많은 직장인들이 회의 시간에 침묵하며 고개를 끄덕이기만 하는 자신을 발견해요.

아이디어가 있어도 용기를 내지 못해 말을 꺼내지 못하거나, 다른 사람들이 이미 논의 중인 주제에 어떻게 기여할지 몰라 망설이게 돼요.

저도 그래요.

전에는 제가 항상 적극적인 태도로 의견을 제시하고 아이디어를 공유하는 사람인 줄 알았어요.

하지만 그렇지 않더라고요. 어떤 문화를 가진 조직에서, 어떠한 사람들과, 어떤 주제로 회의를 하는지에 따라 달라졌어요.

이를 보면 좋은 회의를 위해선 개인의 노력보다 그걸 가능하게 해주는 시스템과 문화가 더 중요하다 느껴요.

어떻게 하면 모두가 참여하는 회의 문화를 만들 수 있을까요?

문제를 개선하기 위해서는 먼저 원인을 정의해야 돼요.

우선 팀원들이 침묵하게 되는 원인으로 크게 4가지를 꼽아요.

• 회의에 대한 준비 부족

• 학습된 무기력

• 책임 전가

• 리더에 대한 믿음

하나씩 알아보겠습니다.

1. 회의에 대한 준비 부족

회의 주제에 대해 준비가 부족하면 회의가 일방적으로 진행이 되거나, 특별함 없이 관성적으로 진행이 돼요.

이를 해결하기 위해선 회의를 주최하는 당사자 및 참여하는 팀원 모두의 노력이 필요합니다.

주최하는 당사자는 해당 회의가 어떠한 내용들을 담고 있고 어떤 의사결정을 필요로 하는지와 같이 관련된 정보를 공유하고 그 과정에서 어떻게 참여를 이끌 것인지 고민해야 되고, 참여하는 팀원은 공유된 내용을 보며 미리 안건에 대해 내 생각을 정리해야 돼요.

1. 회의 목적

회의의 목적을 고려해 어떤 의사결정이 이루어져야 하는지 생각하며 답변을 듣고 싶은 질문을 공유해요.

2. 회의 참가자

참가자가 회의 주제와 관련해 어느 정도 인지하고 있고 어떤 참여 성향을 가지고 있는지 생각하며 사전 공유할 내용을 정하고 어떻게 참가를 이끌 것인지 고민해요.

3. 회의 히스토리

과거에 회의가 어떻게 진행이 되었는지를 돌아봐요. 그 과정에서 아쉬웠던 점들, 조금 더 챙기거나 신경 써야 하는 것들을 돌아보며 이번 회의에 내가 어떤 식으로 임하면 좋을지를 구체화해요.

세심함이 준비의 차이를 만든다고 생각해요.

시간과 에너지의 효율을 위해 준비할 때 보통 이러한 과정들이 무의식적으로 고려되는 경우가 있는데, 이를 위해 가끔씩은 의식적으로 꺼내서 생각해 보면 좋을 것 같습니다.

2. 학습된 무기력

회의에서의 학습된 무기력이란 반복적으로 자신의 의견이나 아이디어가 무시되거나 받아들여지지 않는 경험을 통해, 참여 의욕을 잃고 소극적인 태도로 변하는 현상을 의미해요. 무기력이 반복이 될 경우 회의에서 뿐만이 아니라 개인의 업무에도 영향을 미칠 수 있어 치명적일 수 있습니다.

이 문제를 해결하기 위해서는 무기력이 아닌 효능감을 주는 게 필요해요.

 1) 긍정의 언어

팀원의 생각과 아이디어가 내가 느끼기에 아쉬울 수 있어요. 하지만 답변의 첫 시작은 긍정이 들어가야 돼요.

• 좋은 아이디어예요. 다만 조금 마음에 걸리는 건-

• 생각 못 해본 아이디어예요. 한번 고민해 볼게요.

• 의견 공유 감사해요. 관련해서 궁금한 게 있는데-

혹시 긍정의 표현이 아직 어색하더라도 '아니, 근데'로 시작하는 건 개선해야 돼요.

2) 경청의 태도

회의에서 중요한 건 내가 가진 의견이나 생각을 솔직하게 이야기할 수 있는 환경을 구축하는 것이에요. 이를 가능하게 해주는 게 바로 경청입니다.

좋은 경청은 상대방이 더 자신 있게 말을 할 수 있게 도와줘요.

'내가 너의 말을 집중해서 잘 듣고 있고, 이렇게 공유해 주는 것에 감사함을 느끼고 있다'

말하는 상대방이 이런 생각이 들 수 있게 아래와 같이 시도해 보세요.

눈 바라보기
잘 듣고 있다는 비언어적 표현을 보이기
리액션하기
말하고 난 뒤 내용을 간단하게 요약하기

 3) 의견 채택

중요한 의사결정이 아닌 경우에는 팀원의 의견을 채택하는 것도 필요해요.

