[이메일]

안녕하세요. OO 마케팅팀 OOO입니다.

이전에 보내주신 제안서 잘 확인했습니다.

그 내용대로 협업 진행하도록 하겠습니다.

계약서는 우편으로 송부해 드리겠습니다.

받으실 주소 안내 부탁드립니다.

감사합니다.

ㅡ 혹시 이런 뜻?

우편으로 계약서를 보낸다는 의미구나.

계약서를 우편으로 받겠다는 의미구나.

송부(送付)는 보내다 ‘송(送)’과 주다 ‘부(付)’가 합쳐진 말이에요. 주로 편지나 물품 따위를 부치어 보낸다는 의미인데, 이메일을 보낼 때도 자주 활용됩니다. 비슷한 맥락에서 송신(送信), 전송(傳送), 발송(發送)도 물건이나 서류, 메시지를 보낸다는 의미로 활용됩니다.  

‘송부하다’는 말은 좀 더 공식적인 표현이라고 할 수 있어요. 존중과 예의를 담아 격식을 갖추어 표현하고 싶을 때 활용됩니다. ‘파일을 유첨하여 송부드립니다’라는 표현도 종종 쓰이는데, 여기서 ‘유첨’은 첨부된 파일이 있다는 의미입니다. 첨부 내용을 꼭 참고해 주세요.

*요청하신 자료를 송부드립니다.

*회의록을 송부해 주시면 감사하겠습니다.

확인하고 보내라

직장인의 메일 관련 재미있는 에피소드가 많습니다. 제목에 ‘안녕하세요’만 적혀 있어서 스팸 메일인 줄 알았다거나, 인사도 없이 누군지도 모르게 메일을 보냈다거나, 필요한 파일을 빼놓고 보내서 재발송한 경험 등입니다. 친구들이랑 대화하듯이 이모티콘과 비속어를 가득 담아 회사 메일을 보내 보기 불편했다는 사연도 종종 들을 수 있어요. 이런 실수를 하지 않도록 업무 메일을 보낼 때 주의해야 할 점을 살펴볼게요.

업무 메일의 시작은 사적인 일과 공적인 일을 구분하는 것입니다. 우선 메일을 받는 대상을 명확히 해야겠죠. 이름이 같은 다른 팀 직원에게 메일을 보내는 경우도 많으니, 주의해야 해요. 직접적인 업무 대상자인 ‘수신’과 간접적으로 참고해야 할 ‘참조’를 구분해서 설정합니다.

메일 제목은 해당 업무가 명확히 드러나도록 작성합니다. ‘[연구개발팀] A 프로젝트 기획안 초안 공유’처럼 제목만 봐도 무슨 내용인지 알 수 있게끔 적습니다. 급한 일은 [긴급]처럼 주목할 수 있는 요소를 추가하면 좋습니다.

내용은 효율적으로 전달할 수 있도록 신경 씁니다. 상대방이 보고 이해하기 좋게 표현해 주세요. 핵심 내용을 가장 먼저 말하는 두괄식이나, 중요한 부분에 강조 표시를 해서 명확하게 인식할 수 있도록 돕는 겁니다. 주저리주저리 글로 적는 것보다, 1번, 2번, 3번과 같이 구조화해서 전달하는 것도 좋은 방법이에요.

마지막은 최종 검토입니다. 첨부 파일, 수신인 설정, 내용 오류나 치명적인 오타 등을 점검해요. 성질이 급한 분은 ‘보내기’를 누르기 전 ‘임시저장’을 하고 한 번 더 확인하는 습관을 추천해요. 보내고 나서도 ‘보낸 메일함’에 들어가 잘 전송되었는지 점검합니다. 기본적인 메일 소통만 잘해도 일잘러가 될 수 있답니다.