

교육사업은 어떻게 일정을 관리할까요?  많은 곳이 “9월 공채 시작”, “11월 자격증 강의 오픈”처럼 시작일 위주로 캘린더를 채웁니다. 문제는 여기서 시작됩니다.

이렇게 관리하면 콘텐츠 제작, 광고 세팅, 강사 섭외가 모두 ‘직전’으로 몰립니다. 시즌이 겹치기라도 하면 더 혼란스럽습니다. 예를 들어 9월 공채와 10월 자격증 시즌이 붙어 있을 때, 어느 쪽에 먼저 리소스를 써야 할지 판단이 쉽지 않습니다. 시작일만 보이는 방식은 ‘준비 기간’을 캘린더에서 완전히 지워버립니다.

그러면 팀 규모와 상관없이 누구나 일정에 쫓길 수밖에 없습니다. SEO는 최소 3개월 전부터 준비해야 효과가 나오는데, 실제로는 시즌 2주 전에야 시작할 수 있으니 결국 매번 포기하게 됩니다.

원인 2. 끝나고 나면, 다음 준비를 잊는다

9월 공채 시즌이 끝났다고 가정해볼까요. 그다음 주에는 그동안 미뤄둔 일들이 한꺼번에 올라옵니다. 밀린 고객 응대, 회계 정리, 내부 관리 업무가 다시 쌓이죠. 그러다 보면 정말 중요한 사실 하나를 놓치게 됩니다. “지금이 바로 11월 자격증 시즌 준비를 시작해야 할 타이밍”이라는 점입니다.

달력에 표시를 해두고, 알람을 맞춰 놓아도 실제로 그 시점이 오면 다른 일에 밀려 쉽게 잊습니다. 이유는 단순합니다. “3개월 뒤를 지금부터 준비해야 한다”는 생각 자체가 일상 속에서 자동으로 떠오르지 않기 때문입니다.

원인 3. 작년 자료와 성과가 한 곳에 모여 있지 않다

작년 데이터를 다시 확인해야 한다면 어떻게 하시나요?

대부분은 광고 계정을 열어 당시 광고비를 다시 보고, 드라이브나 클라우드를 뒤져 효과가 좋았던 키워드와 소재를 찾아보고, 강사 계약 조건은 메신저 대화방을 다시 스크롤해서 확인합니다. 이렇게만 해도 한 시간이 훌쩍 지나갑니다.

이상적인 구조라면, 작년 9월 공채 페이지 하나만 열면 됩니다. 그 안에 당시 사용했던 광고 소재, 잘 먹힌 키워드, 강사 계약 조건이 모두 정리돼 있어야 합니다.

하지만 현실에서는 업무요청, 콘텐츠 기획, 마케팅 계획이 전부 다른 곳에 흩어져 있습니다. 그러니 결국 급한 일부터 처리하게 되고, 강의 제작과 당장 눈앞의 운영에만 갇히게 됩니다. 기록이 없으면 다음 시즌도 감으로 움직이게 되고, 회사는 전략 없는 "1인 사업처럼” 운영되는 느낌을 가지게 됩니다.

“이 방식으로는 내년에도 똑같겠다”는 순간

이 대표에게도 이런 패턴이 3년째 반복되고 있었습니다. 시즌이 다가오면 급하게 준비하고, 진행 중에는 쏟아지는 문의에 대응하고, 시즌이 끝나면 지쳐서 다음 준비를 미룹니다. 1년, 2년, 3년 내내 같은 흐름이 이어졌습니다.

겉으로 보기에는 일이 너무 많아서 생기는 문제 같았습니다.

하지만 실제 원인은 달랐습니다.

시즌이 끝난 직후, 다음 준비를 바로 시작하지 못하는 구조. 그리고 일정을 “시작일” 중심으로만 관리해온 습관 때문이었습니다. 시즌 자체는 매년 비슷한 주기로 반복되는데, 매번 처음 시작하는 것처럼 준비가 돌아가는 셈입니다. 그러니 올해도 작년 자료를 다시 찾느라 시간을 쓰고, 똑같은 실수를 반복하게 됩니다.

이대로라면 내년에도 상황이 달라지지 않겠다는 게 분명해진 시점이었습니다.

매년 같은 시기에 막힌다면, 문제는 ‘시즌’이 아니라 ‘구조’일 가능성이 큽니다.

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교육사업을 안정적으로 돌리려면, 무엇이 필요할까요?

