신입 교육에 하루 날리는 팀이 꼭 놓치는 한 가지
작성자 공여사들
노션 시스템 인사이트
신입 교육에 하루 날리는 팀이 꼭 놓치는 한 가지
첫 직원 채용, 왜 항상 같은 지점에서 막히는 걸까요?
지금 이 글을 보고 있다면, 아마 막 첫 채용을 끝낸 직전이실 거예요. 사람 한 명을 뽑기까지도 정말 쉽지 않았는데, 막상 합격 통보까지 마친 뒤에 전혀 다른 고민이 시작됩니다. 입사일이 딱 일주일 앞으로 다가오는 순간, 보통 이런 생각에서 멈추게 되거든요.
“첫날엔 뭘 하게 해야 하지?” “어디까지 알려줘야 하나?”
온보딩이 막히는 지점은 대개 여기입니다. 그리고 이 막막함은 단순히 준비가 부족해서 생기는 일이 아닙니다.
일 잘하는 팀들이 온보딩과 인수인계를 노션으로 정리해 두는 이유도 여기서 나옵니다. 말로만 전달되는 방식은 사람마다 흩어져 사라지지만, 시스템 안에 남겨둔 인수인계는 다음 사람에게 그대로 이어지기 때문입니다.
‘대표가 옆에 붙어 있어야 돌아가는 구조’의 한계
규모가 있는 회사에는 인사팀이 있고, 정리된 온보딩 매뉴얼이 있고, 처음부터 정해진 사수가 있습니다. 하지만 작은 팀 대부분은 그렇지 않습니다. 온보딩에 필요한 모든 걸 직접 준비해야 하는 사람이 결국 한 명, 바로 대표 한 명인 경우가 많습니다.
첫날엔 이런 일들이 줄줄이 따라붙습니다. 와이파이 비밀번호를 알려주고, 프린터를 연결해주고, 자주 쓰는 서비스에 가입시키고, 노트북과 계정을 세팅해주고, 마지막에는 실제 업무 설명까지 이어집니다.
문제는 이 모든 과정을 대표가 옆에서 붙어서 하나씩 안내해야 굴러간다는 점입니다. 이미 본인 업무만으로도 일정이 꽉 찬 상황에서, 일을 덜기 위해 직원을 뽑았는데 정작 온보딩이 시작되는 순간부터 해야 할 일이 더 늘어나는 구조가 되어버립니다.
이런 상황이 익숙하다면,
막히는 지점은 ‘문서’가 아니라 ‘구조’일 가능성이 큽니다.
온보딩이 막막한 진짜 이유는 ‘설명이 부족해서’가 아닙니다
이런 상황에서 많은 사람들이 결국 이렇게 결론 내립니다. “어쨌든 내가 다 알려줘야겠구나.”
그래서 마음을 다잡고 온보딩 문서를 만들어보려고 합니다. 그런데 막상 쓰려고 하면 또 다시 손이 멈춥니다.
어디서부터 적어야 할지 모르겠고, 뭔가 빠뜨린 것 같고, 이 구성으로 괜찮은지 확신이 서지 않습니다. 이때 느끼는 혼란은 능력이 부족해서 생기는 문제가 아니라, 온보딩을 ‘문서 한 번 잘 만드는 문제’로만 보고 접근했기 때문에 생기는 구조적인 문제에 가깝습니다. 많은 팀이 신규 입사자 매뉴얼은 가지고 있지만, 신입이 그걸 기반으로 혼자 다음 행동까지 이어갈 수 있는 구조를 갖춘 곳은 많지 않습니다.
온보딩의 핵심은 ‘문서’가 아니라 ‘구조’입니다
온보딩을 “매뉴얼 몇 개 만들어두면 끝나는 일”로 생각하기 쉽지만, 실제로 중요한 건 각 회사에 맞는 온보딩 프로세스를 어떻게 짤 것인가 하는 부분입니다. 순서, 기준, 완료 여부까지 한 번에 보이는 온보딩 구조가 있어야, 신입이 스스로 흐름을 따라갈 수 있습니다.
