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🏢 회사는 그러니까 뭐랄까. 처음 들어보는 용어를 많이 사용한다. 나는 책도 많이 읽고 공부도 열심히 했는데, 지금까지 살면서 듣지 못한 언어들로 가득한 회사가 낯설다. 그래서 내 머릿속은 더 혼잡하다. 누군가 딱 정리해 주면 좋겠지만. 다들... 바빠서 말해주진 않는다. 그래서 준비했다.

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✅ 처음 만난 문서의 세계_ 종류 편

1️⃣ 기안, 품의

간단하게 말하겠다. 보통 '기안'은 어떤 사안에 대해 결재권자에게 의사 결정을 요청할 때 작성한다. '품의'는 그렇게 결정된 기안을 바탕으로 예산 등의 세부적인 의사 결정을 요청할 때 작성한다. 보통은 이렇다. 근데 회사마다 사용이 좀 다르기도 하다. '품의' 없이 '기안'으로만 다 해결하는 곳도 있고, 두 서류를 혼용해서 사용하는 곳도 있다. 그래서 기본 내용만 알아 가고 나머지는 회사 생태계를 따라가면 된다.

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2️⃣ 사무연락, 공문

사실 '사무 연락'이라는 말을 방송국에서 처음 들었다. 보통은 '업무연락'이란 말을 쓰긴 하던데, 어쨌든 내가 일했던 곳은 '사무 연락'이란 말을 사용했다. 이 '사무 연락'은 내가 타 부서에 어떤 업무에 관해 요청할 때 보내는 문서다. 예를 들어 내가 어떤 프로젝트 때문에 '예산을 증가 요청하려고 회계부서에 이렇게 해달라고 협조 요청'하는 문서다. 아, 물론 '사무 연락'만 보내서는 안 된다. 관련된 기안, 품의서를 전부 첨부해야 한다. 소위 부서 대가ㄹ 아니 부서장들이 협의 및 결재를 본 내용인지 근거 서류로 줘야 한다는 말씀.

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공문은 간단히 말하면 회사 이름으로 외부에 발송되는 공식 문서다. 직인이 찍혀 나가는 것이므로 써 관련된 기안서가 근거 서류가 되어야 한다. 공문에는 정말 많은 내용이 담겨있다. 그건 나중에 '처음 만난 문서의 세계_ 공문 편'에서 다룰 예정이다.

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3️⃣ 보고서

진행했던 또는 진행할 프로젝트 정보에 대해 공식적으로 기록하는 문서다. 보고서는.. 종류가 정말 많다. 영업 보고서, 감사 보고서, 진단 보고서, 사업 보고서... 등등. 이것을 일일이 설명하기 보다, 팁을 주자면 일단 읽어봐야 한다는 것. 이 보고서가 어떤 걸 다루고 있는지에 대해 스스로 키워드를 적어보고 흐름이 어떻게 가는지 파악하는 게 중요하다. 보고서를 발표하는 경우도 있지만 그런 게 아니라면 굳이 PPT로 만들지 않아도 된다.

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오늘은 간단히 회사 문서에 대해 알아봤다.

종류가 더 많을 수 있지만 큰 카테고리는 이 정도만 알아도 된다.

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다음 화에선 '처음 만난 문서의 세계_ 기안서 분석 편'으로 돌아오겠다✋