시즌은 매년 반복되는데 준비는 늘 처음처럼 급하게 시작됩니다. 시스템이 아니라 대표의 머릿속 기억에만 의존하는 구조이기 때문입니다. 그렇다면 연 단위로 운영을 바라볼 수 있는 시스템은 어떤 모습을 갖춰야 할까요?

이 대표가 세운 기준은 단 하나였습니다.

“시즌이 끝난 직후, 바로 다음 준비로 넘어갈 수 있는 구조인가.”

이 한 줄 기준만 세워도 1인 사업자 계획의 초점이 달라집니다. “당장 눈앞의 급한 일 처리”에서 “다음 시즌을 미리 열어두는 일”로 중심이 이동하면서, 일정에 쫓기는 빈도 자체가 줄어듭니다.

조건 1. 연간 전체 주기가 한눈에 보여야 한다

우선, 매년 반복해서 진행되는 주요 시즌이 연간 단위로 한 화면에 보일 필요가 있습니다. 특히 그때는 중요했지만 시간이 지나면 잊혀지는 결정들. 예를 들어 “9월 공채 때 어떤 새로운 홍보 수단을 시도했는지”, “11월 자격증 시즌 페이드 광고는 어느 예산 구간에서 효율이 가장 좋았는지” 같은 것들입니다.

이런 과거 이벤트와 의사결정을 한 줄로 쭉 훑어보기만 해도 올해 어떤 시즌이 다가오고 있는지, 그리고 작년 경험을 거울 삼아 어떤 선택을 해야 더 나은 결과를 만들 수 있을지 감이 잡힙니다.

그때는 분명히 의미 있었지만 시간이 지나면 사라지는 의사결정들. 이제는 한 번에 꺼내볼 수 있어야 합니다.

조건 2. 시즌이 끝나는 순간, 다음 준비가 자동으로 떠올라야 한다

“3개월 뒤 시즌을 지금부터 준비해야지”라는 생각을 대표가 매번 떠올려야 할까요? 사람의 기억에 기대면, 결국 또 잊게 됩니다. 달력에 표시를 해두고, 알람을 설정하고, 메모를 남겨도 실제로 그 시점이 오면 다른 일에 치여 놓치기 쉽습니다.

대신, 프로젝트 관리 화면에서 연간 전체 주기를 미리 설정할 수 있다면 어떨까요?

예를 들어 9월 공채가 끝나는 시점에, “지금부터 11월 자격증 시즌 준비를 시작해야 한다”는 일정이 이미 시스템 안에 들어 있습니다. 각 시즌별 ‘준비 시작일’을 미리 입력해두면, 한 시즌이 종료될 때 다음 시즌을 위한 할 일이 화면에 자동으로 떠오릅니다.

대표가 매번 기억하고 있을 필요가 없습니다. 프로젝트 관리 페이지를 열면 “지금 당장 손대야 할 다음 준비”가 정리된 상태로 기다리고 있습니다. 일부러 잊으려 해도 잊기 어려운 구조가 되는 거죠. 시스템이 시즌의 끝과 동시에 다음 시즌 준비를 시작하게 만드는 구조입니다.

이렇게 되면 회사를 움직이는 힘이 대표의 기억력이 아니라, 설계된 구조로 옮겨갑니다.

조건 3. 시즌별 자료와 성과가 같은 곳에 누적되어야 한다

그렇다면 작년 데이터를 보려면 어떻게 되어 있어야 좋을까요?

이상적인 그림은 이렇습니다. 광고 계정을 뒤지지 않아도, 드라이브를 끝없이 넘기지 않아도, 메신저 대화방을 다시 스크롤하지 않아도 됩니다. “작년 9월 공채” 페이지 하나만 열면 그 안에 당시의 광고 소재, 전환이 좋았던 키워드, 강사 계약 조건이 함께 정리돼 있는 상태입니다.

업무요청, 콘텐츠 기획, 마케팅 계획이 각각 다른 공간으로 분산되는 대신, 시즌별로 한 시스템 안에 계속 쌓이는 구조입니다. 그러면 페이지 하나만 열어서 작년 데이터를 바로 참고하고, 올해 전략을 업데이트할 수 있습니다.

기록이 없으면 매년 같은 자리에서 다시 시작해야 하지만, 기록이 쌓이기 시작하면 그 순간부터는 자산이 됩니다.

