[이메일]

안녕하세요. 인사관리팀 OOO입니다.

명절을 맞이하여 회사에서 선물을 발송할 예정입니다.

수령 후 냉동 보관이 필요한 제품이니 유의해 주세요.

기존 주소지를 파일로 첨부드리니 확인하시고

주소가 바뀐 직원분들은 새로운 주소를 적어 회신 부탁드립니다.

감사합니다.

ㅡ 혹시 이런 뜻?

답장으로 보내달라는 의미구나.

직접 만나서 알려달라는 의미구나.

 회신(回信)은 돌아오다 ‘회(回)’와 믿다 ‘신(信)’이 합쳐진 말이에요. 주로 편지나 전화, 메일, 문자메시지 등으로 답장을 보낸다는 의미입니다. 돌아오다 ‘회(回)’와 대답 ‘답’이 더해진 회답(回答)이란 말도 종종 쓰이고, 답신(答信), 답변(答辯)도 같은 맥락에서 활용됩니다. 

송신(送信)의 사전적 의미는 주로 전기적 수단을 이용하여 전화, 텔레비전 방송 등에 신호를 보내는 것을 의미하는데, 지금은 다양한 메시지를 보내는 과정을 뜻해요. 회신은 이를 받는 입장에서 확인 후 다시 보내는 과정입니다. ‘계약서 송신 완료’, ‘문의하신 내용 회신드립니다.’처럼 송신과 회신은 격식을 갖춘 표현, 공손한 표현으로 많이 쓰입니다. 

*계약 조건에 대해 상세히 회신드렸습니다.

*요청하신 내용에 대해 회신드립니다.

빠르게 반응하라

콘텐츠를 제작하다 보면 다양한 외주 업체와 협력하게 됩니다. 그럴 때 외주 업체를 선정하는 기준 중 하나가 원활하게 소통이 되는지 여부였어요. 결과물이 한 번에 마음에 들기는 쉽지 않고, 항상 예상치 못한 이슈들이 생갑니다. 그때 빠르게 대응하기 위해서는 연락이 잘 되는지가 중요해요. 메일, 메신저, 전화를 비롯해서 어떻게든 연결고리가 이어져 있어야 의견 조율도 가능하니까요.

업무를 진행하면서 상대방이 메일을 제때 확인하지 않거나, 메신저 답장이 느릴 때도 굉장히 답답해합니다. 다 사정이 있겠지만, 습관적으로 반응을 늦게 하거나 미루는 경우가 있어요. 정리가 부족해서 놓치는 경우도 많습니다. 메일함을 보면 확인하지 않은 메일이 252개 쌓여 있고, 읽지 않은 카톡도 153개가 있는 경우가 있어요. 이런 상황이면 새로운 연락에 반응하기 힘들어요.

우리가 ‘센스 있다’는 표현을 많이 하죠. 자동문이나 전등 센서를 생각해 보세요. 반응이 늦으면 문이 제때 열리지 않아 사람이 불편을 겪어요. 전등이 켜지지 않으면 위험합니다. 센스 있는 직장 생활을 위해서는 빠르게 반응할 필요가 있어요. 완벽하게 해결하라는 의미가 아닙니다. 

우선 1차 반응을 해서 상대방에게 확인했다는 신호를 보내는 겁니다. 이것만으로도 상대방은 안심해요. 상황을 보고 간단히 해결할 수 있는 문제는 우선 처리하고, 시간이 필요한 문제는 확인하고 말해주겠다고 반응합니다. 무반응보다는 차라리 ‘넵무새(넵을 반복하는 앵무새)’가 더 낫고 이모티콘 확인 표시라도 하세요. 빠릿빠릿한 센서를 꼭 떠올리세요.