회사 정보를 한 번 쭉 읽어보는 과정만으로는 온보딩이 완성되지 않습니다. 온보딩이라는 건, 신입이 계속 묻지 않아도 스스로 이해하고 움직일 수 있게 세팅하는 작업에 가깝습니다.
신입이 질문을 많이 하는 이유도 “설명을 못 알아들어서”라기보다, “궁금할 때 어디를 봐야 하는지”를 모르기 때문인 경우가 훨씬 많습니다. 그래서 온보딩이 잘 되는 팀들은 공통적으로, 질문을 하기 전에 먼저 찾아볼 수 있는 구조를 만들어둡니다.
질문 → 바로 담당자나 대표에게 묻는 구조
질문 → 먼저 시스템과 문서를 뒤져보는 구조
이 차이가, 누군가의 시간을 계속 잡아먹는 온보딩이 되느냐, 한 번 만들어 둔 구조 안에서 자연스럽게 돌아가느냐를 가르는 기준이 됩니다.
완벽한 세팅이 아니어도 괜찮습니다, 7일이면 충분합니다
모든 걸 한 번에 완벽하게 준비할 필요는 없습니다. 중요한 건 단 하나입니다.
신입이 혼자서도 필요한 답을 찾을 수 있는 ‘시스템’을 하나 만들어 두는 것.
궁금할 때마다 누군가를 붙잡고 물어봐야만 하는 구조가 아니라,
직접 클릭하고 검색해서 답을 찾아갈 수 있는 구조를 만드는 일입니다.
그래서 첫 출근 날부터 계속 옆에 앉아 있을 필요도 없습니다. 설명은 시스템이 대신 맡아주면 되니까요.
그러면 긴급한 업무는 기존 구성원이 처리하고, 신입은 스스로 온보딩을 진행할 수 있습니다.
온보딩은 문서 묶음이 아니라 ‘시스템’이어야 합니다
여기서 노션이 자주 등장하는 이유도 분명합니다. 노션은 예쁜 문서를 만드는 도구라기보다, 상태와 진행 상황을 한꺼번에 관리할 수 있는 도구에 가깝기 때문입니다. 단순한 PDF나 일회용 문서가 아니라, 체크와 진행이 모두 가능한 ‘신규 입사자 가이드북’을 노션으로 만들어야 실제로 현장에서 계속 쓰이게 됩니다.
온보딩에서 중요한 기준은 “읽었는가”보다 “어디까지 끝냈는가”입니다. 이 관점이 잡혀 있지 않으면, 아무리 잘 정리된 자료를 만들어 두어도 결국 설명은 계속 대표 몫으로 돌아오게 됩니다.
노션 온보딩 시스템, 어디서부터 설계해야 할까요?
노션으로 온보딩을 만든다고 하면 많은 사람들이 먼저 기능을 떠올립니다. 어떤 템플릿을 쓸지, 어떤 블록을 넣을지부터 고민하곤 하죠. 하지만 기능보다 먼저 잡아야 할 건 기준입니다.
기준은 단순합니다. “신입이 누군가에게 물어보지 않고도, 바로 다음 행동으로 넘어갈 수 있을까?”
그래서 많은 팀들이 처음부터 모든 걸 직접 짜기보다는, 이미 만들어진 노션 온보딩 템플릿을 기준으로 삼고 거기서 자기 회사 상황에 맞게 구조를 고쳐 나가는 방식을 택합니다. 중요한 건 예쁜 템플릿이 아니라, 실제로 굴러가는 구조이기 때문입니다.
온보딩은 글 목록을 나열하는 게 아니라, 신입이 실제로 해 나가야 할 일의 목록으로 구성되어야 합니다. 그래서 일반 문서가 아니라, 체크리스트와 상태를 함께 볼 수 있는 표 형태의 데이터베이스를 사용하는 방식이 더 잘 맞습니다.
“이 정도만 바꿔도 체감이 될까요?”
네, 공여사들에서도 신입 온보딩을 진행할 때 이 구조를 그대로 사용했습니다. 시스템을 도입하고 난 뒤에는 온보딩에 쓰이는 에너지와 흐름이 확실히 달라졌습니다.