3년 차가 되면, 정말로 ‘3년 차다운’ 방식으로 일할 수 있는 구조가 완성됩니다.

시즌에 끌려가지 않고, 먼저 준비하는 쪽으로

이 시스템을 도입한 뒤, 이 대표의 하루는 완전히 달라졌습니다.

한 시즌이 끝난 다음 주, 대표는 다음 시즌 준비 페이지를 엽니다. 프로젝트 관리 페이지에는 이미 연간 전체 시즌이 정리된 상태로 올라와 있습니다. 9월 공채, 11월 자격증, 내년 4월 7급 시즌까지 한 화면에서 동시에 보입니다.

콘텐츠는 시즌 시작 3개월 전에 제작을 끝냅니다. 캘린더에는 기업별 채용공고 예상 일정이 미리 들어가 있고, 관련 콘텐츠는 선 발행합니다. “삼성 공채 일정”, “현대 인적성 후기” 같은 키워드를 중심으로 SEO 전략을 먼저 세워둡니다. 시즌 1개월 전에는 광고 초안이 준비된 상태입니다. 작년에 남겨둔 의사결정과 성과 기록을 바탕으로, 어떤 소재 방향이 효과가 좋았는지 미리 정해두고 최종 검수만 진행합니다.

시즌이 진행되는 동안 대표는 CS와 운영에 집중합니다. 콘텐츠는 이미 준비가 끝났고, 광고 소재도 세팅이 되어 있습니다. “이번에는 광고를 어떻게 짜야 하지?” 같은 고민은 시즌 전에 대부분 끝나 있습니다.

숫자로 보면 이렇게 달라졌습니다.

• 작년 12월 대비 매출 2배 증가

• 콘텐츠 제작 시점: 시즌 직전 간신히 완료 → 시즌 3개월 전 완료

• 직전 야근 빈도: 주 7일 → 주 2일

실제 고객이 말하는 변화

이 대표는 교육사업을 시작한 지 3년 차였습니다. 기업별 자소서, 논술, 면접까지 합치면 연간 3~4개 시즌을 돌리고 있었고, 매년 같은 시기가 오면 같은 양상의 몰림 현상이 반복됐습니다.

가장 답답했던 부분은 “뭘 해야 하는지 알고 있는데도 실행이 안 된다”는 점이었습니다. SEO는 3개월 전부터 준비해야 한다는 것도 알고, 작년 데이터를 미리 정리해둬야 한다는 것도 알고 있었습니다. 하지만 시즌이 끝나면 다른 일에 정신이 쏠리고, 다음 시즌은 또 직전에 급하게 시작하는 흐름이 이어졌습니다. “작년에도 이랬는데, 왜 또 이러지?”라는 생각만 남고, 무엇을 어떻게 바꿔야 할지는 막막한 상태였습니다.

이 시스템을 도입한 뒤 2개월 째 사용 중인 이 교육사업 대표는 이렇게 말했습니다.

“이번 3월에 해야 할 일이 12월에 이미 끝나 있더라고요. 작년 강의 자료도 한 번에 보이고, 어떤 키워드가 잘 먹혔는지도 같이 정리돼 있었어요. 처음으로 1년 전체를 설계할 수 있었습니다.”

역할도 달라졌습니다. ‘강의 제작자’에 머무르던 자리에서 ‘계획을 세우는 마케터’로 시야가 옮겨졌습니다.

이 사례가 말해주는 것

이 대표가 매년 시즌마다 쫓기던 이유는 단순히 일이 많아서가 아니었습니다. 일정을 ‘시작일’ 기준으로만 관리해온 결과였습니다. 시즌을 연간 프로젝트로 바라보는 순간, 시즌은 더 이상 “준비하는 기간”이 아니라 “실행하는 기간”으로 바뀝니다.

정리하자면, 1인 사업자 계획의 본질은 단순한 ‘할 일 목록’이 아닙니다. ‘반복되는 주기의 준비·실행·기록을 한 화면에 묶어두는 구조’를 갖추는 일입니다. 콘텐츠와 마케팅을 미리 쌓아둘 수 있는 구조가 있을 때, 교육사업 대표는 비로소 1년 전체를 설계할 수 있습니다.

지금 사용하고 있는 방식에서, 대표가 언제 어떤 기준으로 일을 확인하고 있는지 점검해보고 싶다면 아래에서 이어서 확인하셔도 좋습니다.

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