팀으로 함께 문제를 해결할 때 항상 가장 적합한 선택지를 고를 수 없어요. 때로는 7-9점짜리 아이디어를 선택해 팀원의 의견이 반영될 수 있게 해 줘야 돼요.

그럼 해당 팀원은 적극적으로 회의에 참여하고 더 능동적으로 팀에 기여하기 위해 노력하게 돼요.

4) 인식 바꾸기

무엇보다도 이런 노력들이 자연스럽게 이루어지기 위해서는 내 인식을 먼저 바꾸어야 돼요.

• 모든 생각과 아이디어에는 배우고 적용할 점이 있다.

• 내가 그 가치를 이해하지 못하고 있을 수 있다.

• 창의성은 상대적인 거다.

• 내가 A 문제에 대해 좋은 해결책을 제시할 수 있다면 다른 팀원은 B 문제에서 그럴 수 있다.

이와 같은 생각들을 계속 되뇐다면, 좋은 회의 문화뿐 아니라 팀 문화도 만들어질 수 있다고 생각해요.

3. 책임 전가

아이디어를 이야기했다고 내가 오로지 맡아 책임지게 된 경험이 있어요. 처음에는 이러한 경험이 나에게 도움이 되겠지라는 생각을 가지고 했지만, 팀의 지원을 제대로 받지 못하고 나중에 결과로 질책을 받게 되니 이후에는 소극적인 태도로 회의에 참여하게 되었어요.

누구든 자신의 아이디어가 실현이 되는 것을 원해요. 다만 그 과정에서 팀원들의 도움을 받지 못하거나, 자신에게 책임이 돌아올 때 수동적인 참여자로 돌아서게 돼요.

이런 경우를 방지하기 위해 아래 2가지 방법을 제안드려요.

1. 함께 만들어 가는 느낌 부여하기

아이디어를 이야기했다고 혼자 실행하게 두는 게 아닌 과정에서 도움을 주겠다는 암묵적인 약속이 필요합니다. 좋은 아이디어를 들었을 때 '한번 해보세요'가 아닌 '함께 발전시켜 보면 좋겠네요'와 같이 표현해 주세요.

2. 의사결정 권한 부여하기

책임이 아닌 권한을 부여해 주세요. 여기서 권한이란 아이디어를 구체화하고 실행하는데 필요한 주도권을 의미해요. '아이디어 너무 좋은데 조금 더 구체화 해보실래요?'와 같은 표현을 활용해 볼 수 있을 것 같아요.

위 두 가지를 섞으면 아래와 같은 질문이 돼요.

🗣️ 아이디어 너무 좋은데, 함께 발전시켜 보면 좋을 것 같아요. 혹시 조금 더 구체화 해보실래요?

말보다 더 중요한 건 실제로 아이디어가 실행되는 과정이에요.

제안자의 의견을 존중하고, 과정에서 도움을 주며 시행착오를 권장하는 문화가 갖추어 지면 회의에서 능동적인 참여자가 많아질 거라 믿어요.

4. 리더에 대한 믿음

리더의 경험과 능력을 믿어 침묵하게 되는 경우도 있어요.

이 팀의 경우에는 능력있는 리더가 주도해 문제를 해결해 나가요. 단기적으로는 이 방식이 조직 성장에 도움이 될 수도 있지만 장기적인 관점에서는 위험할 수 있어요. 팀 문화가 수동적으로 변화되어 리더 중심의 팀이 될 수 있기 때문이에요.

조금 더 건강한 문화가 갖추어 지기 위해서는 리더가 완벽주의를 내려놓고 팀원들이 작은 성취를 느낄 수 있도록 만드는 게 필요해요. 해결해야 하는 문제가 중요한 문제라면, 최고의 아이디어가 선택되어지는 게 맞지만, 비교적 중요하지 않은 문제라면 팀원들의 아이디어를 채택해 주세요. 자신의 아이디어가 반영되는 것에 성취감과 효능감을 느끼며 능동성을 가지며 회의에 참여하게 될 수 있습니다.

다만, 여기서 중요한 건 성장이 기반이 되어야 하는 것이에요. 성장없이 효능감만 생긴다면 팀이 발전할 수 없어요. 팀원은 '과연 내 아이디어가 효과적일까' 끊임없이 의심해봐야 되고, 리더는 아이디어의 실행 과정에서 개선의 피드백을 할 수 있어야 돼요.

마지막으로, 아이디어를 제시한 참여자 또한 이를 하나의 '기회'로 인식하는 게 필요해요. 내가 나의 아이디어 실행에 권한을 부여 받고 성공적으로 이끌어 가는 경험은 이직은 물론 앞으로의 직장생활을 할 때도 꼭 필요해요.

이처럼 리더와 팀원 모두 다 자신의 위치에서 노력해 좋은 회의 문화를 가진 팀이 많아지면 좋겠습니다.