Before : 시스템 없이 진행하던 온보딩
하루 반나절 이상, 옆에서 하나하나 설명해야만 온보딩이 진행됨
“이거 어디서 봐요?” 같은 질문이 반복되면서, 신입도 기존 구성원도 흐름이 자꾸 끊김
After : 온보딩 시스템을 도입한 뒤
첫날부터 옆에 붙어 앉아있지 않아도 온보딩이 굴러감
신입은 온보딩 페이지를 위에서부터 순서대로 따라가기만 하면 됨
궁금한 부분은 시스템 안에서 검색하고 찾아보면서, 질문 없이도 대부분 해결
그 후로는 같은 질문이 반복적으로 나오지 않고, 누군가가 늘 옆에 붙어서 설명해줘야만 하는 상황도 거의 사라졌습니다.
핵심은 아주 간단합니다. ‘질문하기 전에 먼저 찾아볼 수 있는 곳’을 미리 만들어두는 것입니다.
도입 후, 온보딩의 모습은 이렇게 달라집니다
진행 상황이 한눈에 보입니다
온보딩 페이지 안에서 진행 상태가 자동으로 표시되기 때문에 “어디까지 했지?”, “지금 어느 단계지?”를 따로 물어볼 필요가 없습니다.신입 첫 출근 날, 온보딩 페이지 하나만 전달해도 됩니다
“여기에 다 정리해 두었어요. 위에서부터 순서대로 보시고 체크해 주세요.” 이 한 마디면 충분합니다. 별도의 장시간 설명이나 같은 안내를 여러 번 반복할 필요가 없습니다.한 번 만들어두면 계속 재사용할 수 있습니다
두 번째 입사자, 세 번째 입사자에게도 똑같은 구조를 다시 사용할 수 있고, 회사가 커지는 동안 계속 업데이트하며 가져갈 수 있는 자산이 됩니다.
회사의 신입사원 매뉴얼은 한 번 만들고 끝나는 파일이 아니라, 인원이 늘어날수록 더 자주 쓰이게 되는 회사의 기본 자산입니다. 그래서 처음부터 “읽기 좋은 문서”가 아니라 “시스템 관점”으로 설계하는 게 중요합니다.
온보딩 과정에서 신입이 어떤 일을 했는지, 어디까지 따라왔는지 기록이 남는 구조로 만들면, 굳이 매번 물어보지 않아도 진행 상황을 한 번에 파악할 수 있습니다.
정리해 보면, 첫 직원 온보딩은 이렇게 바뀌어야 합니다
첫 직원 온보딩이 어려운 이유는, 누군가를 교육하는 능력이 부족해서라기보다 온보딩을 ‘문서 몇 개로 해결할 수 있는 일’로 보고 접근해 왔기 때문입니다.
온보딩은 설명을 얼마나 잘하느냐의 문제가 아니라, 구조를 어떻게 짜 두었는가의 문제입니다. 그리고 이 구조를 현실적인 수준에서 구현하기 좋은 도구가 바로 노션입니다. 첫 직원이 출근하는 날, 하루 종일 붙어서 설명하지 않아도 되게 만들고 싶다면, 지금부터 온보딩을 시스템 관점에서 다시 설계해 보는 편이 훨씬 효율적입니다.
이 구조를 실제로 어떻게 적용할 수 있을지 궁금하다면, 아래 무료 웨비나에서 실제 사례 화면과 예시를 먼저 확인해 보셔도 좋습니다.
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우리 회사가 어떤 곳인지 기본 설명을 끝냈다면, 이제는 실제 업무 단계입니다. 매번 처음부터 다시 설명하지 않도록, SOP를 한 번 꼭 정리해 보세요.
첫 채용을 준비 중이라면, 이 글을 먼저 보는 것도 도움이 됩니다. 인력이 늘어났을 때 일을 어떻게 주고받을지, 피드백은 어떻게 다루면 좋을지 미리 상상해 볼 수 있을 거예요.
© 공여사들. ‘일의 구조’를 만듭니다.